GAVDI Polska S.A. oraz it Works S.A zrealizowały projekt wdrożenia elektronicznej teczki osobowej w firmie GDF SUEZ Energia Polska, będącej największym wytwórcą energii w południowo – wschodniej Polsce. W ramach projektu firmy dokonały digitalizacji dotychczasowego archiwum papierowych dokumentów pracowniczych w celu zapewnienia szybszego i łatwiejszego dostępu do teczek osobowych pracowników oraz usprawnienia codziennej pracy administracyjnej.

W ramach współpracy firma GAVDI dostarczyła aplikację eTeczka umożliwiającą przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów oryginalnych, papierowych dokumentów. it Works S.A było odpowiedzialne za przygotowanie procedur digitalizacji oraz za sam proces skanowania kilkudziesięciu tysięcy historycznych dokumentów wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie od 1986 r., w tym umów o pracę, świadectw pracy czy zaświadczeń o zatrudnieniu.

Do tej pory korzystaliśmy wyłącznie z archiwum papierowych dokumentów, co powodowało, że uzyskanie dostępu do informacji potrzebnych w codziennej pracy administracyjnej zajmowało dużo czasu. Odkąd rozpoczęliśmy pracę z elektronicznymi teczkami osobowymi widzimy konkretne ułatwienie dostępu i oszczędności czasu. Planujemy, aby docelowo wybrane dokumenty z elektronicznego archiwum były dostępne także z poziomu samoobsługi pracowniczej. – mówi Paweł Żbikowski, CIO w GDF SUEZ Energia Polska SA.

Po zeskanowaniu dokumentów każdy z nich przypisywany jest do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, dając specjalistom Działu Spraw Pracowniczych szybki i łatwy dostęp do dokumentów pracowniczych oraz możliwość łatwego przeszukiwania zasobów elektronicznego archiwum za pomocą komputera. Odpowiednie dokumenty mogą zostać wyszukane zarówno z poziomu teczki konkretnego pracownika, jak i kartoteki pracowniczej. Istnieje także możliwość zbiorczego wyszukiwania dokumentów w eTeczkach za pomocą dedykowanego raportu.

Elektroniczna teczka osobowa jest integralną częścią systemu SAP HCM, co oznacza, że z punktu widzenia interfejsu użytkowników SAP nie zachodzą żadne poważne zmiany. Zyskują oni natomiast rozszerzenie funkcjonalności systemu, dające bardzo duży wachlarz nowych możliwości. – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A.

Przeprowadzenie procesu cyfryzacji kilkudziesięciu tysięcy papierowych dokumentów wymagało od nas stworzenia odpowiednich procedur pozwalających na wykonanie skanowania dużej ilości dokumentów oraz specjalnego narzędzia, które pozwoliło na sprawne masowe wprowadzanie danych, a następnie ich migrację do systemu SAP. Nie bez znaczenia były także kwestie ochrony danych osobowych, którym należało poświęcić szczególną uwagę. – mówi Paweł Jachyra, Dyrektor Działu Sprzedaży it Works S.A.

Źródło: GAVDI