Zarządzanie podróżami służbowymi – efektywniej, taniej i bardziej mobilnie

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 26 czerwiec 2013

Zarządzanie podróżami służbowymi – efektywniej, taniej i bardziej mobilnie

Mimo, że w dobie globalnego biznesu technologia daje coraz więcej możliwości zdalnej obecności w najodleglejszych zakątkach świata, a trudna sytuacja ekonomiczna wymaga od firm optymalizacji kosztów, podróże biznesowe nadal postrzegane są jako jeden z najskuteczniejszych sposobów kontaktu z klientami i partnerami. Efektywne zarządzanie podróżami służbowymi w dużych organizacjach nadal także stanowi wyzwanie. Jak w takim razie usprawnić proces zarządzania podróżami i zwiększyć kontrolę nad generowanymi przez nie kosztami?

Zarządzanie podróżami służbowymi jest procesem, który na wszystkich etapach angażuje nie tylko samego pracownika, ale także jego przełożonych oraz dział HR. Wnioskowanie o podróż, jej planowanie, rejestracja kosztów, ich rozliczenie i księgowanie to czynności, które w zdecentralizowanych organizacjach zwykle wymagają ręcznego wykonania licznych czynności i przetworzenia dziesiątek papierowych dokumentów. Cały ten proces można jednak zautomatyzować między innymi dzięki funkcjonalnościom systemu SAP HR, który umożliwia sprawniejsze i efektywniejsze zarządzanie podróżami służbowymi od etapu złożenia wniosku, aż po zaksięgowanie rozliczenia podróży.

Koszty podróży służbowych stanowią drugi co do wielkości po wynagrodzeniach blok kosztów operacyjnych w organizacjach. Dlatego tak istotne jest usprawnienie zarządzania całym cyklem życia podróży służbowej. Automatyzacja tego procesu prowadzi do lepszej kontroli kosztów i ograniczenia do minimum czasu przeznaczanego na zarządzanie podróżami służbowymi przez pracowników, menedżerów i specjalistów HR, dzięki czemu mogą się oni skoncentrować na realizacji celów biznesowych. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Pierwszym etapem zarządzania podróżą służbową jest złożenie wniosku. Dzięki informatyzacji całego procesu pracownik za pomocą kokpitu samoobsługi pracowniczej wprowadza do systemu dane takie jak daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia podróży, miejsce docelowe i, w razie potrzeby, wniosek o zaliczkę. Następnie, wypełniony w formie elektronicznej wniosek trafia do menedżera, który korzystając z narzędzi samoobsługi menedżerskiej zatwierdza go lub odrzuca z podaniem przyczyny. Na etapie planowania podróży dużym ułatwieniem jest z kolei możliwość wykorzystania popularnych systemów rezerwacji oraz stosowania mechanizmów kontroli zgodnych z polityką danej organizacji, dotyczącej dozwolonych wydatków dla danej grupy pracowników, linii lotniczych, limitów kosztów noclegów czy wypożyczalni samochodów.

Co ciekawe, moduł zarządzania podróżami służbowymi w systemie SAP HR na etapie planowania umożliwia uwzględnienie nie tylko polityki firmy, ale także preferencji pracownika dotyczących, np. wyboru miejsca w samolocie czy typu łóżka w hotelu – dodaje Teresa Olszewska.

Zaakceptowane wnioski są rozliczane i przesyłane do rachunkowości. Natomiast po zakończeniu podróży służbowej w systemie następuje rejestracja poniesionych wydatków, dane zapisane na etapie wniosku (np. daty i godziny podróży) są aktualizowane, system automatycznie liczy potrącenia za noclegi i posiłki, ryczałty za przejazdy, zarejestrowane zostają rzeczywiste wydatki, a nawet droga przebyta wskazanym pojazdem. Następnie, podróż służbowa wraz z kosztami przesyłana jest do menedżera i tam zatwierdzana lub odrzucana. Zwroty lub potrącenia z rozliczonych podróży realizowane są poprzez listę płac lub bezpośrednio w rachunkowości.

Zarządzanie podróżami służbowymi może odbywać się nie tylko poprzez serwisy samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, ale także przy użyciu urządzeń mobilnych. Dzięki dedykowanym aplikacjom współpracującym z firmowym systemem SAP pracownicy i menedżerowie mogą, będąc poza biurem, realizować czynności takie jak wnioskowanie o podróż, wprowadzanie wydatków czy też zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków i rozliczeń podróży z poziomu służbowego smartfona czy tabletu – dodaje Teresa Olszewska.

Źródło: GAVDI

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość