Zwiększenie efektywności pracy i kontrola budżetu w Mazars dzięki Exact

Katgoria: ERP / Utworzono: 24 luty 2021

Działając w ponad 90 krajach i terytoriach na całym świecie, Mazars korzysta z doświadczenia 40 400 specjalistów – w tym 24 400 w ramach zintegrowanego partnerstwa Mazars i 16 000 za pośrednictwem Mazars North America Alliance - pomagając różnej wielkości przedsiębiorstwom na każdym etapie ich rozwoju.

REKLAMA

W Polsce Mazars zatrudnia ponad 300 specjalistów w Warszawie i Krakowie, oferując polskim i międzynarodowym przedsiębiorstwom pełen zakres usług w dziedzinie audytu, outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego, podatków, konsultingu oraz doradztwa finansowego.

Bogumiła Szymczak jest Dyrektorem ds. Technicznych w dziale outsourcingu księgowego odpowiadającym za usprawnianie procesów księgowychgłównie poprzez ich automatyzację oraz wdrażanie nowych rozwiązań.

Należy pamiętać, że świat biznesu zmienia się bardzo szybko i aby nadążać za tymi zmianami, musimy korzystać z narzędzi dopasowanych zarówno do nas, jak i do naszych klientów. Exact jest naszym wieloletnim partnerem technologicznym i biznesowym, a jego rozwiązania wykorzystujemy w usługowym prowadzeniu księgowości dla naszych Klientów. Exact zapewnił nam pewny i elastyczny system finansowo-księgowy, który nie dość, że odzwierciedla wszystkie zmiany legislacyjne, to na dodatek jest łatwo skalowalny. Dzięki temu jesteśmy w stanie działać sprawnie i elastycznie, szybko uruchamiając usługi dla nowych klientów. Tempo rozwoju wzrasta, a świat biznesu i warunki jego otoczenia również się zmieniają. Takie same wyzwania stoją przed nami. Nacisk na większą efektywność przy jednoczesnym umożliwieniu pracownikowi pracy zdalnej, zapewnienie zarządowi bieżącego wglądu w koszty projektów oraz ich natychmiastową analizę, kontrola czasu i kosztów pracy pracowników - wiedzieliśmy, że w tych obszarach potrzebujemy konkretnych narzędzi.

Exact - odpowiedni partnerwspierający naszą działalność

Mazars przeprowadził szczegółową ocenę różnych dostawców, mogących zaoferować potrzebne rozwiązania, ale finalnie zdecydował się na współpracę z Exact. Bogumiła Szymczak mówi:

Nasze bieżące potrzeby były duże, ale też diametralnie różne. Chcieliśmy podnieść efektywność naszych pracowników, zwiększając liczbę dokumentów wprowadzonych przez nich w ciągu godziny do systemu. Jednocześnie naszym celem było umożliwienie księgowym wykonywania pracy zdalnej. Kluczową kwestią było również uzyskanie większej kontroli nad m.in. rentownością obsługi naszych Klientów. Exact znał branżę, naszą firmę i jej potrzeby, a zaoferowane produkty stanowiły skuteczną odpowiedź na nasze problemy. Jednocześnie propozycja Exact była efektywna i atrakcyjna cenowo, a dotychczasowa współpraca układała się na prawdziwie partnerskich zasadach. To wszystko przemawiało na korzyść naszego wieloletniego partnera i właśnie dlatego ponownie zdecydowaliśmy się wybrać Exact.

Wiedzieliśmy już, że Exact ma niezbędne rozwiązania, a teraz konieczne było dostosowanie procesów tak, by nasze oczekiwania przekuć w konkretne narzędzi – mówi Bogumiła Szymczak

Zwiększenie efektywności pracy oraz rejestracja godzin na projektach były realizowane w obrębie dwóch produktów, a co za tym idzie, wymagały dwóch osobnych wdrożeń. Ze strony Mazars w obu projektach został powołany kilkuosobowy zespół, który ściśle współpracował z konsultantami wdrożeniowymi z firmy Exact. Takie podejście pozwoliło nam nie tylko głębiej zrozumieć i poznać oba produkty, ale również skutkowało wytworzeniem dodatkowych, niezwykle przydatnych narzędzi.

Po pomyślnie zrealizowanych projektach zostały zorganizowane dwa duże szkolenia, obejmujące ok. 120 osób. Były to praktyczne sesje trwające około 3 godzin, przeprowadzane w grupach po 8-12 osób. Każdy pracownik został wyposażony w laptopa i miał zapewnione własne stanowisko z możliwością pracy na rzeczywistym systemie.

Mazars zwiększył efektywność pracy księgowych w zakresie liczby dokumentów, którą jest w stanie wprowadzić do systemu w jednostce czasu.

Trzeba mieć na uwadze specyfikę naszej pracy.” – przypomina Bogumiła Szymczak. ”Jako biuro rachunkowe przetwarzamy tysiące faktur oraz innych dokumentów księgowych. Wszystkie wymagane dane pochodzące z tych dokumentów muszą zostać umieszczone w systemie, a rozwiązanie Exact skutecznie automatyzuje ten proces. Dzięki nowemu wdrożeniu mamy zautomatyzowaną większość pracy. To usprawnienie nie tylko podniosło efektywność, ale również umożliwiło naszym księgowym podjęcie pracy zdalnej. A w naszej branży taka elastyczność w stosunku do pracowników pomaga zarówno w pozyskiwaniu nowych, jak i utrzymaniu obecnych talentów.

Wdrożenie Exact Synergy przyniosło wiele wymiernych korzyści. System służy m.in. do rejestracji godzin pracy na projektach. Dzięki Exact uzyskano konkretny obraz i bieżącą kontrolę nad wydajnością obsługi poszczególnych klientów. Zarząd z dnia na dzień może analizować koszty danego projektu oraz ma zapewnione bieżące raportowanie. Jednocześnie system dostarcza dokładne informacje, umożliwiając prawidłowe zafakturowanie klienta. Dodatkowo rozwiązanie rozszerzono o funkcje związane z szeroko rozumianą rejestracją czasu pracy i pozostałych zadań pracowników, umożliwiając m.in.wprowadzanie wniosków o „home office”, rejestrację nadgodzin, rejestrację prac konsultacyjnych czy archiwizacyjnych. Pozwala to uzyskać kompleksowy wgląd i kontrolę nad kosztami pracy.

Równolegle ułatwiono pracę księgowym, generując im zadania przyporządkowane automatycznie oraz specyficzne dla wymogów konkretnego klienta, np. wygenerowanie rejestru VAT, JPK itp. Takie działania usprawniają pracę, a jednocześnie eliminują błędy i przeoczenia.

Towarzyszymy rozwojowi firm, ale sami musimy korzystać z narzędzi, które nie tylko wspierają, ale i dotrzymują kroku naszemu biznesowi. Dlatego współpracujemy z partnerem, który nie tylko rozumie naszą firmę, ale jest w stanie zaoferować nam narzędzia dopasowane do nas i zgodne z oczekiwaniami. Exact, znając profil naszej działalności, proaktywnie doradza nam w kwestii wszelkich usprawnień, ale też aktywnie uczestniczy w rozmowach o naszych potrzebach, zastanawiając się, jak może nas wpierać w realizowaniu naszych celów.

Wymagania

Mazars dążył do podniesienia efektywności pracy poprzez zwiększenie liczby wprowadzanych do systemu dokumentów. Konieczne stało się zautomatyzowanie procesu zaczytywania danych z dokumentów do systemu księgowego. Firmie zależało również na uzyskaniu bieżącej kontroli nad dochodowością obsługi poszczególnych projektów i możliwością analizy wyników.

Rozwiązanie

Firma Mazars zdecydowała się na wybór rozwiązań Exact, a następnie wdrożyła Exact Synergy oraz Scansys, zintegrowany z wykorzystywanym już systemem Exact Globe.

Źródło: Exact Software

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość