Nieustające telefony, kilkanaście e-maili w sprawie wymiaru urlopu, dyskusje na temat ułożenia planu urlopowego tak, aby firma mogła normalnie funkcjonować – w tym okresie działy kadr bywają zapracowane. A gdyby tak miały narzędzia, dzięki którym większość uciążliwych, żmudnych czynności wykonywana będzie automatycznie, co raz na zawsze ograniczy „pytania o liczbę pozostałych dni urlopu”?

 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
Lekkie życie bez makulatury

Akta osobowe w postaci papierowej to wciąż standard w polskich firmach, choć coraz więcej z nich decyduje się na nowoczesne rozwiązania pozwalające na archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. „To znaczne ułatwienie i odciążenie. Można szybciej wyszukać odpowiednie dokumenty, nie trzeba dźwigać ciężkich segregatorów, w prosty sposób da się także ustalić datę powstania lub złożenia dokumentu” – mówi Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o., twórcy Portalu Pracowniczego umożliwiającego sprawne zarządzanie planami urlopowymi online. Rosnąca popularność takich rozwiązań dowodzi, że wprowadzenie elektronicznych narzędzi w obszarze HR, w tym także takich, które zostały stworzone specjalnie z myślą o urlopach, to w długim okresie oszczędność czasu oraz sprawniejsze planowanie.

Szersze spojrzenie na plany

Uporządkowanie kwestii urlopów od strony formalnej, a więc stworzenie teczek pracowniczych, obieg dokumentów, naliczenie przysługujących urlopów itd. to jedna strona urlopowej rzeczywistości w firmie. Druga dotyczy planowania urlopów w taki sposób, aby uniknąć sytuacji, w której firma nie może prawidłowo funkcjonować, gdyż zbyt wiele osób jest nieobecnych. Planowanie i racjonalne rozłożenie urlopów to wyzwanie zwłaszcza w dużych firmach, w których wielu pracowników chce odpocząć w jednym czasie. Przełożeni muszą przeanalizować plany urlopowe pracowników i sprawdzić, czy z punktu widzenia funkcjonowania firmy są one realne. Tworząc narzędzia dla menedżerów, opracowaliśmy kalendarz, który obrazuje natężenie wniosków o urlop w danym okresie. Ocena jest prosta – im ciemniejszy kolor, tym więcej pracowników wnioskuje w tym czasie o wolne. Łatwo jest zidentyfikować te osoby i zastanowić się, czy którejś z nich nie zaproponować zmiany terminu lub – jeśli to możliwe, czy nie warto przesunąć kogoś na zastępstwo na stanowisko, które może stanowić wąskie gardło – wyjaśnia Paweł Wysocki. Łatwiejszy dostęp do wiedzy

Wiele osób ma za sobą takie doświadczenie: dział kadr jest zamknięty (na przykład z powodu szkolenia) i nie można dowiedzieć się, ile dni urlopu jeszcze nam przysługuje w tym roku. Problem znika, jeśli personel otrzyma dostęp online do swoich danych.
Do portalu logujemy się przez stronę internetową na komputerze, tablecie czy przez telefon. W większych firmach instalowane są też często specjalne urządzenia (np. na korytarzach, w stołówkach, w sekretariacie), które pozwalają na zalogowanie się do swojego konta i sprawdzenie swoich danych lub złożenie wniosku o urlop. Idea jest taka, aby każdy pracownik miał bezpośredni wgląd w swoje konto urlopowe, gdzie może sprawdzić wymiar urlopu, liczbę dni, jaka pozostała do wykorzystania, złożyć wniosek i sprawdzić, czy został zatwierdzony. To duże odciążenie dla działów kadr, a zarazem spore ułatwienie dla przełożonych, do których wnioski spływają automatycznie w mailach – podkreśla Prezes Zarządu Quercus.
Automatyczne przeliczanie

Od czasu wprowadzenia elastycznego czasu pracy coraz więcej firm korzysta z tej możliwości. Oczywiście wiąże się to z koniecznością wprowadzenia odpowiednich narzędzi, które pozwolą na określenie wymiaru pracy oraz przysługującego z tego tytułu urlopu. Portal Pracowniczy posiada dodatkową funkcję opracowaną właśnie z myślą o takich sytuacjach. Wprowadzenie elastycznego czasu pracy dotyczy przede wszystkim firm produkcyjnych, które w ten sposób mogą regulować obciążenie pracą w okresach tzw. wysokiego sezonu i poza nim. Coraz częściej na takie rozwiązanie decydują się też firmy usługowe, choć tu przyczyna jest inna – coraz więcej pracowników ceni sobie możliwość pracy w innym wymiarze godzin, częściowo zdalnie. Portale pracownicze udostępniane online to dla nich najwygodniejsze rozwiązanie, pozwalające nie tylko na wgląd w zakładkę dotyczącą urlopów, ale również w moduł związany w wypłatami (tzw. paski płacowe).

Wnioski na przyszłość

Portal pracowniczy to nie tylko narzędzie pozwalające na sprawną obsługę urlopów w firmie. To także narzędzie analityczne, dzięki któremu wygodniej jest na bieżąco zarządzać urlopami, ale i wyciągać wnioski na przyszłość.
Te wnioski pozwalają na wprowadzenie rozwiązań korzystnych z punktu widzenia funkcjonowania firmy. Zdarza się, że pracodawcy podejmują decyzję o zatrudnieniu pracowników czasowych (dotyczy to głównie obszarów produkcji) na czas urlopów, tak aby zapewnić odpowiednie siły produkcyjne. Coraz więcej z firm, z którymi współpracujemy, decyduje się na wprowadzenie jednego terminu letnich wakacji dla całej załogi. W tym czasie linie produkcyjne są konserwowane, modernizowane, przeprowadzane są remonty, nie jest to więc czas stracony dla firmy” – podsumowuje Paweł Wysocki.
Źródło: Quercus

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Ceramika Nowa Gala zarządza procesami sprzedaży przy pomocy chmurowego systemu Oracle CX Cloud

Oracle Polska informuje, że w firmie Ceramika Nowa Gala zakończył się podstawowy etap wdrożenia modułów sprzedażowych chmurowego systemu…

Wiodące przedsiębiorstwo budownictwa prefabrykowanego z Wielkiej Brytanii, Caledonian Modular, stawia na IFS Applications 10

IFS, globalny dostawca oprogramowania dla przedsiębiorstw, informuje, że Caledonian Modular, wiodący dostawca rozwiązań dla branży budownictwa…

Globalna sieć sklepów obuwniczych CCC zwiększa rentowność dzięki technologiom Oracle

Polska sieć sklepów obuwniczych CCC przyspiesza transformację cyfrową, wykorzystując rozwiązania Oracle przeznaczone dla przedsiębiorstw…

Polskie startupy zmieniają rynek IT

Fundacja Startup Poland już po raz czwarty wydała raport dotyczący polskiej branży startupów. Badanie „Polskie Startupy. Raport 2018” swoim…

W 2019 cyfryzacja w Europie mocno przyspieszy

Jakie tempo ma cyfryzacja europejskiej gospodarki? Według IDC to ponad 15%. Tyle rok rocznie będą rosły inwestycje europejskiego biznesu w…

Nowe perspektywy dla dyrektorów finansowych

O nowych możliwościach działania, które dzięki nowoczesnym technologiom uzyskują dzisiaj dyrektorzy finansowi, opowiada Piotr Ferszka, Dyrektor…

Previous Next Play Pause

ENOVA

Katalog Rozwiązań IT

Back to top