W poszukiwaniu straconego czasu, pieniędzy i pracowników

CDM to duński dostawca autorskiego oprogramowania wspierającego zarządzanie relacjami z klientem klasy CRM. Wśród klientów firmy znajdują się wiodące skandynawskie przedsiębiorstwa z branży telekomunikacyjnej, finansowej oraz farmaceutycznej. CDM zatrudnia 55 pracowników w Danii, Norwegii i w oddziale programistycznym na Ukrainie. W celu poprawy wydajności firmy i poszczególnych zespołów firma zdecydowała się wprowadzić kompleksowy system zarządzania – Maconomy. Fundamentalnym celem CDM była pełna integracja wszystkich procesów biznesowych w ramach jednego systemu klasy ERP. Kolejne wyzwania polegały na usprawnieniu kontroli projektów oraz skrócenia procesu „zamknięcia” miesiąca do kilku godzin. Dodatkowo firmie zależało na ułatwieniu fakturowania klientów i planowaniu zasobów z trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Jak mówi Jens Erik Knudsen, Chief Project Officer w CDM “Całkowity zwrot z inwestycji wyniósł zaledwie 12 miesięcy. Maconomy pozwoliło nam pracować mądrzej i poświęcać więcej czasu naszym klientom”.

Gdzie wyciekają pieniądze?
Branża usług profesjonalnych to aktywnie rozwijający się rynek firm doradczych, kancelarii adwokackich, biur projektowych, firm informatycznych, czy agencji reklamowych. Wskazane firmy charakteryzuje przede wszystkim orientacja na ekspercką wiedzę, usługi świadczone innym firmom oraz sprawne zarządzanie projektami. Ich największy kapitał stanowi zgromadzona w firmie wiedza i ludzie, których kompetencję są siłą napędową organizacji. Zyskowność firm usługowych to swoista batalia na 2 frontach: walki o klienta i optymalizacji kosztów operacyjnych. Okazuje się, że w tym drugim obszarze firmy popełniają najwięcej błędów. Wynika to np. z błędnego przypisania kosztów, czy złego rozpisania godzin pracy konsultantów. Straty wiążą się również ze złym rozliczaniem faktur od podwykonawców, kosztów przejazdów, hoteli, kosztów reprezentacyjnych, które często są wpisywane do kosztów stałych, a faktycznie obciążają koszty konkretnego projektu. W ten sposób trudno menedżerom, czy kierownikom projektów ocenić, czy dany projekt jest rentowny.

CASE STUDY: Dla przykładu, nierzetelnie wypełniona karta czasu pracy specjalisty, którego tydzień pracy obejmuje 40 godzin. Pracownik realizował na rzecz konkretnego projektu 36 godzin pracy. Okazało się, że 2 godziny zapisano niesłusznie jako prace administracyjne. Zakładając, że 1 godzina pracy kosztuje firmę 100 zł, a specjalistów w firmie jest 43 to prosty rachunek wskazuje, że tygodniowo firma traci 8.600 zł, co w rachunku rocznym sięga kwoty ponad 412 tysięcy.

Co nam daje wdrożenie systemu ERP?
W każdej firmie usługowej wartość tworzona jest w kilku kluczowych obszarach. Fundamentalne źródło przychodów stanowi klient, z którego obsługą wiążą się określone koszty związane z jego pozyskaniem, inwestycją w rozwój zespołu obsługującego. Tutaj pojawia się kolejny element - pracownicy, stanowiący „silnik” firmy usługowej, który powinien być odpowiednio konserwowany i wzmacniany. Klienci i pracownicy spotykają się przy realizacji konkretnych projektów wymagających odpowiedniej obsługi, planowania, budżetowania i w konsekwencji rozliczania. W prosty sposób przechodzimy na stronę finansową obejmującą fakturowanie i sprawozdawczość. Każdy menedżer zarządzający firmą usługową powinien być dodatkowo wyposażony w narzędzia raportowania i bieżącego wglądu w aktualne procesy wewnętrzne firmy, tak by móc podejmować szybkie decyzje oparte na faktach, a nie intuicji, czy przypuszczeniach. Okazuje się, że dzięki zastosowaniu systemu klasy ERP w każdym z tych obszarów możemy wyeliminować straty i zyskać czas oraz dokładność, przy zachowaniu najwyższego poziomu obsługi klientów i relacji z pracownikami.

Po pierwsze klient
Dzięki systemowi wspomagającemu zarządzanie mamy pełniejszą analizę przychodów z poszczególnego klienta, co daje szansę dokładnego prognozowania przychodów całej firmy. Mamy możliwość dokładniejszego i łatwiejszego tworzenia kalkulacji oraz lepszego dostosowania sprzedaży usług do własnych możliwości sprostania nowym projektom. Firma zyskuje również większą przejrzystość historii kontaktów, co zwiększa akumulację wiedzy, poprawia relację z klientami i efektywność sprzedaży.

Po drugie zespół
Dzięki rozwiązaniom klasy ERP, firma posiada lepszy wgląd w wydajność zespołów lub pracowników, a to w konsekwencji pozwala na łatwiejszy dobór odpowiednich osób do konkretnego projektu. Dzięki temu firma może optymalizować politykę kadrową i uelastycznić relacje z podwykonawcami, czy „wolnymi strzelcami”. System tworzy również podstawę do zarządzanie wiedzą i umiejętnościami personelu.

CASE STUDY: Kolejny przykład dotyczy wypełniania tygodniowej karty czasu pracy przez specjalistów pracujących w dziale finansowym. Zakładamy, że miesięcznie powstaje 200 kart czasu pracy, tworzonych przez 50 pracowników. Koszt godziny pracy w dziale finansowym wynosi około 40 Euro. 15 minutowa oszczędność czasu przygotowania raportu przy pesymistycznych założenia, że jedynie połowę tego czasu da się zaoszczędzić, zapewniają w konsekwencji obniżkę kosztów administracyjnych o 180 tys. Euro w skali roku. Nawet niewielkie wartości dają w skali całej firmy olbrzymie oszczędności.

Po trzecie projekt
Z praktyki wynika, że największe straty dla firmy wynikają z błędnego zarządzania projektami. System daje szansę łatwiejszego porównania zakładanego budżetu z rzeczywistymi kosztami. Rozwiązanie dodatkowo porządkuje i integruje procesy takie jak szacowanie budżetu, przydzielanie zasobów, podwykonawców, rejestrację czasu pracy oraz raportowanie postępów prac. Ułatwia również organizację projektu dzięki zdecentralizowanemu systemowi akceptacji czasu i kosztów. Zapewnia także bieżącą kontrolę nad zyskownością projektu.

Po czwarte finanse
W coraz większej liczbie firm kluczową rolę pełni dyrektor finansowy, będący swego rodzaju „stróżem firmowego porządku”. System ERP staje się jego przybocznym pomocnikiem, który umożliwia łatwiejsze fakturowanie „na czas”, lepszą kontrolę i alokację kosztów. Co więcej, zyskuje on aktualny wgląd w należności segregowane według terminów. Przydatną funkcją okazuje się włączenie do prognoz finansowych „pracy w toku” oraz prowadzenie szczegółowych analiz finansowych dla celów sprawozdawczych. Nie bez znaczenia jest też uwzględnianie szacowanych przyszłych zysków w oparciu o stopień prawdopodobieństwa podpisania kontraktu z potencjalnym klientem.

Dyrektorów finansowych najczęściej przekonują twarde wyliczenia pokazujące zwrot z inwestycji w system informatyczny klasy ERP.

CASE STUDY: Dla przykładu, roczny przychód średniej wielkości firmy informatycznej wynosi 20 mln Euro. Uśredniając, niezafakturowane na klienta godziny i wydatki wynoszą w tej firmie ok. 2% przychodu, co stanowi klasyczny przypadek również polskich firm. Zakładamy optymistycznie, że niezafakturowanych kosztów było o połowę mniej. Okazuje się, że i tak udało się uzyskać dodatkowo roczny przychód w wysokości 200 tys. Euro.

Piąty element: zarządzanie oparte na faktach
System informatyczny Maconomy klasy ERP to kompleksowe narzędzie dające wsparcie w kluczowych obszarach działania profesjonalnej firmy usługowej: obsługi klienta, doboru pracowników, zarządzania projektami i kontroli finansowej. Szczególne znaczenie ma jednak 5 element układanki, czyli system raportowania dający przejrzysty obraz faktycznego stanu firmy bazujący na danych prezentowanych w czasie rzeczywistym. Menedżerowie mają pewność aktualności informacji, otrzymując najważniejsze raporty praktycznie „od ręki”. System alertów daje możliwość błyskawicznej reakcji na niepokojące zjawiska. Co istotne, kierownicy projektów mogą śledzić indywidualnie dobrane kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). System sprawia, że zamiast koncentrować się na poszukiwaniu straconego czasu, pieniędzy i pracowników, dyrektorzy generalni, kierownicy projektów i inne osoby zarządzające mogą podejmować decyzje na podstawie rzetelnych prognoz.

Źródło: www.maconomy.pl