Wyzwanie

Szybko rosnąca Korporacja zatrudniała coraz więcej pracowników. W efekcie pojawiła się konieczność obsługi coraz większej ilości procesów związanych z rekrutacją, obsługą pracowników w zakresie dokumentów wymaganych przez ZUS, banki etc. Od momentu rozwoju sieci sprzedaży detalicznej procesy te uległy dodatkowej komplikacji z uwagi na logistykę dostarczania i odbioru dokumentacji. Do obiegu informacji kadrowo-płacowej w firmie Gzella wykorzystano w tym czasie własną flotę zaopatrującą sieć dystrybucyjną. Dokumentację kadrowo-płacową przekazywano pracownikom poprzez własny transport dostarczający wyroby do sklepów firmowych. Tą drogą dostarczane były pracownikom miesięczne informacje o wysokości wynagrodzenia oraz druki spełniające wymagania RMUA. Dostarczenie w/w dokumentów było realizowane w przeciągu ok. 2 dni. Gzella postanowiła rozwiązać narastające problemy z obsługą zadań kadrowo-płacowych i poszukać kompleksowego i efektywnego rozwiązania informatycznego.

Przebieg wdrożenia

Macrologic rozpoczął wdrożenie od przeanalizowania potrzeb przedsiębiorstwa, które były różne dla poszczególnych spółek. Gzella Net jako spółka zatrudniająca największą ilość pracowników (charakteryzujących się dużą rotacją i rozproszeniem w terenie) borykała się z obsługą wniosków urlopowych. Dotychczas były one przekazywane przez pracowników w postaci papierowej koordynatorom rejonów, a następnie trafiały z opóźnieniem do działu kadr. Zagrożeniem było wówczas zaginięcie wniosku lub nierozliczenie urlopu w terminie. Innym utrudnieniem dla administracji spółki były częste zapytania pracowników o ilość wykorzystanego i pozostałego do wykorzystania urlopu wypoczynkowego, co utrudniało wykonywanie podstawowych obowiązków przez osoby działu kadr i płac. Wszystkie spółki ponosiły duży koszt związany z drukowaniem i przekazywaniem pracownikom informacji o wynagrodzeniach miesięcznych w postaci papierowej. Na podstawie zdiagnozowanych potrzeb określone zostały cele wdrożenia. Gzella i Macrologic wyznaczyły (każda ze swojej strony) szefów projektów koordynujących postęp prac. Wspólnie ustalony został harmonogram ich wykonania, który był podstawą sprawdzania realizacji zamierzonych zadań.

Szefowie projektu wyznaczyli osoby realizujące prace projektowe: ze strony Macrologic konsultantów wykonujących prace wdrożeniowe, a ze strony Gzella pracowników odpowiedzialnych za ustalenia merytoryczne oraz pracowników wykonujących testy aplikacji. Po ich przeprowadzeniu Zarządy obu firm podpisały protokół zakończenia wdrożenia.

Korzyści biznesowe

Wdrożenie Xpertis Personel w oparciu o rozwiązanie portalowe (Xpertis CMS) umożliwiło wymianę informacji kadrowo-płacowych poprzez portal. Pracownicy zostali pogrupowani w systemie według struktury organizacyjnej. Obecnie każdy menadżer zarządza danymi swojego zespołu. Usystematyzowano w ten sposób przepływ wniosków urlopowych od pracowników niższego szczebla do kierowników, a następnie spływ tych informacji do kadry.

Proces odbywa się elektronicznie, a każda osoba na szczeblu kierowniczym przesyła do kadr dyspozycje w procesie work-flow. Indywidualne dane każdego pracownika, po zatwierdzeniu, prezentowane są w portalu. Również po zatwierdzeniu w Dziale Kadr, każdy pracownik może zobaczyć indywidualne informacje w portalu Xpertis. W ten sposób zarządzane są procesy związane z urlopami, wynagrodzeniami, rozliczaniem płac. Ponadto każdy pracownik może przeglądać dane dostarczane dotychczas na tzw. pasku. Dodatkowo zaproponowano możliwość zakupu usługi związanej z możliwością wydruku dokumentu spełniającego wymogi RMUA. Organizacyjnie skrócił się czas związany z przekazywaniem pracownikom informacji o wysokości wynagrodzenia oraz wniosków urlopowych.

Rozwiązanie

Macrologic wdrożył w holdingu system Xpertis w obszarach wspierających zarządzanie personelem. W spółkach Gzella Net, Eko-Tank, Gzella Sp. z o.o. wdrożono moduły Kadry i płace, Alerty biznesowe oraz Serwis pracowniczy. Rozwiązanie jest skonfigurowane na 15 jednoczesnych użytkowników z możliwością dostępu przez przeglądarkę internetową oraz szyfrowaniem danych z wykorzystaniem protokołu SSL.

Dlaczego Macrologic?

Spółka Gzella jest przedsiębiorstwem produkcyjnym. Kluczowym oprogramowaniem dla tego typu działalności jest system wspomagający produkcję. Spółka przez długi czas szukała dedykowanego dla branży mięsnej rozwiązania. W końcu wdrożyła rozwiązanie niemieckiego producenta oprogramowania specjalizującego się w tego typu systemach. Wybrany przez Gzella system produkcyjny był systemem zintegrowanym. Powody dla jakich zdecydowano się na wybór Macrologic to przede wszystkim: szeroki zakres funkcjonalności, przyjazna dla użytkownika ergonomia systemu oraz świadczona na wysokim poziomie, przez przeszkolonych konsultantów, obsługa serwisowa.

Zakłady Mięsne Gzella Sp. z o.o. Marka Gzella jest obecna na polskim i europejskim rynku mięsnym od 25 lat. Firma powstała w 1985 roku w miejscowości Osie. W ciągu kilkunastu lat powstał tam nowoczesny zakład produkujący najwyższej jakości produkty mięsne. Obecnie zakłady słyną z produkcji wędlin i wędzonek. Produkty powstają w oparciu o tradycyjne receptury, a lokalizacja zakładu w sercu Borów Tucholskich, zaowocowała marketingowym hasłem „Wędliny z Borów”. Zakład prowadzi szereg działań mających za zadanie monitorowanie procesu wytwarzania.

Działa w oparciu o system HACCP i wymagania Ministerstwa Zdrowia. Obecnie zatrudnia blisko 500 osób.

Firma rozwinęła własną sieć dystrybucyjną. Była to pierwsza na polskim rynku sieć ekskluzywnych delikatesów mięsnych. Zarządza nimi powołana w tym celu spółka Gzella Net. Pierwsze Delikatesy Mięsne Gzella otwarto w 2002 r. Od tego czasu ilość nowych punktów sprzedaży nieustannie rośnie, a marka cieszy się coraz większym zaufaniem klientów. Na dzień dzisiejszy spółka posiada ponad 150 sklepów własnych zlokalizowanych m.in. we Włocławku, Gnieznie, Toruniu, Bydgoszczy, Grudziądzu, Starogardzie Gdańskim, Elblągu, Trójmieście, Koszalinie, Kołobrzegu i Słupsku. Dodatkowo z siecią współpracuje ponad 60 patronackich punktów sprzedaży, co plasuje Gzellę na pozycji lidera wśród zakładów dysponujących własnymi sklepami firmowymi. Obecnie Gzella Net zatrudnia blisko 950 osób.

Dodatkową działalnością holdingu Gzella od początku lat dziewięćdziesiątych jest budowa i eksploatacja stacji paliw oraz działalność na rynku hurtowym paliw. Firma rozpoczęła tę działalność w 1991 roku pod nazwą Stacja Benzynowa MIRA. Postawiona od podstaw stacja paliw w Dolnej Grupie była jedną z najnowocześniejszych w kraju. Chęć rozwoju oraz wzrost konkurencji wymusiły poszerzenie działalności o hurt. Początkowo firma obsługiwała jedynie lokalnych odbiorców, jednak wysoka jakość usług, znakomita jakość paliw oraz solidność spowodowały bardzo szybki rozwój, a sprzedaż hurtowa stała się głównym źródłem dochodu firmy, która w 2001 roku zmieniła formę działalności i nazwę na EKO-TANK Sp. z o.o. Obecnie spółka zatrudnia 100 pracowników.

Źródło: www.macrologic.pl