Globalny producent jachtów wdraża enova365, żeby usprawnić obsługę kadrowo-płacową 1000 pracowników

• Wyzwania: Dane kadrowo-płacowe były rozproszone w różnych systemach, przez co pracownicy działu kadr i płac musieli robić wiele rzeczy ręcznie. Było to czasochłonne i wiązało się z ryzykiem popełnienia błędów. Stary system kadrowy uniemożliwiał stosowanie nowoczesnych praktyk z obszaru kadr i płac.
• Rozwiązanie: Wdrożenie modułów enova365: Kadry Płace i KR, Delegacje oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, a także rozwiązań KOMAKO: ENOKO.Integrator z systemem Rejestracji Czasu Pracy Regitech i ENOKO.MFA – moduł do autoryzacji MFA.
• Efekty: Wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono nowoczesne procesy: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy.

Wyzwania działu kadrowo-płacowego w HanseYachts

HanseYachts to jeden z największych na świecie producentów jachtów morskich produkowanych seryjnie. Na rynku morskich jachtów żaglowych firma jest drugim, co do wielkości producentem, a w branży rekreacyjnych jachtów motorowych, znajduje się obecnie w pierwszej dziesiątce dostawców na świecie.

Produkcja jachtów odbywa się w dwóch lokalizacjach – w Greifswald w Niemczech i w Łozienicy koło Goleniowa w Polsce.

Jako duży producent, zatrudniający około 1 000 pracowników, HanseYachts korzystała oczywiście z systemu kadrowego. Nie spełniał on jednak wymagań technologicznych, dlatego pracownicy działu HR wiele rzeczy musieli robić ręcznie.

Choć firma produkcyjna HanseYachts miała wypracowane standardy rejestracji czasu pracy i kontroli pracy, brakowało wydajnych i inteligentnych automatów łączących te ewidencje z częścią payroll. W efekcie, dane o rejestracji czasu pracy musiały być eksportowane z jednego systemu i importowane do drugiego. Wymagało to ponownej weryfikacji ich poprawności.

Spółka HanseYachts, jako pracodawca w branży jachtowej i członek globalnej grupy, chciała stosować nowoczesne założenia rozliczania czasu pracy, aby inspirować załogę i budować jakość tworzonych jachtów i łodzi – tym wymaganiom nie mógł sprostać stary system kadrowy.

Podsumujmy najważniejsze wyzwania, jakim chciała sprostać HanseYachts:

• Rozproszone dane – istotne dane, np. związane z rejestracją czasu pracy nie były dostępne w systemie, w którym rozliczano wynagrodzenia.
• Brak automatyzacji procesów – manualne wykonywanie zadań przez pracowników działu kadr i płac było nie tylko czasochłonne, ale też wiązało się z ryzykiem popełnienia błędu.
• Niemożność stosowania nowoczesnych praktyk z obszaru kadr i płac – firma pracowała na systemie, który nie spełniał określonych wymagań technologicznych, przez co uniemożliwiał zastosowanie dobrych praktyk w zakresie ewidencji czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń.

Cele wdrożenia nowego programu kadrowo-płacowego w HanseYachts

Zarząd HanseYachts zdecydował, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego ma wesprzeć dział HR przedsiębiorstwa, dzięki realizacji następujących celów:

• integracja danych HR-owych w jednym systemie, w tym danych dotyczących rejestracji czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń,
• automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, w tym zastosowanie powiadomień i przypomnień,
• łatwe analizowanie danych z obszaru HR,
• lepsza obsługa prawie 1 000 pracowników przez dział kadr i płac, między innymi dzięki wdrożeniu wielojęzycznych pulpitów do komunikacji z pracownikami,
• wysoki poziom bezpieczeństwa danych przy zapewnieniu możliwości logowania do enova365 spoza firmy.

Rozwiązanie – wdrożenie wybranych modułów enova365 i rozwiązań partnerskich

Drogą do osiągnięcia wspomnianych wyżej celów było wdrożenie:

• modułu Kadry Płace i HR enova365 – wydajnego narzędzia do obsługi kadr i płac w firmie, które jest aktualizowane zawsze, gdy zmiany w przepisach wchodzą w życie, więc umożliwia firmom działanie zgodne z przepisami,
• Pulpitów Pracownika i Kierownika – które umożliwiają zdalną wymianę informacji na linii pracownik-kierownik-dział kadr i płac oraz samoobsługę pracowniczą,
• dodatku enova365 Delegacje – narzędzia do ewidencji i rozliczania delegacji służbowych, które ułatwia kontrolę ich kosztów,
• Harmonogramu Zadań enova365 – czyli narzędzia enova365, które funkcjonuje jak niezależny operator – samodzielnie loguje się do bazy danych i wykonuje zaplanowane operacje.

Wdrożeniem systemu i dopasowaniem go do potrzeb HanseYachts zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner enova365. KOMAKO przeprowadziła także integrację systemu do rejestracji czasu pracy z enova365 przy pomocy własnego rozwiązania – ENOKO.Integrator z systemem Rejestracji Czasu Pracy Regitech. Wykonała także migrację danych historycznych.

Żeby umożliwić pracownikom logowanie do enova365 spoza biura przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa danych, firma KOMAKO przygotowała moduł MFA, dzięki czemu dla wszystkich pracowników zastosowano uwierzytelnienie wieloskładnikowe.

Efekty wdrożenia w HanseYachts Koniec z niepotrzebną pracą manualną

Dzięki wdrożeniu enova365 i szytych na miarę klienta rozwiązań, zaproponowanych przez firmę wdrożeniową KOMAKO, zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jego rozliczanie. Automatyczne workery usprawniają także weryfikację czasu pracy podległych pracowników przez kierowników. Automatycznie przebiega również rozliczanie wynagrodzeń oraz księgowanie płac i tworzenie planów pracy dla pracowników produkcji.



Szybkie załatwianie spraw pracowniczych

W Pulpicie Pracownika pracownicy mają do dyspozycji szeroki zestaw wniosków pracowniczych, co pozwala im zdalnie załatwiać sprawy pracownicze. Mogą to robić przez 24h/7, co jest szczególnie istotne dla osób, pracujących w trybie zmianowym. Wnioski złożone online są weryfikowane przez przełożonych, a następnie automatycznie rejestrowane w systemie kadrowo-płacowym.

Łatwe dla pracowników i kadrowych rozliczanie delegacji

Pracownicy mogą załatwić online formalności kadrowe, związane z wyjazdem na delegację w Pulpicie Pracownika. Mogą w nim złożyć wniosek o delegację, który zostaje zatwierdzony lub odrzucony przez przełożonego. Jednocześnie, w momencie zatwierdzenia delegacji przez kierownika, rozliczane są diety i zwracane koszty. Jest to możliwe dzięki temu, że lista płac jest zintegrowana z portalem samoobsługi pracowniczej i modułem delegacji.

Efektywniejsza praca, dzięki powiadomieniom

Na etapie wdrożenia KOMAKO wyposażyło rozwiązanie w wygodną funkcję powiadomień. Pracownicy są powiadamiani zawsze, kiedy potrzebne jest działanie człowieka. Na przykład, gdy trzeba zweryfikować przypadki pracy poza normą czasu pracy, opisać nadgodziny, albo skorygować zarejestrowany czas pracy.

Szybkie raportowanie



Bezpieczeństwo danych

Pracownicy mogą się bezpiecznie logować do Pulpitów Pracownika enova365 z dowolnego miejsca. Dzięki temu także pracownicy oddelegowani do pracy w niemieckich zakładach spółki HanseYachts AG mogą 24h/7 i bezpiecznie złożyć wniosek, czy skontaktować się ze swoim działem HR i kierownikiem.



Sprawniejsza komunikacja

Za pośrednictwem Pulpitu Pracownika pracownicy działu kadr mogą zbiorczo wysyłać do wszystkich pracowników ważne informacje – na przykład o usprawnieniach lub procedurach.

Bezpieczna i optymalna kosztowo infrastruktura serwerowa

We współpracy z działem IT HanseYachts skonfigurowano infrastrukturę serwerową, tworząc bezpieczne środowiska testowe i produkcyjne. KOMAKO z zespołem inżynierów zapewnia bezpieczną konfigurację systemową enova365 w chmurze prywatnej klienta.



Po roku od wdrożenia enova365 HanseYachts pozytywnie ocenia oprogramowanie i wsparcie KOMAKO

Jako globalny producent, który kładzie duży nacisk na efektywność HanseYachts szczególnie docenia fakt, że nowe rozwiązanie znacząco usprawniło pracę działu kadrowo-płacowego oraz to, że stale rozwijany system enova365 jest zawsze przygotowany na zmieniające się przepisy. Zespół KOMAKO zapewnia stałe wsparcie i jest dostępny w każdym czasie. Czytelny system zgłoszeń czyni współpracę wygodną i bardzo pomocną dla zespołu HanseYachts.



Źródło: www.enova.pl