GAVDI przestawia płacową zwrotnicę

Największemu kolejowemu przewoźnikowi pasażerskiemu w kraju – PKP Przewozy Regionalne – udała się nie lada sztuka: w niespełna miesiąc zaimplementował fragment systemu SAP HCM (zarządzanie zasobami ludzkimi), obsługujący płace potężnej, ponad 3-tys. grupy maszynistów. Partnerem wdrożeniowym była specjalizująca się w takich rozwiązaniach spółka GAVDI Polska.

PKP od lat boryka się z niedoinwestowaniem, które dotyka także obszaru firmowej informatyki. Gdy więc na szczeblu rządowym zapadła strategiczna decyzja o przejściu ponad 3 tys. maszynistów z będącej w tarapatach firmy PKP Cargo do PKP Przewozy Regionalne (PKP PR), ta ostatnia stanęła w obliczu równie strategicznego wyzwania – jak wyliczać płace przejmowanych maszynistów. Okazało się bowiem, że dotychczas używany w PKP PR system – z uwagi na dość specyficzne składniki płacowe tej grupy - nie jest w stanie podołać temu wyzwaniu. Na dokładkę narzędzie trzeba było wdrożyć praktycznie w ciągu miesiąca, bo maszyniści kolejną pensję musieli odebrać już w nowej firmie. O spóźnieniu nie mogło być nawet mowy z uwagi na nastroje społeczne panujące wśród pracowników PKP. Sytuacja była na tyle rozpaczliwa, że rozważano przeprowadzenie pewnego manewru formalnego – taką zmianę umów o pracę, żeby płace mógł naliczać stary system. Na to z kolei nie pozwalał tryb przejęcia – zgodnie z art. 23 pkt. 1 i art. 241 pkt. 8 Kodeksu Pracy nowy pracodawca musi przez minimum 2 lata zapewnić przejętym pracownikom te same warunki pracy, a umowa o pracę jest jednym z elementów tej stabilizacji.

Mieliśmy więc w istocie dwie opcje do rozważenia: albo szukać nowego systemu – na co zupełnie nie było czasu – albo skorzystać z doświadczenia firmy GAVDI, która była zaangażowana we wdrożenie systemu SAP HCM w PKP Cargo i mogła nam pomóc przenieść fragment systemu – a raczej jego kopię – niejako wraz z przejmowanymi pracownikami. Dodam, że obie firmy - i my, i PKP Cargo - korzystają z modułu środków trwałych firmy SAP. Realna była tylko ta druga opcja, ale i tak mieliśmy świadomość, że porywamy się na dość karkołomne zadanie – wspomina Piotr Pachutko, szef informatyki w PKP Przewozy Regionalne i koordynator projektu z ramienia tej firmy.

Tę świadomość miała także firma GAVDI. Obawy nie dotyczyły samej merytoryki wdrożenia, bo konsultanci GAVDI są ekspertami we wdrożeniach systemu wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi SAP HCM, a sprawując wsparcie powdrożeniowe tego systemu w PKP Cargo mieli okazję dobrze rozeznać składniki płacowe maszynistów, zależne od wielu czynników, m.in.: stażu, trybu pracy, a nawet rodzaju i długości pokonywanej trasy. Podstawowym wyzwaniem był czas i liczebność obsługiwanych przez system pozycji płacowych.

Mimo że mieliśmy do czynienia z quasi roll outem, sama skala przenoszonego rozwiązania oraz napięty termin sprawiły, że momentami musieliśmy w projekt zaangażować nawet kilkunastu konsultantów, a i ci nie sypiali po nocach – mówi Sławomir Stępień, członek zarządu GAVDI Polska S.A. i szef projektu w PKP PR.

W celu uruchomienia SAP HR konieczne było również wdrożenie systemów do planowania i rozliczania czasu pracy dla maszynistów. W 84 lokalizacjach zostały jednocześnie uruchomione programy Grafik i Wykaz, niezbędna była także ich pełna integracja z systemem SAP. Projekt wymagał ponadto przebudowy sieci.

Mimo karkołomnego terminu - w listopadzie było kilka dodatkowych dni wolnych od pracy – praktycznie po 6 tygodniach od rozpoczęcia prac przygotowawczych, a po niespełna miesiącu właściwej implementacji, 14 listopada br. system ruszył.

Gdyby nie nasze autorskie narzędzia wspomagające utrzymanie środowiska testowego, trudno było by nam zdążyć - podkreśla Sławomir Stępień.

Konsultanci GAVDI przeprowadzili szkolenia personelu – z systemu korzysta po kilka osób w wielu rozproszonych lokalizacjach - i służyli wsparciem podczas pierwszego okresu obrachunkowego.

Jesteśmy już po pierwszej, listopadowej wypłacie liczonej przez nowy system – na ponad 3 tys. osób uposażenie zaledwie jednego pracownika trzeba było liczyć na piechotę – cieszy się Piotr Pachutko i dodaje - poważny udział w sukcesie wdrożenia mają także nasze koleżanki i koledzy z PKP Cargo, którzy wspierali nas na wszystkich etapach implementacji w każdej lokalizacji.

Piotr Pachutko zamierza nadal korzystać ze wsparcia konsultantów firmy GAVDI, choć pomału buduje własny zespół konsultantów SAP w nadziei, że z czasem wybije się na niezależność. System pierwotnie osadzono na wydzielonej infrastrukturze firmy PKP Cargo, wkrótce nastąpi jego przeniesienie na własną infrastrukturę PKP PR.

Źródło: www.gavdi.pl