Większość osób pracujących na co dzień na komputerach i urządzeniach mobilnych miała do czynienia z dokumentami, które można generować automatycznie, edytować w łatwy sposób lub zapisywać na nich ważne informacje w postaci elektronicznej. Są to tzw. smart dokumenty – do których według szerokiej definicji należą np. personalizowane prezentacje czy też nowoczesne legitymacje i dowody tożsamości z kodami przechowującymi wrażliwe dane. Tego typu rozwiązania dostępne są przeciętnemu użytkownikowi, mającemu np. możliwość samodzielnego tworzenia własnych szablonów pism, które można w prosty sposób uzupełniać konkretnymi danymi. Inteligentne dokumenty są też interaktywne, zaprojektowane tak, aby „podpowiadać” użytkownikowi rozwiązania. „Uczą się” schematów, w jakie człowiek wypełnia np. arkusz w Excelu i kopiują jego działania.
Na stworzenie smart dokumentów wpływ miał także rozwój technologii mobilnych i chmury obliczeniowej. Pracownicy przyzwyczajeni są do tego, że do swoich danych mają dostęp także poza pracą, 24 godziny na dobę, również ze smartfonów i tabletów. Sprzyjało to zaprojektowaniu rozwiązań pozwalających na grupowe operowanie tymi samymi materiałami.
Powstanie inteligentnych dokumentów ma związek z rosnącą potrzebą zespołów roboczych do pracowania jednocześnie na jednym tekście. Z pomocą przychodzą systemy informatyczne klasy ECM/BPM, które umożliwiają dostęp do danego materiału dla wielu użytkowników i pracę nad jego aktualną wersją. Tego typu rozwiązania generują znaczną oszczędność czasu przetwarzania dokumentu, ale również pozwalają zwiększyć bezpieczeństwo danych firmy, poprzez wprowadzenie kontroli uprawnień użytkowników. W efekcie, wdrożenie nowoczesnych narzędzi dedykowanych zarządzaniu dokumentami umożliwia podniesienie efektywności organizacji oraz, co ważne, obniżenie kosztów działalności operacyjnej - mówi Joanna Jurkojć, Konsultant Zarządzający, Capgemini Polska.Rosnące zainteresowanie takimi rozwiązaniami wiąże się z trendem operowania zmiennymi danymi. Firmy marketingowe rozsyłają ten sam materiał promocyjny w ramach reklamy bezpośredniej do tysięcy użytkowników, zmieniając w nim za pomocą specjalistycznych programów tylko niektóre elementy, takie jak dane kontaktowe, czy formułki grzecznościowe. Dynamiczne dokumenty tego typu mają różny wygląd i komunikaty marketingowe w zależności od odbiorcy. Konkretne oferty umieszczane są tak, aby pasować do określonego profilu konsumenta. Dla specjalistów od marketingu jest to wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie muszą ręcznie uzupełniać i modyfikować każdej informacji.
Na stworzenie smart dokumentów wpływ miał także rozwój technologii mobilnych i chmury obliczeniowej. Pracownicy przyzwyczajeni są do tego, że do swoich danych mają dostęp także poza pracą, 24 godziny na dobę, również ze smartfonów i tabletów. Sprzyjało to zaprojektowaniu rozwiązań pozwalających na grupowe operowanie tymi samymi materiałami.
Wzrost zainteresowania inteligentnymi dokumentami jest powiązany z doświadczaniem przez użytkowników problemów z zasobami danych zgromadzonych na papierowych i elektronicznych nośnikach. Według badań IDC z 2013 r. dla 30% menadżerów i pracowników działów IT praca na dokumentach w dobie cloud computingu, urządzeń mobilnych i mediów społecznościowych stanowi duże wyzwanie. Użytkownicy mają potrzebę posiadania elektronicznych dokumentów, które można łatwo przeszukiwać, edytować i przesyłać. Potwierdzają to badania IDC, które pokazały, że wzrosła ilość osób skanujących materiały zarówno tradycyjnymi skanerami, jak i tabletami, często bezpośrednio do repozytoriów w chmurze lub innych narzędzi umożliwiających dzielenie się nimi. Zaawansowane technologicznie urządzenia biurowe pozwalają już na tworzenie ze skanów PDF z opcją wyszukiwania, które stanowią wygodne narzędzie dla firm operujących na co dzień tysiącami dokumentów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.Usprawnienie procesów pracy to nie jedyna zaleta smart dokumentów.
Dzięki inteligentnym dokumentom poprawia się płynność przepływu informacji i tym samym efektywność pracowników firm, wyposażonych we właściwy zbiór danych. Pozwalają one także na zwiększenie bezpieczeństwa IT w korzystających z nich przedsiębiorstwach. Dokumenty tego typu są specjalnie szyfrowane, aby zapobiec dostępowi do nich ze strony osób nieupoważnionych. Dzięki automatyzacji procesu tworzenia materiału umożliwiają także znaczne obniżenie częstotliwości występowania ludzkich błędów, ponieważ użytkownicy nie muszą w tym wypadku samodzielnie przepisywać i uzupełniać pism. Dzięki tym właściwościom inteligentnych dokumentów zmniejsza się także ilość niepotrzebnie drukowanych materiałów – mówi Wojciech Mach, dyrektor zarządzający Luxoft Poland.Optymalizację pracy na dokumentach można także osiągnąć korzystając z usług zarządzania nimi. Zewnętrzni partnerzy dostarczają firmie specjalistyczne systemy (ang. DMS – Document Management Systems) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych i zewnętrznych serwerach. Według wyliczeń Xerox, dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów przedsiębiorstwa i instytucje publiczne odnotowują oszczędności na poziomie nawet do 40% związanych z tym kosztów.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znaczni… / Czytaj więcej
Vertiv Frontiers: 5 trendów, które przeprojektują centra danych pod „fabryki AI”
Centra danych wchodzą w erę „fabryk AI”, gdzie o przewadze nie decyduje już sama skala, lecz zdolno… / Czytaj więcej
Cyberbezpieczeństwo 2026. 6 trendów, które wymuszą nowe podejście do AI, danych i tożsamości
Rok 2026 zapowiada się jako moment przełomu w świecie cyfrowego bezpieczeństwa. W obliczu dynamiczn… / Czytaj więcej
Jurysdykcja danych w chmurze: dlaczego polskie firmy coraz częściej wybierają „gdzie leżą” ich system
Jurysdykcja danych przestała być detalem w umowach chmurowych – dziś decyduje o zgodności, bezpiecz… / Czytaj więcej
Tylko 7% firm w Europie wykorzystuje w pełni potencjał AI
72% firm w regionie EMEA uznaje rozwój narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji za priorytet s… / Czytaj więcej
Chmura publiczna w Unii Europejskiej – między innowacją a odpowiedzialnością za dane
Transformacja cyfrowa w Europie coraz mocniej opiera się na chmurze publicznej, która stała się fun… / Czytaj więcej
