Automatyzacja w HR – przyspieszenie

 

Pandemia – więcej pracy w działach HR

Specyfika pracy HR polega na tym, że nawet w sytuacji lockdownu nie można zwolnić. Przeciwnie, pandemia „przyniosła” dodatkowe aspekty, z którymi działy kadr musiały sobie poradzić, jak choćby kwestie pracy zdalnej i jej rozliczania oraz kwarantanny. W tych wyjątkowych okolicznościach okazało się, że lepiej poradziły sobie firmy, w których automatyzacja procesów i rozwiązania chmurowe zostały wprowadzone już wcześniej.



Automatyzacja tylnymi drzwiami

Dane z Barometru Polskiego Rynku Pracy 2021 dowodzą, że rewolucja technologiczna w czasie pandemii wyraźnie przyspieszyła. W porównaniu z 2020 rokiem znacznie więcej firm rozważało wprowadzenie automatyzacji i robotyzacji, trzykrotnie wzrósł również odsetek przedsiębiorstw, które właśnie ją wdrażały (13% w IH2021 vs. 4,3% w IH2020). W jakich obszarach? Przede wszystkim tam, gdzie wykonywane są powtarzalne, rutynowe zadania, na przykład codzienne raporty oparte o taki sam zestaw danych.

Wiele takich działań, jak np. naliczanie płac, rozliczanie czasu pracy dotyczy właśnie działów HR. Te w ogromnej mierze powtarzalne procesy w najnowszych systemach do obsługi kadr są już realizowane automatycznie. Jak podkreśla jednak ekspert Quercus – nie wszystko można zautomatyzować, bo część pracy działów HR musi być zgodna z tym, co przewidział ustawodawca. Przykładem są dokumenty, które zgodnie z przepisami muszą mieć formę papierową.



Jako przykład wskazuje e-Dokumenty z rodziny produktów Q-Solutions. Rozwiązanie to pozwala wygenerować indywidualne kody kreskowe dla istniejących dokumentów papierowych. Po wprowadzeniu tych dokumentów do systemu (zeskanowaniu), dzięki kodowi będzie je można łatwo wyszukać. Papierowy oryginał, zgodnie z przepisami, będzie dostępny, jednak w codziennej pracy o wiele wygodniej będzie korzystać z wersji elektronicznej, bez konieczności przekopywania się przez segregatory.

Innym przykładem automatyzacji jest np. program do generowania statusów PPK w systemie SAP HCM. Zadaniem takiego programu (np. PPK z rodziny produktów Q-Solutions) jest weryfikacja każdego pracownika zatrudnionego w danej firmie pod kątem spełnienia założeń uczestnictwa w PPK. Jeżeli pracownik spełni je wszystkie, program automatycznie nadaje mu odpowiedni status, a przedstawiciel działu kadr (operator PPK) musi jedynie zgłosić w takiej sytuacji pracownika do PPK. Spada z niego jednak obowiązek indywidualnej weryfikacji każdego przypadku.

Zagrożenie dla zatrudnienia?

Wiele osób obawia się, że automatyzacja w HR może się wiązać z redukcją zatrudnienia w tych działach. Jednak nie musi to być reguła. Po pierwsze odciążony od wykonywania odtwórczej, rutynowej pracy personel, będzie mógł się bardziej skupić na miękkim HR, który jest dziś jednym z kluczowych narzędzi employer brandingu. Z drugiej – życie cały czas nas zaskakuje.



Zwykle nawet o tym nie myślimy, jednak automatyzacja towarzyszy nam niemal na każdym kroku. Karty lojalnościowe, aplikacje umożliwiające płacenie za paliwo po zeskanowaniu kodu na dystrybutorze, przypomnienia o zbliżającym się końcu ubezpieczenia, aplikacje bezgotówkowych płatności wykorzystywane przez firmy transportowe, aplikacje monitorujące aktywność sportową – każdego dnia czerpiemy korzyści z takich rozwiązań.

W coraz większym stopniu dotyczą one także naszej sfery zawodowej. Nawet jeśli nie konkretnie wykonywanej przez nas pracy, to właśnie obsługi i zarządzania. W przypadku działów HR automatyzacja procesów ma trzy kluczowe zalety: odciążenie personelu od wykonywania nudnych, powtarzalnych czynności (przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu), poprawa efektywności prowadzenia kadr (ograniczenie tzw. błędów ludzkich) oraz możliwość większego skupienia się na zadaniach z obszaru miękkiego HR. A tego nam w obecnych czasach potrzeba.

Źródło: Quercus