Zarządzanie czasem dla efektywnych menedżerów

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 11 marzec 2017

UNIT4

Zarządzanie czasem dla efektywnych menedżerów

Każdy menedżer powinien dobrze opanować umiejętność zarzadzania czasem, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie czasem swojego zespołu. Jakie są obecne trendy i co można zrobić, aby umiejętnie im sprostać?

REKLAMA

Zarządzanie czasem stanowi wyzwanie dla wielu profesjonalistów, szczególnie w obecnych czasach, gdy technologie mobilne (smartfony, tablety) doprowadziły do sytuacji, kiedy pracować możemy z każdego miejsca i w dowolnym czasie. Aby komunikacja w zespole usprawniała, a nie hamowała postępy w pracy, każdy menedżer musi dobrze opanować tę umiejętność.

Trend 1. Millenialsi chcą elastycznych godzin pracy

Obecnie wielu pracowników ceni sobie elastyczne godziny pracy. Zwłaszcza millenialsi postrzegają pracę w taki sposób, że liczy się to, co i ile zrobią, a nie, gdzie to zrobią. Wyniki badania „Evolution of Work” przeprowadzonego w 2016 r. przez instytut badawczy ADP Research Institute wyraźnie pokazują pozytywne nastawianie badanych osób do prognozowanych trendów w tym zakresie:

Firmy, które nie będą oferowały możliwości pracy zdalnej, mogą stracić wielu zdolnych i efektywnych pracowników, zwłaszcza jeśli mówimy o przedstawicielach pokolenia „Y”, oraz „Z” — zauważa Mirosława Wojtowicz, HR Country Manager, w firmie Unit4 Polska.

Powyższe słowa potwierdzają kolejne wyniki badania ADP Research Institute:

Menedżerowie powinni zaadresować ten trend i dostosować swój system zarządzania czasem i komunikacji w taki sposób, aby zespoły zdalne mogły pracować równie wydajnie, jak osoby znajdujące się w siedzibie firmy.

Przepływ informacji i wydajność pracy zdalnej nie powinny się różnić od efektów pracy w biurze — dodaje Wojtowicz.

Często okazuje się jednak, że firma może mieć duże chęci, ale sam pracownik nie nadaje się do pracy zdalnej – dom jest dla niego przestrzenią prywatną, w której nie potrafi się skupić na zadaniach i rozprasza go wiele rzeczy, z którymi nie ma do czynienia w biurze. Dlatego zanim podejmiemy decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej, warto przeprowadzić indywidualne testy psychologiczne, aby ocenić czy pracownik jest m.in. ekstrawertykiem czy introwertykiem, czy lubi pracować w przestrzeniach otwartych, czy też preferuje małe biuro, które dzieli co najwyżej z jednym współpracownikiem. W sporządzeniu takich testów może pomóc coach, psycholog, jak również specjalista ds. HR.

Firmy, które zdecydują się zaakceptować pracę zdalną, powinny też wdrożyć odpowiednie metody zarządzania. Mając pracownika w siedzibie firmy w zasięgu wzroku, możemy na bieżąco obserwować jego wydajność i gdy poradzi sobie z jednym zadaniem, zlecić mu kolejne. W przypadku pracy zdalnej nie można myśleć „czasowo”, bo nie wiemy, kiedy dokładnie dana osoba zakończy zadanie i będzie mogła przejść do następnego. Co zatem się sprawdza? Rozliczanie pracownika z rezultatów, a nie z czasu pracy. Chodzi o podejście projektowe, czyli pozostawienie zatrudnionemu niejako wolnej ręki podczas realizacji zadań i egzekwowanie samych efektów jego pracy.

Trend 2. Monitorować czy nie monitorować?

Z pracą zdalną wiąże się kwestia monitorowania czasu pracy. Nie powinno dziwić, że pracodawcy mają obawy dotyczące faktycznej wydajności pracowników zdalnych. Firma DeskTime, specjalizująca się w systemach do śledzenia czasu pracy, podkreśla, że przeciętny pracownik aż 65 godz. miesięcznie spędza na portalach społecznościowych, 30 proc. zespołu załatwia w pracy prywatne sprawy, a 19 proc. traci czas na prywatne rozmowy telefoniczne.

Ale czy warto instalować na komputerach pracowników oprogramowanie do monitorowania tego, na jakie strony wchodzą i ile czasu poświęcają na poszczególne aktywności?

Aplikacje monitorujące mogą zniechęcić ludzi do pracy i sprawić, że poczują się napiętnowani – przestrzega przedstawicielka Unit4 Polska.

Zalecana praktyka to, poza podejściem projektowym, przydzielanie konkretnych terminów wykonania danych prac, które zostaną zaakceptowane przez obie strony. Pracownicy docenią takie podejście, ponieważ nikt wtedy nie zagląda im w ekran komputera, mają autonomię i odczuwalne jest wzajemne zaufanie po stronie pracodawcy i pracownika.

Trend 3. Nowoczesne oprogramowanie wspomagające zarządzanie czasem

Menedżerowie mogą podnieść produktywność w zespole, jeśli zaczną korzystać z oprogramowania do zarządzania czasem (którego nie należy mylić z monitorowaniem i „szpiegowaniem” pracowników!).

Dobrej jakości oprogramowanie traktuje proces zarządzania czasem pracy kompleksowo i wspiera liderów zespołów m.in. w zarządzaniu godzinami nadliczbowymi poprzez bilansowanie nadgodzin dla członków zespołu. Takie oprogramowanie umożliwia także ewidencjonowanie nieplanowanych absencji podwładnych oraz automatyzuje rozliczenia faktycznego czasu pracy, tak aby przełożony otrzymał gotowe informacje o godzinach nocnych, spóźnieniach, czy godzinach zrealizowanych ponad normę.

Oprogramowanie HR pomoże też w planowaniu grafiku i ułatwi zapanowanie nad wnioskami urlopowymi pracowników – zauważa Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu TETA HR. Aby poradzić sobie z dość chaotycznym systemem pracy (takim, w którym niektóre osoby pracują zdalnie, inne na miejscu, jeszcze inne przychodzą na drugą zmianę), co dotyczy obecnie wielu firm, warto wesprzeć się dobrym oprogramowaniem. Pozwoli ono zautomatyzować wiele zadań i ułatwi pracę menedżerom i HR-owcom, ale także całym zespołom projektowym. Jeśli menedżer połączy własną umiejętność zarządzania czasem z możliwościami, które oferuje w tym zakresie oprogramowanie do HR, na koniec dnia będzie mógł liczyć na wysoką produktywność – zarówno swoją, jak i zespołu.

Źródło: UNIT4

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość