Chefs Culinar, część międzynarodowej grupy CITTI działającej w sześciu krajach, to czołowy dostawca dla branży gastronomicznej (HoReCa). Według danych firmy, w Polsce zatrudnia około 600 pracowników i oferuje ponad 12 tysięcy produktów – od żywności (ryby, mięsa, warzywa, nabiał, wypieki, wina) po artykuły niespożywcze takie jak zastawa stołowa czy akcesoria kuchenne. Rozbudowana sieć dystrybucyjna Chefs Culinar, obejmująca 10 regionalnych oddziałów oraz 3 centra przeładunkowe, każdego dnia dostarcza niezbędne zaopatrzenie do tysięcy restauracji, hoteli i firm cateringowych w całym kraju. Tak szeroka skala działania wymaga sprawnie działających procesów biznesowych oraz nowoczesnych narzędzi informatycznych, które zapewnią automatyzację i integrację kluczowych obszarów firmy.
| REKLAMA |
 |
Na pewnym etapie rozwoju Chefs Culinar stanęło przed strategicznym zadaniem usprawnienia swoich procesów wewnętrznych. Dotychczasowa obsługa kadrowo-płacowa i księgowa była powierzona zewnętrznemu usługodawcy, jednak firma postanowiła przenieść te funkcje do wewnątrz, tworząc własne działy HR oraz finansowo-księgowe. Dodatkowo zarząd wyznaczył cel szeroko zakrojonej automatyzacji tysięcy operacji handlowych i magazynowych, które co miesiąc są wykonywane w przedsiębiorstwie. Aby zrealizować te zamierzenia, potrzebny był nowoczesny, zintegrowany system ERP – posiadający moduły kadrowo-płacowe i finansowo-księgowe – który będzie zawsze zgodny z przepisami prawa, umożliwi pracę zdalną rozproszonym zespołom oraz da się łatwo zintegrować z istniejącymi aplikacjami biznesowymi. Wybór padł na system enova365, a wdrożenie tego rozwiązania Chefs Culinar powierzył firmie KOMAKO, będącej Autoryzowanym Partnerem producenta oprogramowania. Rezultaty przerosły oczekiwania – nowe rozwiązanie pozwoliło terminowo przejąć kluczowe obowiązki od firmy zewnętrznej, a dzięki automatyzacji procesów znacząco usprawniło codzienną pracę i zaoszczędziło cenny czas zespołu.
Cele wdrożenia i kluczowe wyzwania
Decyzja o wdrożeniu nowego systemu ERP w Chefs Culinar została podyktowana dwoma głównymi czynnikami. Po pierwsze, firma postanowiła zakończyć outsourcing obsługi kadrowo-płacowej i księgowej, przejmując te procesy we własnym zakresie. W tym celu utworzono wewnętrzny dział HR oraz dział finansowo-księgowy, który miał samodzielnie prowadzić pełną, skomplikowaną obsługę kadrowo-płacową i finansową spółki. Taka zmiana wymagała jednak wsparcia ze strony nowoczesnego oprogramowania – systemu ERP posiadającego rozbudowane moduły kadrowo-płacowe oraz finansowo-księgowe, który będzie na bieżąco aktualizowany zgodnie ze zmieniającymi się przepisami. Ponadto ze względu na rozproszoną strukturę firmy (wiele oddziałów w różnych miastach), kluczowe było zapewnienie możliwości zdalnej pracy i elektronicznego obiegu dokumentów dla pracowników.
Drugim istotnym wyzwaniem była potrzeba automatyzacji procesów sprzedażowych i magazynowych przy jednoczesnym wprowadzeniu scentralizowanej kontroli księgowej. Aby osiągnąć wysoki poziom automatyzacji w tych obszarach, nowy system musiał zostać zintegrowany z już funkcjonującymi w grupie CITTI systemami operacyjnymi (tzw. systemami line-of-business), z których Chefs Culinar korzysta na co dzień. Integracja miała zagwarantować spójność danych we wszystkich narzędziach oraz dostosowanie działalności firmy do dynamicznie zmieniających się wymogów prawnych (np. raportowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego).
Rozwiązanie: wdrożenie enova365 i integracja systemów
W odpowiedzi na powyższe wyzwania zespół Chefs Culinar wybrał system ERP enova365, którego wdrożenie powierzył doświadczonym specjalistom z firmy KOMAKO. Projekt został zrealizowany kompleksowo, obejmując pięć kluczowych obszarów działań:
- Kadry i płace: Migracja wszystkich danych kadrowych i płacowych z dotychczasowego systemu (używanego przez zewnętrzne centrum rozliczeń) do enova365 stanowiła pierwszy krok wdrożenia. Następnie dokonano szczegółowej analizy potrzeb kadrowych oraz skonfigurowano moduł Kadry i Płace tak, by odzwierciedlał specyfikę firmy. Uruchomiono w nim naliczanie wynagrodzeń dla całej załogi (kilkuset pracowników) i obsługę rozliczeń w pełnym roku podatkowym. W kolejnym etapie wdrożono także Pulpity Pracownicze – funkcjonalność samoobsługową, dzięki której pracownicy zyskali dostęp m.in. do własnych danych kadrowych, wniosków i dokumentów, co usprawniło obieg informacji.
- Księgowość: Konsultanci KOMAKO zaprojektowali od podstaw struktury księgowe w systemie, zastępując dotychczasowe rozwiązania używane przez biuro rachunkowe. Wraz z zespołem Chefs Culinar zidentyfikowano wymagania dotyczące ewidencji i opisu zdarzeń gospodarczych, po czym uruchomiono moduł Księga Handlowaw enova365. Nowy system zapewnia pełną ewidencję dokumentów finansowych zgodnie z wymogami sprawozdawczości (w tym generowanie plików JPK – Jednolitego Pliku Kontrolnego) oraz służy do bieżącego prowadzenia rachunkowości i zarządzania finansami firmy. Dodatkowo w obszarze finansów wprowadzono mechanizmy controllingu kosztów oparte na tzw. mapie wymiarów finansowych, a także zautomatyzowano dekretację dokumentów poprzez zastosowanie zdefiniowanych matryc księgowych. Takie rozwiązania usprawniły kontrolę operacyjną kosztów i przyspieszyły księgowanie dużej liczby dokumentów.
- Integracja z pozostałymi systemami: Istotnym elementem wdrożenia była integracja enova365 z funkcjonującymi już w Chefs Culinar korporacyjnymi systemami operacyjnymi. Zaprojektowano dwukierunkowe, automatyczne połączenie między modułem enova365 Handel a tymi systemami, co umożliwiło płynną wymianę danych. Prace nad integracją wymagały nie tylko dostosowań technicznych, ale także uporządkowania i ujednolicenia danych, aby zapewnić pełną zgodność z wymogami prawa oraz standardami Grupy CITTI. Między innymi dostosowano struktury danych do wymagań raportowych JPK, uzgodniono formaty danych (JSON) wykorzystywane przy przekazywaniu dokumentów handlowych do modułu enova365 oraz dokonano harmonizacji słowników danych w obu środowiskach. Dzięki temu nowe rozwiązanie stało się w pełni kompatybilne z ekosystemem IT firmy.
- Elektroniczna akceptacja dokumentów: Kolejnym usprawnieniem było wprowadzenie elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów kosztowych. Zespół projektowy opracował wielopoziomową strukturę akceptacji wydatków, dopasowaną do wewnętrznych procedur Chefs Culinar, a następnie wdrożył automatyczny workflow obsługujący ten proces (wykorzystano moduł Workflow enova365). Nowy obieg jest znacznie szybszy i mniej podatny na błędy niż poprzednie ręczne procedury. Pracownicy rozproszeni po różnych oddziałach mogą teraz akceptować faktury i inne dokumenty kosztowe z dowolnego miejsca – wystarczy dostęp do przeglądarki internetowej. Eliminacja papierowego obiegu i automatyzacja zatwierdzania dokumentów przełożyły się na większą przejrzystość i kontrolę kosztów.
- Windykacja należności: Po kilku miesiącach od uruchomienia nowych modułów i ustabilizowaniu pracy systemu, Chefs Culinar zdecydował się rozszerzyć funkcjonalność enova365 o moduł Windykacja. Umożliwia on definiowanie własnych procedur windykacyjnych dostosowanych do polityki firmy oraz częściową automatyzację działań związanych z monitowaniem i egzekwowaniem należności od klientów. Dzięki temu obszar zarządzania należnościami został w pełni objęty systemem ERP, co pomaga dbać o terminowe spływanie płatności i zmniejsza ryzyko zaległości.
Efekty wdrożenia i korzyści
Wdrożenie enova365 w Chefs Culinar w pełni spełniło założone cele projektu. Firma zgodnie z planem przejęła na czas prowadzenie kadr i księgowości od zewnętrznego usługodawcy, nie zakłócając ciągłości tych procesów. Co więcej, udało się zautomatyzować tysiące operacji wykonywanych każdego miesiąca w różnych działach przedsiębiorstwa – przyniosło to znaczną oszczędność czasu pracy oraz eliminację wielu potencjalnych błędów.
Po zakończeniu wdrożenia szereg powtarzalnych czynności odbywa się już bez udziału człowieka. Automatyzacją objęto m.in.:
- Naliczanie wynagrodzeń i generowanie list płac pracowników,
- Rozliczanie czasu pracy (ewidencjonowanie godzin pracy, urlopów, nadgodzin itp.),
- Akceptację dokumentów kosztowych (faktur, rachunków) w elektronicznym obiegu,
- Księgowanie dokumentów kosztowych – dzięki automatycznej klasyfikacji wydatków już na etapie ich rejestracji w systemie workflow,
- Raportowanie i analizy finansowe prowadzone w oparciu o kluczowe parametry biznesowe,
- Wymianę dokumentów handlowych pomiędzy enova365 a zewnętrznym systemem magazynowym (WMS).
Podsumowując, zespół Chefs Culinar może teraz skoncentrować się na zadaniach strategicznych, podczas gdy rutynowe operacje są obsługiwane przez zintegrowany system. Procesy przebiegają szybciej, a menedżerowie mają bieżący wgląd w aktualne dane finansowe i operacyjne.
Korzyści płynące z wdrożenia najlepiej oddają słowa Lucyny Lütje, Prezes Zarządu Chefs Culinar:
"Z perspektywy już kilku lat użytkowania enova365 potwierdzam, że zakup i wdrożenie nowego systemu to była bardzo dobra decyzja. enova365 kompleksowo wspiera naszą firmę w obszarze handlowym, księgowym oraz kadrowo-płacowym.System od strony producenta jest na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do przepisów prawa, cały czas jest rozwijany i pojawiają się nowe funkcjonalności. Jest elastyczny i ma bardzo duże możliwości adaptacyjne, ma wiele ustawień dedykowanych pod potrzeby naszej firmy. Został zintegrowany z zewnętrznym systemem magazynowym używanym przez spółkę. Firma KOMAKO to zespół profesjonalistów z bardzo dużą wiedzą merytoryczną i programistyczną, zespół ludzi z pasją, którzy na bieżąco udzielają naszej firmie wsparcia i opieki serwisowej."
Przykład Chefs Culinar pokazuje, że inwestycja w odpowiednio dobrany system ERP, zrealizowana przy wsparciu doświadczonego partnera wdrożeniowego, może skutecznie rozwiązać złożone wyzwania organizacyjne. W efekcie firma nie tylko uniezależnia się od zewnętrznych dostawców usług, ale też zyskuje elastyczne narzędzie do dalszego rozwoju – system, który nadąża za zmianami prawnymi i wspiera przedsiębiorstwo we wszystkich kluczowych obszarach działalności.
Źródło: www.enova.pl
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie ERP
Nowoczesny ERP pozwala wydawnictwu jednocześnie kontrolować produkcję, sprzedaż online i logistykę… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w firmie Airpol
Airpol, jeden z największych polskich producentów sprężarek powietrza, stanął przed wyzwaniem związ… / Czytaj więcej
ERP Epicor Kinetic w praktyce: jak Novameta zbudowała zintegrowaną i skalowalną produkcję
Novameta osiągnęła pełną integrację procesów produkcyjnych, inżynieryjnych i finansowych dzięki wdr… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH
W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej
Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance
Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej
SAP Business One w Grupie Azoty: sprawny system ERP
Dynamiczny rozwój Grupy Azoty Zakłady Fosforowe wymagał systemu ERP, który nie tylko poradzi sobie… / Czytaj więcej
