W każdej firmie pracownicy przygotowują i wymieniają między sobą mnóstwo dokumentów. Niektórzy przetrzymują je na mailach, inni tworzą archiwa na własnych komputerach. Efekt obu rozwiązań jest podobny; dokumenty nie są ogólnodostępne i jakiekolwiek zarządzanie nimi jest bardzo trudne. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest system informatyczny Comarch DMS, który automatyzuje proces obiegu wprowadzonych już dokumentów.
| REKLAMA |
 |
Z takiego oprogramowania korzysta firma SFD, dystrybutor suplementów diety oraz właściciel marek: ALLNUTRITION, SFD Nutrition. System jest wykorzystywany do obsługi szeregu procesów takich jak rejestracja i obieg faktur, zarządzanie umowami czy też wniosków i dokumentów związanych z majątkiem trwałym.
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
Ciężki trening przynosi efekty
Źródło: www.comarch.pl
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
Narzędzie informatyczne, z którego wcześniej korzystaliśmy nie nadążało za rozwojem firmy. Z roku na rok potrzebowaliśmy kolejnych modułów, żeby usprawnić naszą pracę. Niezbędne zaczęły być funkcjonalności do zarządzania obiegiem dokumentów, w szczególności faktur, umów oraz prowadzenia ewidencji środków trwałych. Rozpoczęliśmy rozmowy z firmą Comarch, ponieważ docierały do nas informacje, że jest to stabilny partner biznesowy, a rozwiązania informatyczne, które ma w ofercie, usprawnią proces digitalizacji naszej firmy. Dodatkowo chcieliśmy, aby system był dostępny dla pracowników, którzy swoje obowiązki wykonują poza siedzibą firmy. Comarch DMS idealnie się wpisywał w nasze potrzeby - mówi Katarzyna Błaszczyk, kierownik administracji w SFD.
Po podjęciu decyzji o zakupie Comarch DMS przyszedł czas na jego wdrożenie w firmie. Był to proces czasochłonny, ale bardzo szybko zaczęliśmy dostrzegać korzyści. Pracownicy sprawnie nauczyli się obsługiwać system i dokumentacja jest teraz pod stałą kontrolą. Po kilku latach korzystania z tego systemu postanowiliśmy rozbudować elektroniczny obieg dokumentów w firmie i wdrożyliśmy Comarch OCR, który pozwala zdigitalizować dokumenty papierowe i automatycznie wprowadzać je do systemów finansowo-księgowych - dodaje Katarzyna Błaszczyk.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
Na tym kroku w systemie są ustalone widełki kwot do zapłaty. Jeżeli wartość usługi lub zakupionego towaru jest wyższa od danej kwoty, to ograniczona grupa menedżerów czy też tylko członkowie zarządu mogą zaakceptować taką płatność – uzupełnia Katarzyna Błaszczyk.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
Już dwa lata stosujemy Comarch DMS do obiegu umów w firmie. Początkowo nie wszyscy pracownicy byli przekonani do tego sposobu pracy, natomiast teraz ciężko byłoby nam się obejść bez tego obiegu – mówi Katarzyna Błaszczyk.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
Ze wsparcia firmy partnerskiej korzystamy przy bardziej skomplikowanych procesach – zaznacza Katarzyna Błaszczyk.
Ciężki trening przynosi efekty
Comarch DMS zaaklimatyzował się w naszej firmie. Obecnie, utrzymując tryb pracy w formule zdalnej, cała dokumentacja jest obsługiwana tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej. Oprogramowanie pozwoliło nam usprawnić przebieg dokumentów oraz zaoszczędzić czas, dzięki dobremu planowaniu pracy. Zamierzamy również stale rozbudowywać system, ponieważ daje on takie możliwości – podsumowuje Katarzyna Błaszczyk.
Źródło: www.comarch.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znaczni… / Czytaj więcej
Vertiv Frontiers: 5 trendów, które przeprojektują centra danych pod „fabryki AI”
Centra danych wchodzą w erę „fabryk AI”, gdzie o przewadze nie decyduje już sama skala, lecz zdolno… / Czytaj więcej
Cyberbezpieczeństwo 2026. 6 trendów, które wymuszą nowe podejście do AI, danych i tożsamości
Rok 2026 zapowiada się jako moment przełomu w świecie cyfrowego bezpieczeństwa. W obliczu dynamiczn… / Czytaj więcej
Jurysdykcja danych w chmurze: dlaczego polskie firmy coraz częściej wybierają „gdzie leżą” ich system
Jurysdykcja danych przestała być detalem w umowach chmurowych – dziś decyduje o zgodności, bezpiecz… / Czytaj więcej
Tylko 7% firm w Europie wykorzystuje w pełni potencjał AI
72% firm w regionie EMEA uznaje rozwój narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji za priorytet s… / Czytaj więcej
Chmura publiczna w Unii Europejskiej – między innowacją a odpowiedzialnością za dane
Transformacja cyfrowa w Europie coraz mocniej opiera się na chmurze publicznej, która stała się fun… / Czytaj więcej
