Jest to jedna z największych instalacji SAP ERP HCM w Polsce, bo wdrożeniem zostało objętych 40 tys. pracowników PKP PLK S.A., a ilość użytkowników korzystających z sytemu w obszarze HCM wynosi 460. Wdrożenie pozwoliło na osiągnięcie wymiernych korzyści przez Klienta takich jak spójność, jednorodność procesów i raportowanie w zakresie realizacji i planowania szkoleń w ramach całej organizacji. Projekt został zrealizowany w zakładanym czasie i budżecie. Po wdrożeniu, system SAP HCM w pełni zintegrowany z innymi obszarami SAP wdrożonymi w PKP PLK S.A., stał się systemem źródłowym w zakresie gromadzenia danych pracowników i zasilania innych systemów spółki.

O przebiegu projektu, zaangażowaniu wykonawców w projekt oraz o korzyściach osiągniętych przez Klienta opowiada Dyrektor Projektu w PKP PLK S.A. Grażyna Krusiewicz.

W 2009r. spółka PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. podjęła decyzję o rozpoczęciu wdrożenia kolejnego modułu systemu SAP ERP Zarządzania kapitałem ludzkim, a od kwietnia 2010r. rozpoczęto wdrożenie modułu SAP ERP HCM w obszarze zarządzania szkoleniami, zarządzania pełnomocnictwami oraz w zakresie opracowania funkcjonalności Karty Opisu Stanowiska (KOS). Zgodnie z wcześniej zaplanowanym harmonogramem realizacja projektu w zakresie szkoleń zakończyła się pomyślnym Startem produktywnym w styczniu 2011r., natomiast w zakresie zarządzania pełnomocnictwami nastąpiła w marcu 2011r. Odbiór końcowy projektu, po zakończeniu Fazy 5 - wsparcia po Starcie produktywnym odbył 30 kwietnia 2011r. Ważnym krokiem wdrożenia było zdefiniowanie ogólnych celów biznesowych, opracowanie analizy przedwdrożeniowej oraz analizy uszczegółowienia procesów biznesowych w Fazie 1 wdrożenia. Przy czym ważne było aby pokrywały się z prowadzoną działalnością Spółki oraz umożliwiły wprowadzenie nowych procesów i zmian w obszarach zgodnie z potrzebami Spółki. Nie można było bagatelizować tego procesu, gdyż miał on wpływ na pozostałą część całego przedsięwzięcia. Jednym z podstawowych założeń podczas definiowania celów i zakresu projektów było, aby był on w taki sposób zdefiniowany, by później możliwe było sprawdzenie efektywności wdrożonego systemu. Z wdrożeniem systemu SAP ERP wiązało się wiele wątpliwości, wyzwań i niełatwych decyzji oraz pytań czy za rok, wdrożone rozwiązanie okaże się udanym i zyskownym rozwiązaniem dla Spółki. Podstawą sukcesu wdrożenia systemu w Spółce PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. było zaangażowanie Kierownictwa Spółki, zespołów wdrożeniowych, konsultantów wykonawcy i podwykonawcy, pracowników przygotowujących dane do migracji, uczestnictwo w szkoleniach oraz przeświadczenie, że wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych, odzwierciedlających często zmienione procesy biznesowe, służą osiągnięciu określonych celów gospodarczych. Wdrożenie systemu SAP ERP HCM nie było projektem „samym dla siebie”, ale zostało podporządkowane określonej wizji biznesowej Spółki. System miał być systemem źródłowym w zakresie danych pracowniczych i struktury organizacyjnej dla wszystkich systemów funkcjonujących w Spółce. Cel taki został osiągnięty.

Co zyskała Spółka w wyniku wdrożenia części funkcjonalności SAP ERP HCM?

Od stycznia 2011 r. nastąpiła zmiana obsługi procesu zatrudniania i zwalniania pracowników. Wcześniej proces ten był obsługiwany w systemie płacowo-kadrowym PK, obecnie następuje to w module SAP ERP HCM, który posiada drzewiastą strukturę organizacyjną, ułatwiającą zarządzanie zasobami pracowniczymi. Każdy pracownik posiada unikatowy identyfikator przez cały okres zatrudnienia w Spółce, co umożliwia przekazywanie bazy pracowników do innych systemów bądź aplikacji. W zakresie zarządzania szkoleniami funkcjonalność modułu HCM posiada katalog szkoleń, firm oraz katalog ofert szkoleniowych. Umożliwia przygotowywanie planów szkoleniowych poprzez wstępne rezerwacje, planowanie terminów, rejestrację uczestników oraz rezerwacje docelowe. Zapewnia planowanie i kontrolę wykorzystania budżetów szkoleniowych oraz analizę kosztów szkoleń. Funkcjonalność modułu została rozszerzona o dodatkowe procesy: gromadzenie pełnomocnictw - gdzie przy wykorzystaniu narzędzia Adobe Forms, możliwe jest tworzenie pełnomocnictw udzielanych przez Zarząd Spółki i ustanowionych pełnomocników na podstawie opracowanych wzorów, ich edycja i rejestracja oraz funkcjonalność Karta Opisu Stanowiska (KOS), która umożliwia wypełnianie karty poprzez wybieranie z rozwijanej listy, dostępnych zadań realizowanych na stanowisku pracy w danej komórce, możliwość edycji, umiejscowienie poszczególnych stanowisk pracowników w opisanej strukturze organizacyjnej, przechowywanie historii zmian kart, wielowymiarowe raportowanie wprowadzonych danych oraz identyfikację luk kompetencyjnych.

Jak przygotowywano Migrację danych i Start produktywny w tak dużej Spółce?

Podobnie jak w poprzednich wdrożeniach Start produktywny modułu SAP ERP HCM nastąpił równocześnie we wszystkich jednostkach organizacyjnych Spółki metodą Big-Bang. Przeprowadzono szereg testów modułowych oraz integracyjnych, z uwagi na współpracę modułu (HCM) z obszarami wcześniej wdrożonymi: Finansów (FI-AA, FI), Kontrolingu (CO), Sprzedaży (SD), a także z systemem płacowo-kadrowym (PK). Przeprowadzono także testy regresywne. Migracja danych była wielkim wyzwaniem dla spółki. Podczas migracji uruchomiono również proces weryfikacji danych oraz ich uzupełnienia. W przygotowanie danych do migracji zaangażowano pracowników z wszystkich jednostek organizacyjnych. Do wprowadzonej struktury organizacyjnej przypisano ok. 40 tyś. pracowników Spółki, uzupełniono dane o kwalifikacjach; umowy na dokształcanie, przypisano pracowników do projektów unijnych POIiŚ oraz sprawdzono tysiące danych przed migracją na środowisko produkcyjne SAP. Właściwy dobór pracowników do zespołów projektowych miał ogromne znaczenie dla realizacji projektu. Członkowie zespołu stali się wewnętrznymi ekspertami w zakresie funkcjonowania i obsługi nowych rozwiązań. Obecnie ich rolą jest aktywne wspieranie pracy wszystkich użytkowników korzystających z systemu SAP ERP. Czas, w którym realizowano projekt został wykorzystany do przygotowania się do tej roli. Aktywne wspieranie pracy użytkowników końcowych jest doskonałą okazją do ugruntowania swojej wiedzy i umiejętności, które wykorzystywane są obecnie i będą w dalszej pracy z nowym systemem i jego przyszłym rozwojem.

Szkolenia użytkowników końcowych – czy w tak krótkim czasie udało się efektywnie przeszkolić wszystkich użytkowników SAP ERP HCM?

Przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników końcowych było przy skali spółki PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. nie lada wyzwaniem. Ich charakter był ściśle związany z docelową rolą użytkownika w ramach obsługi rozwiązań SAP ERP. Założeniem szkoleń dla użytkowników końcowych było uzyskanie sprawności w posługiwaniu się systemem SAP ERP HCM, pozwalającej na samodzielną pracę z systemem. Razem przeszkolono 460 osób. W zakresie wsparcia szkoleń i późniejszej pracy użytkowników końcowych w narzędziu SAP Productivity Pack przygotowano 34 podręczniki użytkownika ze szczegółowym opisem kroków postępowania w zakresie obsługi procesów biznesowych zaimplementowanych w systemie SAP. Szkolenia cieszyły się dużą popularnością w Spółce, były traktowane przez pracowników jako wyróżniające, zwiększające kompetencje pracowników. Szkolenia były prowadzone przez konsultantów wykonawcy i podwykonawcy. Konsultanci podczas szkoleń przekazywali wiedzę merytoryczną w sposób fachowy, dostosowany do potrzeb uczestników. Szkolenia spełniły zarówno oczekiwania uczestników jak i założenia projektowe.

Jak wybór wykonawcy/podwykonawcy oraz współpraca z nim podczas realizacji projektu wpłynęła na osiągnięcie zakładanych celów biznesowych?

W tym miejscu musimy nadmienić, iż na szczególne podziękowanie zasługuje Podwykonawca wdrożenia firma Plaut Consulting Polska, która sprawowała stały nadzór nad przebiegiem funkcjonalnym wdrożenia SAP ERP HCM w naszej Spółce. Doświadczenie konsultantów, ich kompetencje oraz zaangażowanie pozwoliły na sprawne identyfikowanie i rozwiązywanie problemów. Bieżący kontakt naszych pracowników z doradcami firmy Plaut oraz spotkania konsultacyjne odbywające się zgodnie z przyjętym harmonogramem, pozwoliły na wyczerpującą analizę funkcjonalną, której efektem był dokument Koncepcji Biznesowej i skonfigurowany system zgodnie z oczekiwaniami biznesu naszej Spółki.

Dane organizacyjno-merytoryczne dotyczące projektu

Zespół Projektowy

Zaangażowanie Kierownictwa PKP PLK S.A. oraz delegowanie do projektu kompetentnego i zdeterminowanego zespołu, posiadającego jasną wizję odnośnie przyszłego systemu, było podstawą sukcesu projektu. Ze strony Spółki PKP Polskie Linie Kolejowe S.A projekt wdrożenia systemu SAP ERP HCM był nadzorowany przez Biuro Informatyki: Zastępcę Sponsora Projektu w obszarze IT Mirosława Majsterka i Dyrektora Projektu Grażynę Krusiewicz. Sponsorat merytoryczny Projektu wdrożenia systemu SAP HCM objęła Dyrektor Biura Spraw Pracowniczych Waleria Mermer-Kowalska.

PKP Informatykę Kolejową reprezentowali: Tadeusz Turzyński – Dyrektor Projektu/Dyrektor Biura Systemów Wspomagających Zarządzanie oraz Dominik Olszewski – Kierownik Projektu Ze strony Plaut Consulting Polska projekt był prowadzony przez: Joachima Krzywika – Dyrektor Projektu/Prezes Plaut Consulting Polska oraz Joannę Forkajm-Stachura – Kierownik Projektu/Unit Manager SAP HCM.

Zespół wdrożeniowy PKP Polskie Linie Kolejowe S.A składał się z osób decyzyjnych merytorycznie odpowiedzialnych za wdrażane obszary. W skład zespołu konsultantów wchodzili konsultanci PKP IK oraz konsultanci Plaut Consulting Polska.

Właściwy dobór merytoryczny zespołu wdrożeniowego, dynamiczne kierowanie projektem oraz zaangażowanie do prac projektowych doświadczonych konsultantów firmy PLAUT było jednym z kluczowych czynników sukcesu projektu.

Wdrożone funkcjonalności

Funkcjonalności SAP ERP wdrożone w ramach systemu SAP ERP HCM w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. to:

• Gospodarka kadrowa
• Zarządzanie organizacją
• Rozwój kadr
• Zarządzanie szkoleniami
• Zarządzanie Pełnomocnictwami

Wdrożone rozwiązania zostały w pełni zintegrowane z funkcjonalnościami systemu SAP ERP w obszarze finansów , controllingu i logistyki oraz systemem kadrowo-płacowym PK.

Na szczególną uwagę zasługuje funkcjonalność Zarządzania szkoleniami, która została dostosowana do szerokich potrzeb klienta oraz funkcjonalność Pełnomocnictw zrealizowana w technologii SAP Adobe Forms.

Funkcjonalność Zarządzania szkoleniami objęła wszystkie procesy obsługiwane w PKP Polskie Linie Kolejowe:

• obsługę procesu szkoleniowego end-to-end,
• obsługę procesu dokształcania obowiązującego w PKP PLK (rejestracja umów, możliwość drukowania umów/aneksów, wyliczanie kosztów dokształcania w zależności od decyzji na podstawie której zostały zawarte, wyliczanie kosztów do zwrotu, raportowanie danych, transfer danych do systemu kadrowo-płacowego PK, zwrot kosztów wypłaconych w PK do HCM),
• planowanie szkoleń i proces dokształcania pracowników,
• planowanie i realizacja budżetu szkoleniowego w rozproszeniu na jednostki organizacyjne firmy,
• planowanie/realizacja szkoleń, bieżące utrzymanie bazy / oferty szkoleniowej,
• statystyki kosztów planowanych i rzeczywistych w zakresie realizacji szkoleń i dokształcania,
• integracja z funkcjonalnością Rozwój kadr w zakresie aktualizacji profilu kwalifikacji pracownika o kwalifikacje /kompetencje,
• niestandardowe rozwiązanie integrujące SAP HCM Zarządzanie szkoleniami z funkcjonalnościami innych obszarów SAP ERP poprzez realizacje automatycznych zamówień na usługi szkoleniowe, zleceń sprzedaży, transferze kosztów rzeczywistych do SAP HCM oraz automatycznego księgowania kosztów szkoleń w module finansowym i kontrolingowym (SAP ERP FI, CO) ,
• niestandardowe rozwiązanie integrujące system SAP ERP HCM z systemem płacowym PK w zakresie transferu struktury organizacyjnej tworzonej w systemie SAP HCM .

W ramach wdrożenia systemu SAP ERP HCM w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. została uruchomiona funkcjonalność umożliwiająca tworzenie, edycję, drukowanie i przypisanie pełnomocnictw w formacie PDF dla pracowników PKP PLK oraz osób współpracujących ze Spółką. Do realizacji procesu wykorzystano technologię SAP Adobe Forms oraz funkcjonalność SAP DMS (Zarządzanie dokumentami). Rozwiązanie to umożliwiło stworzenie edytowalnych formularzy, zapamiętujących dane wprowadzane przez użytkownika.

Formularze Abobe wykorzystują XML do przechowywania danych formularza oraz informacje o layoucie. Interaktywny formularz uzupełniany jest w trybie online. Po wydrukowaniu pełnomocnictwa i podpisaniu przez Zarząd lub inne Osoby Odpowiedzialne pełnomocnictwo zostaje zeskanowane i przypisane do pracownika, któremu zostało udzielone. Przypisane do osoby podpisane pełnomocnictwo poprzez funkcje SAP DMS (zarządzenia dokumentami) są widoczne online w systemie SAP HCM.

Źródło: www.plaut.pl