Działając w ponad 90 krajach i terytoriach na całym świecie, Mazars korzysta z doświadczenia 40 400 specjalistów – w tym 24 400 w ramach zintegrowanego partnerstwa Mazars i 16 000 za pośrednictwem Mazars North America Alliance - pomagając różnej wielkości przedsiębiorstwom na każdym etapie ich rozwoju.

 REKLAMA 
 RAPORT ERP KLIKNIJ I POBIERZ 
 
W Polsce Mazars zatrudnia ponad 300 specjalistów w Warszawie i Krakowie, oferując polskim i międzynarodowym przedsiębiorstwom pełen zakres usług w dziedzinie audytu, outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego, podatków, konsultingu oraz doradztwa finansowego.

Bogumiła Szymczak jest Dyrektorem ds. Technicznych w dziale outsourcingu księgowego odpowiadającym za usprawnianie procesów księgowychgłównie poprzez ich automatyzację oraz wdrażanie nowych rozwiązań.

Należy pamiętać, że świat biznesu zmienia się bardzo szybko i aby nadążać za tymi zmianami, musimy korzystać z narzędzi dopasowanych zarówno do nas, jak i do naszych klientów. Exact jest naszym wieloletnim partnerem technologicznym i biznesowym, a jego rozwiązania wykorzystujemy w usługowym prowadzeniu księgowości dla naszych Klientów. Exact zapewnił nam pewny i elastyczny system finansowo-księgowy, który nie dość, że odzwierciedla wszystkie zmiany legislacyjne, to na dodatek jest łatwo skalowalny. Dzięki temu jesteśmy w stanie działać sprawnie i elastycznie, szybko uruchamiając usługi dla nowych klientów. Tempo rozwoju wzrasta, a świat biznesu i warunki jego otoczenia również się zmieniają. Takie same wyzwania stoją przed nami. Nacisk na większą efektywność przy jednoczesnym umożliwieniu pracownikowi pracy zdalnej, zapewnienie zarządowi bieżącego wglądu w koszty projektów oraz ich natychmiastową analizę, kontrola czasu i kosztów pracy pracowników - wiedzieliśmy, że w tych obszarach potrzebujemy konkretnych narzędzi.


Exact - odpowiedni partnerwspierający naszą działalność

Mazars przeprowadził szczegółową ocenę różnych dostawców, mogących zaoferować potrzebne rozwiązania, ale finalnie zdecydował się na współpracę z Exact. Bogumiła Szymczak mówi:

Nasze bieżące potrzeby były duże, ale też diametralnie różne. Chcieliśmy podnieść efektywność naszych pracowników, zwiększając liczbę dokumentów wprowadzonych przez nich w ciągu godziny do systemu. Jednocześnie naszym celem było umożliwienie księgowym wykonywania pracy zdalnej. Kluczową kwestią było również uzyskanie większej kontroli nad m.in. rentownością obsługi naszych Klientów. Exact znał branżę, naszą firmę i jej potrzeby, a zaoferowane produkty stanowiły skuteczną odpowiedź na nasze problemy. Jednocześnie propozycja Exact była efektywna i atrakcyjna cenowo, a dotychczasowa współpraca układała się na prawdziwie partnerskich zasadach. To wszystko przemawiało na korzyść naszego wieloletniego partnera i właśnie dlatego ponownie zdecydowaliśmy się wybrać Exact.


Wiedzieliśmy już, że Exact ma niezbędne rozwiązania, a teraz konieczne było dostosowanie procesów tak, by nasze oczekiwania przekuć w konkretne narzędzi – mówi Bogumiła Szymczak


Zwiększenie efektywności pracy oraz rejestracja godzin na projektach były realizowane w obrębie dwóch produktów, a co za tym idzie, wymagały dwóch osobnych wdrożeń. Ze strony Mazars w obu projektach został powołany kilkuosobowy zespół, który ściśle współpracował z konsultantami wdrożeniowymi z firmy Exact. Takie podejście pozwoliło nam nie tylko głębiej zrozumieć i poznać oba produkty, ale również skutkowało wytworzeniem dodatkowych, niezwykle przydatnych narzędzi.


Po pomyślnie zrealizowanych projektach zostały zorganizowane dwa duże szkolenia, obejmujące ok. 120 osób. Były to praktyczne sesje trwające około 3 godzin, przeprowadzane w grupach po 8-12 osób. Każdy pracownik został wyposażony w laptopa i miał zapewnione własne stanowisko z możliwością pracy na rzeczywistym systemie.

Mazars zwiększył efektywność pracy księgowych w zakresie liczby dokumentów, którą jest w stanie wprowadzić do systemu w jednostce czasu.

Trzeba mieć na uwadze specyfikę naszej pracy.” – przypomina Bogumiła Szymczak. ”Jako biuro rachunkowe przetwarzamy tysiące faktur oraz innych dokumentów księgowych. Wszystkie wymagane dane pochodzące z tych dokumentów muszą zostać umieszczone w systemie, a rozwiązanie Exact skutecznie automatyzuje ten proces. Dzięki nowemu wdrożeniu mamy zautomatyzowaną większość pracy. To usprawnienie nie tylko podniosło efektywność, ale również umożliwiło naszym księgowym podjęcie pracy zdalnej. A w naszej branży taka elastyczność w stosunku do pracowników pomaga zarówno w pozyskiwaniu nowych, jak i utrzymaniu obecnych talentów.


Wdrożenie Exact Synergy przyniosło wiele wymiernych korzyści. System służy m.in. do rejestracji godzin pracy na projektach. Dzięki Exact uzyskano konkretny obraz i bieżącą kontrolę nad wydajnością obsługi poszczególnych klientów. Zarząd z dnia na dzień może analizować koszty danego projektu oraz ma zapewnione bieżące raportowanie. Jednocześnie system dostarcza dokładne informacje, umożliwiając prawidłowe zafakturowanie klienta. Dodatkowo rozwiązanie rozszerzono o funkcje związane z szeroko rozumianą rejestracją czasu pracy i pozostałych zadań pracowników, umożliwiając m.in.wprowadzanie wniosków o „home office”, rejestrację nadgodzin, rejestrację prac konsultacyjnych czy archiwizacyjnych. Pozwala to uzyskać kompleksowy wgląd i kontrolę nad kosztami pracy.

Równolegle ułatwiono pracę księgowym, generując im zadania przyporządkowane automatycznie oraz specyficzne dla wymogów konkretnego klienta, np. wygenerowanie rejestru VAT, JPK itp. Takie działania usprawniają pracę, a jednocześnie eliminują błędy i przeoczenia.

Towarzyszymy rozwojowi firm, ale sami musimy korzystać z narzędzi, które nie tylko wspierają, ale i dotrzymują kroku naszemu biznesowi. Dlatego współpracujemy z partnerem, który nie tylko rozumie naszą firmę, ale jest w stanie zaoferować nam narzędzia dopasowane do nas i zgodne z oczekiwaniami. Exact, znając profil naszej działalności, proaktywnie doradza nam w kwestii wszelkich usprawnień, ale też aktywnie uczestniczy w rozmowach o naszych potrzebach, zastanawiając się, jak może nas wpierać w realizowaniu naszych celów.


Wymagania

Mazars dążył do podniesienia efektywności pracy poprzez zwiększenie liczby wprowadzanych do systemu dokumentów. Konieczne stało się zautomatyzowanie procesu zaczytywania danych z dokumentów do systemu księgowego. Firmie zależało również na uzyskaniu bieżącej kontroli nad dochodowością obsługi poszczególnych projektów i możliwością analizy wyników.

Rozwiązanie

Firma Mazars zdecydowała się na wybór rozwiązań Exact, a następnie wdrożyła Exact Synergy oraz Scansys, zintegrowany z wykorzystywanym już systemem Exact Globe.

Źródło: Exact Software

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top