Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego jak drastyczne w skutkach może być złe zarządzanie nieobecnościami pracowników. Dotkliwie przekonały się o tym tanie linie lotnicze Ryanair. W ostatnim czasie przewoźnik ogłosił anulowanie ponad 2100 lotów (co przekłada się na 40-50 lotów dziennie na przestrzeni dwóch miesięcy) co było spowodowane m.in. niewłaściwym planowaniem urlopów pilotów.
| REKLAMA |
 |
To nieszczęśliwe zdarzenie zaowocowało poważnymi konsekwencjami, takimi jak straty finansowe w wysokości 30 mln USD oraz trzyprocentowym spadkiem wartości udziałów firmy, nie wspominając o tysiącach niezadowolonych klientów. Sytuacji podobnych do opisywanej można uniknąć dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów IT do zarządzania nieobecnościami. Dane zawarte w tych systemach mogą być na bieżąco wykorzystywane do analiz, mających na celu poprawę wydajności pracowników i pośrednio na wzrost zadowolenia klientów.
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
1. Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
2. Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
3. Zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
1. Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
2. Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
3. Zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
- ustalenie liczby straconych dni,
- wyliczanie współczynników nieobecności,
- ustalanie punktów wymagających podjęcia działania, tworzenie raportów,
- kontakt z pracownikami, kontrolę zwolnień lekarskich,
- ustalanie spotkań,
- sporządzanie i wysyłanie planów naprawczych,
- wypracowywanie rozwiązań roboczych na czas nieobecności oraz bieżące informowanie osób zaangażowanych w te procedury
Z badań przeprowadzonych przez firmę Unit4 wynika, że 80% tych zadań może być wykonywane automatycznie, przy minimalnym zaangażowaniu ze strony menedżera i pracownika.
4. Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników.
4. Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników.
Niezwykle ważne jest aby systemy HR były w stanie monitorować urlopy pracowników, wskazywać aktualną wartość rezerwy urlopowej, a nawet prognozować wartość rezerwy na podstawie zaplanowanych urlopów. Bieżąca informacja o absencjach urlopowych pozwala menedżerom na sprawne zarządzanie pracami zespołów, a dla zarządzających firmami oznacza aktualną wartość rezerwy urlopowej, która przekłada się na wynik finansowy firmy.” – mówi Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu w Unit4 Polska, firmie, która jest producentem oprogramowania Teta HR.
Poniżej przedstawiamy przykładowe analizy rezerwy urlopowej i stanu wykorzystania urlopów wykonane w systemie Teta HR:
Dzięki odpowiednim systemom IT obsługującym procesy HRowe organizacje mogą tworzyć wybiegające w przyszłość plany w oparciu o statystyki nieobecności, takie jak współczynniki nieobecności oraz liczbę dni straconych. Automatyzacja tych procesów może pomóc w zarządzaniu nieobecnością lub wypadkiem losowym na każdym etapie procesu oraz zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami. Na przykład menedżerowie używający technologii wykorzystującej narzędzia analityki biznesowej oraz self-learning, mogą mierzyć koszty nieobecności oraz wykrywać trend dotyczący brania zwolnień na żądanie lub tworzyć raporty dotyczące nieobecności chorobowych. Ponadto nowe technologie takie jak chatboty mogą być wykorzystane tak, by pomagały pracownikom efektywnie wykorzystywać ich czas pracy, a nawet zachęcać pracowników do wzięcia urlopu, a menedżerów – do zautomatyzowania przypomnień dotyczących weryfikacji urlopów.
Źródło: www.unit4.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach
Instytucje publiczne realizujące zadania o strategicznym znaczeniu dla państwa działają w środowisk… / Czytaj więcej
Jak Toi Toi Polska zbudowało nowoczesną strategię HR opartą na enova365
Nowa strategia HR w Toi Toi Polska opiera się na pełnej cyfryzacji procesów kadrowo-płaco… / Czytaj więcej
Stabilność firmy zaczyna się w kadrach i płacach
W wielu organizacjach program kadrowo-płacowy spełnia swoje podstawowe zadanie: nalicza wynagrodzen… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
Czy pełna kontrola nad czasem pracy jest możliwa bez fizycznych czytników RCP? Dzięki mobilnej apli… / Czytaj więcej
Pracownicy boją się zastąpienia przez AI, a ich szefowie - że zabraknie im rąk do pracy
W dobie prężnego rozwoju nowoczesnych technologii i sztucznej inteligencji, w przestrzeni publiczne… / Czytaj więcej
Asseco Business Solutions wkracza na rynek usług szkoleniowych z nowym cyfrowym marketplace
Asseco Business Solutions we współpracy z ORNSSON Solutions stworzyło innowacyjną platformę B2B, kt… / Czytaj więcej
