Od 1 stycznia 2019 wejdzie w życie nowelizacja, dzięki której firmy będą mogły przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej. Skróci się także wymagany czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Jak ważne są to zmiany? Kto na nich skorzysta? Porozmawialiśmy na te tematy z ekspertami: Katarzyną Jaśniewicz – menadżerką produktu Teta HR z firmy Unit4 Polska oraz Karolem Brucko-Stepkowskim – radcą prawnym z kancelarii SBS z Wrocławia.
| REKLAMA |
 |
Era migracji pracowników
Dane z 33. edycji badania Monitor Rynku Pracy pokazują wyraźnie, że ostatnie półrocze charakteryzuje się wyższym poziomem rotacji na rynku pracy – aż 24% badanych zadeklarowało, że zmieniło pracę w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Trend ten jest wymiernym problemem dla średnich i dużych organizacji, które muszą poświęcać coraz więcej czasu, a co za tym idzie funduszy na tworzenie oraz przechowywanie dokumentacji kolejnych pracowników. Takie firmy już dziś powinny zacząć przygotowania do przejścia z akt papierowych na Elektroniczne Teczki Pracowników.
Akta papierowe po digitalizacji
Firmy, które zdecydują się przenieść swoje dokumenty z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich digitalizacji. Na to pytanie odpowiada Karol Brucko - Stępkowski:
Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum?
Do ustawy o digitalizacji akt pracowniczych przygotowywane jest obecnie rozporządzanie, mające określić sposób w jaki powinny być gromadzone elektroniczne akta pracowników. Na chwile obecną wiadomo, że sama treść dokumentacji pracowniczej nie ulegnie zmianie. Przedsiębiorców czeka jednak zasadnicza zmiana - elektroniczne akta osobowe od nowego roku będą się dzielić na cztery części, a nie trzy jak dotychczas. W dodatkowej części "C" zawarte będą dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, oraz innej odpowiedzialności, której podlega on na podstawie odrębnych ustaw.
Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.
Źródło: www.unit4.pl
Dane z 33. edycji badania Monitor Rynku Pracy pokazują wyraźnie, że ostatnie półrocze charakteryzuje się wyższym poziomem rotacji na rynku pracy – aż 24% badanych zadeklarowało, że zmieniło pracę w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Trend ten jest wymiernym problemem dla średnich i dużych organizacji, które muszą poświęcać coraz więcej czasu, a co za tym idzie funduszy na tworzenie oraz przechowywanie dokumentacji kolejnych pracowników. Takie firmy już dziś powinny zacząć przygotowania do przejścia z akt papierowych na Elektroniczne Teczki Pracowników.
Akta papierowe po digitalizacji
Firmy, które zdecydują się przenieść swoje dokumenty z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich digitalizacji. Na to pytanie odpowiada Karol Brucko - Stępkowski:
Po podjęciu decyzji o digitalizacji pracodawca nie ma obowiązku utrzymywania dokumentacji papierowej - nie musi bowiem prowadzić dokumentacji pracowniczej w obu formach. Ustawa określa co można zrobić z dokumentami papierowymi po ich digitalizacji. W pierwszej kolejności pracodawca powinien zaoferować przekazanie tej dokumentacji swoim pracownikom i byłym pracownikom, których ta dokumentacja dotyczy. Akta papierowe mogą być odebrane przez pracownika w terminie do 30 dni od zawiadomienia go o tym. Jeśli nikt się po nie nie zgłosi w tym czasie to pracodawca może taką dokumentację zutylizować.Elektroniczna dokumentacja, a polskie prawo
Możliwość wydania dokumentacji papierowej pracownikowi lub jej utylizacja, to pierwsza duża korzyść wynikająca z digitalizacji. Pracodawca odzyskuje w ten sposób powierzchnię biurową, która do tej pory była używana jako archwium. Ogromnym atutem i kolejną korzyścią wynikającą z przejścia na dokumentację elektroniczną jest automatyzacja bieżącej obsługi związanej z aktami pracowniczymi. – dodaje Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.
Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum?
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy polega na zeskanowaniu dokumentów papierowych i opatrzeniu ich podpisem lub pieczęcią elektroniczną. W praktyce podpisanie odbywa się więc w formie papierowej, a potem dokument jest skanowany i podpisywany elektronicznie przez obie strony. Druga możliwość to tworzenie i podpisywanie dokumentów już za pomocą systemu. Podpis kwalifikowany musi mieć w tym wypadku pracodawca i pracownik. Są jednak niektóre dokumenty, które mogą być podpisane tylko przez pracodawcę. Dobrym przykładem takiego pisma jest decyzja o nadaniu kary porządkowej. – wyjaśnia Karol Brucko – Stępkowski.Zmiana struktury akt pracowniczych
Do ustawy o digitalizacji akt pracowniczych przygotowywane jest obecnie rozporządzanie, mające określić sposób w jaki powinny być gromadzone elektroniczne akta pracowników. Na chwile obecną wiadomo, że sama treść dokumentacji pracowniczej nie ulegnie zmianie. Przedsiębiorców czeka jednak zasadnicza zmiana - elektroniczne akta osobowe od nowego roku będą się dzielić na cztery części, a nie trzy jak dotychczas. W dodatkowej części "C" zawarte będą dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, oraz innej odpowiedzialności, której podlega on na podstawie odrębnych ustaw.
Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.
Źródło: www.unit4.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach
Instytucje publiczne realizujące zadania o strategicznym znaczeniu dla państwa działają w środowisk… / Czytaj więcej
Jak Toi Toi Polska zbudowało nowoczesną strategię HR opartą na enova365
Nowa strategia HR w Toi Toi Polska opiera się na pełnej cyfryzacji procesów kadrowo-płaco… / Czytaj więcej
Stabilność firmy zaczyna się w kadrach i płacach
W wielu organizacjach program kadrowo-płacowy spełnia swoje podstawowe zadanie: nalicza wynagrodzen… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
Czy pełna kontrola nad czasem pracy jest możliwa bez fizycznych czytników RCP? Dzięki mobilnej apli… / Czytaj więcej
Pracownicy boją się zastąpienia przez AI, a ich szefowie - że zabraknie im rąk do pracy
W dobie prężnego rozwoju nowoczesnych technologii i sztucznej inteligencji, w przestrzeni publiczne… / Czytaj więcej
Asseco Business Solutions wkracza na rynek usług szkoleniowych z nowym cyfrowym marketplace
Asseco Business Solutions we współpracy z ORNSSON Solutions stworzyło innowacyjną platformę B2B, kt… / Czytaj więcej
