Hitachi Capital z dostępem do bieżących i kompletnych informacji dzięki oprogramowaniu Exact

Katgoria: ERP / Utworzono: 10 luty 2021

Kluczowym wyzwaniem dla firmy było scalenie dwóch polskich podmiotów i zbudowanie platformy w Polsce pod kątem realizacji planów ekspansji na Europę Środkową i Wschodnią. Jak podaje dyrektor finansowy HCPL, celem było przekształcenie mniejszej firmy leasingowej, należącej niegdyś do dealera pojazdów, w podmiot w pełni zgodny w zakresie kontroli i zarządzania ryzykiem po tym, jak stała się ona częścią Hitachi Capital.

REKLAMA

Wcześniejsze pozytywne doświadczenia z rozwiązaniami Exact zachęciły dyrektora finansowego do wybrania firmy na partnera, który miał wesprzeć to przedsięwzięcie. Koen Meynants, dyrektor finansowy spółki HCPL, przyznaje:

Pierwszy raz zetknąłem się z Exact w 2007 roku na polskim rynku. Rozwiązanie Exact zaskoczyło mnie przyjaznymi dla użytkownika interfejsami, zdolnością łączenia z innymi systemami, elastyczną konsolidacją i obsługą spółek.

Dane finansowe w zasięgu ręki

Dzięki Exact Globe firma Hitachi Capital zyskała dostęp do swoich bieżących i kompletnych danych finansowych. Oprogramowanie pozwoliło na wyeliminowanie niektórych czynności księgowych, które wcześniej musiały być wykonywane ręcznie. Integracja z systemem operacyjnym zapewniła pełną synchronizację, dzięki czemu dane są uzupełniane automatycznie i wszystkie niezbędne informacje są już dostępne w różnych konfiguracjach. Możliwe było również zautomatyzowanie i usprawnienie rozliczeń podatkowych. Takie udogodnienia nie tylko podnoszą wyniki firmy, lecz również pomagają wyeliminować błędy księgowania i pozwalają zachować pełną zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi w kraju.

Hitachi Capital wykorzystuje system Globe na potrzeby prowadzenia finansów, raportów i rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, a także do zarządzania przepływem środków pieniężnych.

Dyrektor finansowy spółki HCPL przyznał:

Faktury wpływające, przetwarzane lokalnie na rynkach w naszym systemie operacyjnym na potrzeby księgowości analitycznej, są następnie przetwarzane w Exact pod kątem odpowiednich deklaracji VAT i CIT na rynkach lokalnych, za pośrednictwem dostawcy usług firmy Hitachi. Są one kontrolowane centralnie, w Warszawie, na potrzeby sprawozdawczości Grupy. Co więcej, za pomocą oprogramowania Exact, spółka HCPL może również zarządzać zobowiązaniami bezpośrednio w swoich różnych systemach bankowych na czterech rynkach.

Integracja z istniejącym oprogramowaniem

Hitachi korzysta również z oprogramowania do realizacji działań operacyjnych o nazwie Leasewise. Jest to rozwiązanie dedykowane firmom leasingowym. Z perspektywy klienta integracja obu systemów była ważną kwestią. Firma Exact stanęła na wysokości zadania i zaproponowała architekturę umożliwiającą przeprowadzenie integracji, co było znaczącą korzyścią. Był to jeden z kluczowych czynników, który zadecydował o wybraniu firmy Exact do tego projektu.

Koen Meynants:

Bardzo szybko zdałem sobie sprawę, że rozwiązanie Exact było idealną platformą do realizacji wszystkich naszych finansowych procesów, w których oprócz złożonej księgowości obsługiwanej przez dedykowane oprogramowanie do leasingu samochodowego, podstawowymi procesami są windykacja i comiesięczna sprawozdawczość Grupy (w trzecim dniu roboczym). W związku z tym musieliśmy zaprojektować w pełni kontrolowany przepływ procesów związanych z przychodzącymi fakturami, sprawozdawczość niemalże w czasie rzeczywistym, zautomatyzowane procesy windykacyjne (wraz z przypomnieniami) oraz dalsze działania.

Ponieważ wdrożenie obu systemów przebiegało równocześnie, konieczna była bieżąca komunikacja i działania koordynacyjne pomiędzy wszystkimi decydentami po stronie klienta i dostawcy.

Możliwość ekspansji

Exact Globe jest idealnym uzupełnieniem oprogramowania operacyjnego, które jest wprawdzie dostosowane do specyfiki branży, ale – w odróżnieniu od naszych rozwiązań – nie obejmuje obszernych zadań związanych z finansami i księgowością.

W oprogramowaniu Exact procesy w ramach zarządzania finansami są powiązane z jednym centralnym źródłem. Pozwala to na bezproblemowe koordynowanie i analizowanie wszystkich danych finansowych, budżetów oraz innych informacji ze wszystkich oddziałów. Każdy okres obrotowy może być zamknięty szybko i bez przeszkód, ze 100% pewnością. Dzięki temu raporty z zarządzania firmą zawsze są oparte na najnowszych danych.

Jak powiedział Koen Meynants:

Zachowanie zgodności, stały nadzór i silny nacisk na windykację to główne wskaźniki KPI, według których jesteśmy monitorowani przez naszą zagraniczną centralę. Dla niej procesy finansowe mają kluczowe znaczenie. Ponieważ Japończycy nie są zaznajomieni z obsługą ksiąg rachunkowych w wielu walutach i przywiązują wagę do szczegółów, jestem przekonany, że platforma, którą stworzyliśmy z firmą Exact była jednym z głównym czynników pozwalających nam otrzymać „zielone światło” dla planu ekspansji jednocześnie w 3 krajach.

Exact to doskonałe rozwiązanie dla firm planujących międzynarodowy rozwój. Umożliwia wygodne rozszerzanie systemu o nowe rynki, ponieważ jest dostosowane do warunków i regulacji prawnych danego kraju.

Dzięki temu, że dane są przechowywane w jednym źródle, wszyscy pracownicy w każdej lokalizacji korzystają z tych samych informacji i w taki sam sposób. To sprawia, że mogą bez trudu uruchamiać szybkie i rzetelne raporty oraz analizy i przekazywać aktualne, ogólne informacje o kondycji międzynarodowej firmy.

W ciągu ostatnich kilku tygodni wdrożyliśmy Exact w naszych 3 nowych krajach: w Czechach, na Węgrzech i Słowacji. Działaniami zarządzaliśmy częściowo z Polski, zważywszy na dodatkowe trudności wynikające z zastosowania środków zapobiegawczych przeciw COVID-19 . Poza tym, nasz lokalny zespół w Polsce pracował z domu - wyjaśnił Koen Meynants.

Optymalne zarządzanie

Oprogramowanie Exact zapewniło pełną integrację oraz dostosowanie systemu, podnosząc do maksimum efektywność i skuteczność. W rezultacie, system automatycznie pobiera niezbędne dane do celów finansowych i rachunkowych.

Jak wspomina Koen Meynants:

Odczuwaliśmy presję wynikającą z faktu, że rok sprawozdawczy w Japonii kończy się w dniu 31.03.2020. W związku z tym, spółka HCPL musiała przedstawić swoje sprawozdanie finansowe zewnętrznym audytorom w ciągu 5 tygodni od przejęcia firmy.

Wdrożenie systemu Exact w Hitachi zajęło ok. 2-3 miesiące, a firma zaczęła korzystać z pakietu Exact dla Finansów w czerwcu 2019 roku.

We współpracy z 1 konsultantem Exact udało nam się wdrożyć pełnoprawne procesy finansowe, w ramach których trzeba było rozliczyć bardzo złożone przejęcie. Wszystko w jednym miesiącu, przy optymalnych kosztach.

Moje główne podejście to realizacja planów za pierwszym razem. I to udało nam się osiągnąć – na czas, pod kontrolą, w wyniku zrozumiałego procesu i, co najważniejsze, z zadowolonym zespołem! - dodał Koen Meynants.

Źródło: Exact Software Poland

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość