Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 13 maj 2014

Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Grupa Żywiec S.A. od kwietnia b.r. korzysta z elektronicznych teczek osobowych pracowników. Rozwiązanie eTeczka wdrożone przez firmę GAVDI Polska S.A. usprawniło pracę działu personalnego, pozwalając docelowo na zarządzanie dokumentami osobowymi dla 4,5 tysiąca pracowników w formie elektronicznej.

Grupa Żywiec podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania GAVDI eTeczka ze względu na trwający obecnie proces przekształcania działu administracji personalnej oraz płac, funkcjonujących w ramach działu personalnego Grupy Żywiec SA, w Centrum Usług HR dla całej Grupy. Wymagał on przede wszystkim optymalizacji realizowanych dotychczas procesów kadrowych. Wdrożenie eTeczki rozszerzyło funkcjonalność działającego w firmie systemu SAP HCM. Dzięki temu Grupa Żywiec S.A. zyskała możliwość przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z cyfrowych dokumentów jest przypisywany do konkretnego pracownika w systemie do zarządzania kadrami, dając specjalistom działu HR łatwy i bieżący dostęp do teczek osobowych bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, tym samym ułatwiając im codzienną pracę administracyjną.

Projekt skanowania rozpoczął się już w grudniu ubiegłego roku i zostanie zakończony do końca maja 2014. Zeskanowania wymagało 4500 teczek osobowych. Każda z nich zawiera średnio kilkadziesiąt dokumentów, co przekłada się na liczbę około 250 tys. dokumentów, które należy obsłużyć w procesie skanowania z zachowaniem ich systematyki i podziału.

Zarządzanie dokumentacją tak dużej liczby pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się wyłącznie na papierowych wersjach. Dzięki aplikacji eTeczka pracownicy Działu HR mają teraz łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem. - mówi Grażyna Rzehak, Dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec S.A.

Obecnie kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy, umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, bieżące deklaracje PIT czy inne dokumenty, których archiwizacja wymagana jest przez ustawodawcę, przechowywane są w odpowiednich sekcjach elektronicznej teczki osobowej pracownika – A, B lub C. Ze względu na specyficzne potrzeby Grupy Żywiec, stworzona została także dodatkowa czwarta sekcja, w której mogą być przechowywane wszystkie inne dokumenty pracownicze niewymagane do archiwizacji w obowiązujących przepisach prawa. Rozwiązanie pozwala nie tylko znacznie szybciej wyszukiwać konkretne dokumenty, ale również weryfikować ich ewentualny brak w teczce osobowej danego pracownika. Na uwagę zasługuje przede wszystkim krótki czas wdrożenia. Rozwiązanie było gotowe do użycia już po niespełna miesiącu od rozpoczęcia prac, dzięki czemu Grupa Żywiec mogła rozpocząć dodawanie do systemu skanów archiwalnych dokumentów pracowniczych i stopniowo udostępniać je pracownikom Działu HR – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A. To pierwszy projekt zrealizowany przed GAVDI Polska S.A. dla Grupy Żywiec. Do tej pory autorskie rozwiązanie GAVDI eTeczka zostało wdrożone także m.in. w GDF Suez Energia Polska S.A. i T-Mobile Polska S.A.

Źródlo: GAVDI POLSKA

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość