Jak w kilku krokach wybrać system IT wspierający HR?

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 06 maj 2016

GAVDI POLSKA

Jak w kilku krokach wybrać system IT wspierający HR?

Odpowiednio dobrane rozwiązanie do zarządzania zasobami ludzkimi to w dzisiejszych czasach już nie tylko pożądane udogodnienie, ale konieczność. By systemy informatyczne wspierały zarządzanie wydajnością i rozwojem pracowników, optymalizowały czynności administracyjne oraz umożliwiały pozyskiwanie wielopłaszczyznowych analiz, powinny być dopasowane do potrzeb i oczekiwań pracowników działu HR oraz zgodne z planami biznesowymi całej organizacji. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego rozwiązania, a także wiarygodnego partnera, który przeprowadzi firmę przez ten proces.

REKLAMA

Pierwszym pytaniem, które należy sobie postawić przy wyborze systemu informatycznego jest: jakie efekty biznesowe i w jakim czasie firma chce osiągnąć w wyniku wdrożenia?. Należy określić, czy potrzebne i możliwe jest wdrożenie kompleksowego rozwiązania obsługującego całość zagadnień zarządzania kadrami, czy też narzędzie wspierające pojedynczy wybrany proces lub rozłożenie przedsięwzięcia w czasie. W tej sytuacji należy ustalić, które obszary są najważniejsze lub najpilniejsze i właśnie od nich zacząć prace, a kolejne elementy można wdrażać później. Inną możliwością jest zakup narzędzia do obsłużenia bieżącej potrzeby i użycia go jednorazowo albo na krótko z docelowym założeniem, że potrzebne będzie rozwiązanie wspierające całościowo politykę HR. W ten sposób firma otrzymuje cel, ogólny zakres i szkic harmonogramu wdrożenia. To dobry punkt wyjścia do dalszych prac – podkreśla Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy specjalizującej się w informatycznym wsparciu procesów zarządzania kapitałem ludzkim.

Drugi krok to określenie budżetu. Jedną z metod, dzięki której można to zrobić, jest rozesłanie do bazy dostawców zapytania o informację (tzw. Request for Information) i zebranie odpowiedzi. Jest to standardowe działanie wielu organizacji, które pozwala rozeznać się w sytuacji na rynku rozwiązań i firm wdrożeniowych. Po wewnętrznej akceptacji planowanego budżetu oraz sprawdzeniu dostępności ludzi, którzy mają wejść w skład zespołu projektowego klienta można już bardziej precyzyjnie zaplanować harmonogram działań – procesu zakupowego, podpisania umowy, rozpoczęcia projektu.

Kolejny etap to sporządzenie krótkiej listy systemów i dostawców. Głównym celem tego działania jest potwierdzenie i doprecyzowanie kryteriów wyboru docelowego rozwiązania. Istnieje kilka elementów, które należy określić. Po pierwsze warto ustalić, jakiej klasy rozwiązanie będzie najlepsze dla organizacji i jej potrzeb – porównywanie światowej klasy parametryzowalnych rozwiązań z lokalnymi gotowymi produktami ‘z półki’ będzie niemiarodajne i może utrudniać rozeznanie w ofercie produktowej. Warto przy tym brać pod uwagę rankingi przygotowywane przez analityków Gartnera czy IDC, dzięki którym firma otrzymuje informacje o produkcie i jego możliwościach z zaufanego źródła. Decyzję o wybraniu systemu informatycznego warto podejmować również w oparciu o referencje produktu czy liczbę klientów, którzy korzystają z tego rozwiązania. To, co jest ważne to podejście producenta do rozwoju oprogramowania i jego wsparcia technicznego. Firma musi mieć pewność, że kupuje rozwiązanie, które będzie rozwijane, bez konieczności wykonywania długotrwałych oraz kosztownych upgrade’ów. – dodaje Teresa Olszewska.

Z krótkiej listy pozostaje już tylko wybór właściwego rozwiązania oraz partnera do wdrożenia. Doświadczenie konsultantów, ich formalna edukacja (np. odpowiednie certyfikaty), wielkość zespołu firmy wdrożeniowej czy realizacja podobnych projektów w przeszłości to podstawowe aspekty, które powinny być brane pod uwagę przy wyborze partnera. Są one kluczowe, by wdrożenie zostało przeprowadzone bez opóźnień i problemów, które mogą wpłynąć na powodzenie całego projektu.

Wybór systemu informatycznego, który najbardziej odpowiada celom i oczekiwaniom firmy, to dopiero początek drogi prowadzącej do efektu w postaci wdrożonego rozwiązania wspierającego biznes firmy. Od pomysłu wdrożenia systemu informatycznego do jego użytkowania jest długa droga, ale im lepiej przeprowadzi się proces wyboru, tym mniej problemów pojawi się później.

Niestety dość często zdarza się, że klienci nie doszacowują czasu, który jest potrzebny na realizację tych kroków, np. zakłada się, że wybór rozwiązania, podpisanie umowy i rozpoczęcie projektu zamknie się w ciągu jednego miesiąca. Tymczasem, im potencjalny projekt jest większy, tym trudniej jest i potencjalnym dostawcom oraz klientom dotrzymać takiego terminu. Przygotowanie rzetelnej oferty faktycznie odpowiadającej na potrzeby klienta wymaga dyskusji, dopracowania zakresu, określenia priorytetów, przemyślanego ułożenia etapów oraz wynegocjowania umów. Warto na te działania przeznaczyć około 2 – 3 miesięcy.

Źródło: GAVDI Polska

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość