Jak obniżyć koszty wdrożenia systemu informatycznego?

 

Wydatki na wdrożenie można jednak skutecznie zmniejszyć, a oto kilka na to sposobów:

Ograniczenie modyfikacji systemu

W praktyce bardzo rzadko udaję się znaleźć na rynku oprogramowanie, które w 100 procentach spełni wszystkie założenia i oczekiwania. Ogromna ilość czynników na przebieg poszczególnych procesów powoduje, że potrzeby każdego przedsiębiorstwa są w pewnym stopniu unikalne. Problem ten można rozwiązać na dwa sposoby.

Pierwszy to zamówienie wersji spersonalizowanej programu, który dzięki modyfikacjom zostanie w pełni dostosowany do oczekiwań odbiorcy. Modyfikacje systemu znacząco podniosą jednak koszty wdrożenia.

Druga opcja, to zmiana organizacji pracy i przeprojektowanie mapy procesów tak, aby dostosować je do rozwiązań przyjętych w wybranym systemie informatycznym. Wymaga to od przedsiębiorstwa pewnej elastyczności i zdolności do kompromisu, ale pozwoli na znaczące oszczędności.

Decyzja o ograniczeniu modyfikacji przyniesie korzyści także w dłuższej perspektywie czasu. Wybór standardowej wersji systemu pozwoli bowiem obniżyć wydatki związane z serwisem, a gdy dostawca systemu opracuje jego kolejne, unowocześnione wersje, ewentualna aktualizacja będzie znacznie tańsza i łatwiejsza do wykonania. Nawet jeśli modyfikacji nie da się uniknąć, warto rozpocząć wdrożenie od wersji bazowej. Pozwoli to na szybkie i płynne rozpoczęcie pracy z system, a wydatki na modyfikacje rozłożą się w czasie.

Optymalny zakres wdrożenia

Zakres wdrożenia pomaga ustalić analiza przeprowadzona wraz z dostawcą systemu. W jej trakcie omawiane są potrzeby, wyznaczane cele i dobierane najlepsze środki do ich uzyskania. Modułowa budowa nowoczesnych programów pozwala lepiej dostosować zakres wdrożenia do potrzeb przedsiębiorstwa.

Wiedza doświadczonego dostawcy

Wybór doświadczonego dostawcy systemu, posiadającego wiedzę wyniesioną z licznych wdrożeń, zawłaszcza w danej branży, to mniejsze ryzyko niedoszacowania kosztów i innych przykrych niespodzianek. Doświadczony dostawca pomoże wybrać najlepsze w danej sytuacji rozwiązanie i zapewni większą stabilność współpracy.

Elastyczne wdrożenie

Realizacja projektu w myśl metodyki zwinnego zarządzania projektami daje większą elastyczność, która w tym przypadku oznacza zdolność do uwzględnienia w trakcie wdrożenia nowych oczekiwań i okoliczności. To ważne, ponieważ w praktyce często się zdarza, że wymagania ulegają zmianie już w trakcie implementacji systemu. Metody zwinne zapewniają niższe koszty zmiany niż tradycyjny model kaskadowy.

Przegląd kosztów wewnętrznych

Koszty wdrożenia ERP to nie tylko kwota jaka widnieje na fakturach. To także, niekiedy trudne do oszacowania, koszty wewnętrze. Składają się na nie choćby koszty osobowe pracowników bezpośrednio zaangażowanych we drożenie, czy czas przeznaczony na naukę przez przyszłych użytkowników. Dochodzą do tego koszty utraconych korzyści – cześć pracowników zostaje na pewien czas odsunięta od innych obowiązków. Oszczędności można szukać m.in. dzięki dostosowaniu czasu, formy i zakresu szkolenia do poszczególnych kategorii użytkowników systemu.

Przed wdrożeniem trzeba podjąć decyzję o tym, czy realizować je własnymi siłami, czy zatrudnić specjalistów z zewnątrz. Oszczędności uzyskane poprzez korzystanie wyłącznie z własnej kadry mogą być pozorne. Doświadczony kierownik projektu, posiadający bogatą wiedzę o branży w jakiej działa przedsiębiorstwo, to większa szansa na udane i szybkie wdrożenie. Dlatego jeżeli w firmie brak jest pracowników o odpowiednich kompetencjach, zewnętrzy specjalista może okazać się lepszym wyborem.

Racjonalizacja interfejsów

Skomunikowanie nowego oprogramowania z innymi systemami w firmie, może należeć do bardzo pracochłonnych i kosztownych elementów wdrożenia. Interfejsy wykonywane są najczęściej w celu połączenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem (ERP) z systemami czasu rzeczywistego, takimi jak system realizacji produkcji (MES), planowania (APS) czy zarządzania magazynem (WMS). Nadmierna rozbudowa interfejsów, w tym ilości wymienianych komunikatów, niepotrzebnie zwiększa koszty i komplikuje wdrożenie, a także śledzenie ewentualnych błędów. Rozsądnie dobrany zakres i metoda komunikacji między systemami (web services, komunikacja bazodanowa, pliki płaskie) pozwoli zracjonalizować koszty.

Dotacje unijne

Planując zakup nowego systemu informatycznego, warto zainteresować się możliwościami współfinansowania ze środków europejskich. Obecna, kończąca się w przyszłym roku perspektywa budżetowa, przewidywała wsparcie wydatków na informatyzację przedsiębiorstw m.in. w ramach Programu Inteligentny Rozwój czy wojewódzkich programów regionalnych. W kolejnych latach, szans na uzyskanie dofinansowania również nie powinno zabraknąć.

System w chmurze

Alternatywą dla klasycznego wdrożenia, jest wykupienie dostępu do systemu w chmurze. W takim modelu program jest zainstalowany na serwerach dostawcy i udostępniany użytkownikom w ramach abonamentu. Niweluje to wydatki na zakup i serwis infrastruktury (serwerów) i systemów towarzyszących (zarządzania bazami danych). Jest to dobre rozwiązanie dla firm, które notują częste wahania zapotrzebowania na licencje, albo potrzebują systemu tylko na pewien ściśle określony czas – sytuacja taka często dotyczy m.in. operatorów logistycznych. Decydując się na rozwiązanie w chmurze należy pamiętać, że przeważnie jest to tzw. wersja standardowa system, bez możliwości personalizacji.
 
Źródło: www.quantum-software.com