Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Grupa Żywiec S.A. od kwietnia b.r. korzysta z elektronicznych teczek osobowych pracowników. Rozwiązanie eTeczka wdrożone przez firmę GAVDI Polska S.A. usprawniło pracę działu personalnego, pozwalając docelowo na zarządzanie dokumentami osobowymi dla 4,5 tysiąca pracowników w formie elektronicznej.

 
Grupa Żywiec podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania GAVDI eTeczka ze względu na trwający obecnie proces przekształcania działu administracji personalnej oraz płac, funkcjonujących w ramach działu personalnego Grupy Żywiec SA, w Centrum Usług HR dla całej Grupy. Wymagał on przede wszystkim optymalizacji realizowanych dotychczas procesów kadrowych. Wdrożenie eTeczki rozszerzyło funkcjonalność działającego w firmie systemu SAP HCM. Dzięki temu Grupa Żywiec S.A. zyskała możliwość przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z cyfrowych dokumentów jest przypisywany do konkretnego pracownika w systemie do zarządzania kadrami, dając specjalistom działu HR łatwy i bieżący dostęp do teczek osobowych bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, tym samym ułatwiając im codzienną pracę administracyjną.

Projekt skanowania rozpoczął się już w grudniu ubiegłego roku i zostanie zakończony do końca maja 2014. Zeskanowania wymagało 4500 teczek osobowych. Każda z nich zawiera średnio kilkadziesiąt dokumentów, co przekłada się na liczbę około 250 tys. dokumentów, które należy obsłużyć w procesie skanowania z zachowaniem ich systematyki i podziału.
Zarządzanie dokumentacją tak dużej liczby pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się wyłącznie na papierowych wersjach. Dzięki aplikacji eTeczka pracownicy Działu HR mają teraz łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem. - mówi Grażyna Rzehak, Dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec S.A.
Obecnie kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy, umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, bieżące deklaracje PIT czy inne dokumenty, których archiwizacja wymagana jest przez ustawodawcę, przechowywane są w odpowiednich sekcjach elektronicznej teczki osobowej pracownika – A, B lub C. Ze względu na specyficzne potrzeby Grupy Żywiec, stworzona została także dodatkowa czwarta sekcja, w której mogą być przechowywane wszystkie inne dokumenty pracownicze niewymagane do archiwizacji w obowiązujących przepisach prawa. Rozwiązanie pozwala nie tylko znacznie szybciej wyszukiwać konkretne dokumenty, ale również weryfikować ich ewentualny brak w teczce osobowej danego pracownika. Na uwagę zasługuje przede wszystkim krótki czas wdrożenia. Rozwiązanie było gotowe do użycia już po niespełna miesiącu od rozpoczęcia prac, dzięki czemu Grupa Żywiec mogła rozpocząć dodawanie do systemu skanów archiwalnych dokumentów pracowniczych i stopniowo udostępniać je pracownikom Działu HR – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A. To pierwszy projekt zrealizowany przed GAVDI Polska S.A. dla Grupy Żywiec. Do tej pory autorskie rozwiązanie GAVDI eTeczka zostało wdrożone także m.in. w GDF Suez Energia Polska S.A. i T-Mobile Polska S.A.

Źródlo: GAVDI POLSKA

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top