Mniej papieru – mniejsze koszty
Elektronizacja zarządzania czasem pracy w dużej organizacji przekłada się nie tylko na lepsze planowanie i redukcję kosztów oraz krótszy czas przygotowywania i przetwarzania danych po stronie osób zarządzających czasem pracy pracowników i służb kadrowych, ale także na realne korzyści dla samych pracowników. Z tego powodu Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM, korzystając z pomocy eksperta w tej dziedzinie - GAVDI Polska.
Po połączeniu Banku BPH i GE Money Banku w organizacji pracuje ok. 8000 osób, zatrudnionych w ponad 300 lokalizacjach na terenie całej Polski. Przygotowanie i przetworzenie w procesie naliczania wynagrodzeń tysięcy papierowych dokumentów dotyczących czasu pracy każdego z pracowników, było ogromnym wyzwaniem, zwłaszcza dla służb kadrowych. Sytuacje komplikował fakt, że dokumenty te wymagały podpisów wielu osób, wypełniane były na różne sposoby, także ręcznie, jak również często dochodziły z opóźnieniem do Departamentu Kadr. Łatwo wyobrazić sobie możliwe kłopoty z autoryzacją, odczytaniem, sprawdzaniem kompletności takich dokumentów oraz koszty generowane nie tylko przez drukowanie, ale przede wszystkim wysyłkę i ręczną aktualizację systemu kadrowo-płacowego przez służby kadrowe. Tym bardziej, że dokumenty spływały z tak wielu lokalizacji banku i niekiedy wymagały pilnych korekt.
Problem został zidentyfikowany przez Bank BPH jeszcze przed połączeniem z GE Money Bankiem. Instytucja, zatrudniająca wówczas ponad 4000 pracowników, postanowiła maksymalnie zautomatyzować procesy w Departamencie Kadr i zminimalizować liczbę dokumentów papierowych. Elektronizacja procesów miała przynieść nie tylko redukcję kosztów, ale także lepsze planowanie czasu pracy, przyspieszyć rozliczenia i moment wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników oraz zmniejszyć ryzyko błędów.
Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM – uruchomienie funkcjonalności Oceny Czasu Pracy oraz obsługę zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych. Główni aktorzy w tych procesach to menedżerowie i pracownicy, wykorzystujący funkcje samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Dzięki temu zmieniły się sposoby realizacji procesu zarządzania czasem pracy w całym Banku, a zwłaszcza w Departamencie Kadr - zamiast wprowadzania danych po ich wcześniejszym uzgadnianiu, można skupić się na monitorowaniu ich kompletności oraz obsłudze tylko specyficznych przypadków. Ze względu na specyfikę zagadnienia (potrzeba zmian w odpowiednich wewnętrznych aktach prawa pracy), wiele decyzji projektowych należało konsultować ze Związkami Zawodowymi.
Do realizacji przedsięwzięcia Bank BPH wybrał partnera, który specjalizuje się we wdrażaniu systemu SAP HCM i posiada wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie – firmę GAVDI Polska.
Problem został zidentyfikowany przez Bank BPH jeszcze przed połączeniem z GE Money Bankiem. Instytucja, zatrudniająca wówczas ponad 4000 pracowników, postanowiła maksymalnie zautomatyzować procesy w Departamencie Kadr i zminimalizować liczbę dokumentów papierowych. Elektronizacja procesów miała przynieść nie tylko redukcję kosztów, ale także lepsze planowanie czasu pracy, przyspieszyć rozliczenia i moment wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników oraz zmniejszyć ryzyko błędów.
Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM – uruchomienie funkcjonalności Oceny Czasu Pracy oraz obsługę zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych. Główni aktorzy w tych procesach to menedżerowie i pracownicy, wykorzystujący funkcje samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Dzięki temu zmieniły się sposoby realizacji procesu zarządzania czasem pracy w całym Banku, a zwłaszcza w Departamencie Kadr - zamiast wprowadzania danych po ich wcześniejszym uzgadnianiu, można skupić się na monitorowaniu ich kompletności oraz obsłudze tylko specyficznych przypadków. Ze względu na specyfikę zagadnienia (potrzeba zmian w odpowiednich wewnętrznych aktach prawa pracy), wiele decyzji projektowych należało konsultować ze Związkami Zawodowymi.
Do realizacji przedsięwzięcia Bank BPH wybrał partnera, który specjalizuje się we wdrażaniu systemu SAP HCM i posiada wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie – firmę GAVDI Polska.
Elektronizacja procesów planowania i rozliczania czasu pracy miała i ma dla nas ogromne znaczenie – mówi Piotr Sacha, Dyrektor Departamentu Kadr w Banku BPH, inicjator i szef projektu elektronizacji czasu pracy. Zdawaliśmy sobie sprawę, że wdrożenie systemu wymaga szczególnego wsparcia, dlatego bardzo uważnie wybieraliśmy partnera. GAVDI Polska dokładnie spełnia nasze wymagania – zapewnia udział w projekcie ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, chętnie podejmuje się realizacji nowatorskich zadań.Elektroniczne zarządzanie czasem pracy przyniosło korzyści na wielu poziomach. Menedżerowie mogą teraz lepiej zarządzać czasem pracy swoich zespołów i sprawnie go rozliczać. Jest to tym łatwiejsze, że ich planowanie podlega różnego rodzaju walidacjom, np. system sprawdza zgodność wprowadzonych planów pracy z przepisami kodeksu pracy i wskazuje ewentualne nieprawidłowości. Pracownicy z kolei mają stały dostęp do swoich danych – na bieżąco mogą przeglądać dane wprowadzane przez menedżerów oraz swoją kartę czasu pracy online i w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń – od razu je zgłaszać. Dodatkowo zelektronizowano w pełni i zintegrowano z procesem naliczania wynagrodzeń proces zlecania i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych w oparciu o ustalone indywidualne harmonogramy pracy każdego z pracowników. Cała komunikacja elektroniczna pomiędzy pracownikiem, menedżerem i Departamentem Kadr w zakresie zarządzania czasem pracy jest prowadzona na dedykowanej temu platformie, wspieranej przez pocztę elektroniczną.
Skala projektu była ogromna – mówi Piotr Sacha. – Każdy z naszych menedżerów odbył 2,5-godzinne szkolenie e-learningowe. System został początkowo uruchomiony na zasadzie pilotażu w grupie pracowników o najbardziej skomplikowanych systemach czasu pracy. Dopiero po przetestowaniu działania systemu na najtrudniejszej grupie, zajęliśmy się wdrażaniem go w całej organizacji.
Wdrożenie obsługi procesów czasu pracy w Banku BPH było dla nas bardzo ciekawym zadaniem – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska. - Warto podkreślić, że oprócz wykorzystania standardowych funkcjonalności SAP, obsługę niektórych procesów należało zaprojektować i utworzyć w systemie od zera. Odnosi się to na przykład do elektronicznego zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych z użyciem portalu oraz opcji samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Przygotowaliśmy odpowiednie serwisy, które oprócz ewidencji informacji umożliwiają komunikację pomiędzy menedżerem i pracownikiem oraz zapewniają szereg sprawdzeń gwarantujących poprawny merytorycznie przebieg procesu.
Rozstaliśmy się z tysiącami niepotrzebnych już papierowych dokumentów. – dodaje Piotr Sacha. – Prędko do nich nie wrócimy.Źródło: www.gavdi.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach
Instytucje publiczne realizujące zadania o strategicznym znaczeniu dla państwa działają w środowisk… / Czytaj więcej
Jak Toi Toi Polska zbudowało nowoczesną strategię HR opartą na enova365
Nowa strategia HR w Toi Toi Polska opiera się na pełnej cyfryzacji procesów kadrowo-płaco… / Czytaj więcej
Stabilność firmy zaczyna się w kadrach i płacach
W wielu organizacjach program kadrowo-płacowy spełnia swoje podstawowe zadanie: nalicza wynagrodzen… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
Czy pełna kontrola nad czasem pracy jest możliwa bez fizycznych czytników RCP? Dzięki mobilnej apli… / Czytaj więcej
Pracownicy boją się zastąpienia przez AI, a ich szefowie - że zabraknie im rąk do pracy
W dobie prężnego rozwoju nowoczesnych technologii i sztucznej inteligencji, w przestrzeni publiczne… / Czytaj więcej
Asseco Business Solutions wkracza na rynek usług szkoleniowych z nowym cyfrowym marketplace
Asseco Business Solutions we współpracy z ORNSSON Solutions stworzyło innowacyjną platformę B2B, kt… / Czytaj więcej
