Faktury pod pełną kontrolą

Katgoria: ERP / Utworzono: 01 czerwiec 2011

Faktury pod pełną kontrolą

Elektroniczna Akceptacja Faktur to uniwersalne rozwiązanie upraszczające rozliczenia niezależnie od branży czy rodzaju prowadzonej działalności. Aplikacja uzupełnia rozwiązania finansowo-księgowe systemu Impuls 5. Dzięki wbudowaniu odpowiednich procedur zapewnia przyspieszenie rozliczenia merytorycznego faktur poprzez bieżącą akceptację dokumentów kosztowych.

{MosModule module=WhitePapersERP_Dzial}

Z naszych doświadczeń związanych z funkcjonowaniem rozwiązań finansowo-księgowych wynika, że największe problemy w firmach związane są nie z rozliczeniem kosztów, a z uzyskaniem informacji źródłowej dotyczącej kosztów już poniesionych, jednak jeszcze niezewidencjonowanych. Te problemy ma właśnie rozwiązać opracowane przez nas oprogramowanie – zauważa Sławomir Kuźniak, Dyrektor ds. Konsultingu i Promocji w BPSC SA.

Problem trafnie zdiagnozowany

Skalę problemu pokazało badanie przeprowadzone na grupie prawie stu przedstawicieli średnich polskich przedsiębiorstw. Zostali zapytani o problemy z obiegiem faktur kosztowych w ich firmach. Ponad 52% uczestników badania ankietowego określiło je, jako częste bądź bardzo częste. Najczęściej wskazywane powody to: nadmiar innych obowiązków służbowych (29%), częste przebywanie poza firmą (32%) oraz spory związane z ustaleniem odpowiedzialnych za koszty (26%). Aż 48% respondentów uznało, że opóźnienia są na tyle duże, że utrudniają pracę działowi finansowo-księgowemu. 88% dostrzegło szansę rozwiązania tych problemów we wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu faktur.

Uruchomienie aplikacji autorstwa BPSC to przede wszystkim automatyzacja procesu akceptacji dokumentów kosztowych, a w konsekwencji skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości w ramach grupy. Niemniej istotny jest łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji syntetycznej i analitycznej, skrócenie czasu zamykania okresów sprawozdawczych oraz pełna wiedza na temat wysokości zobowiązań.

Szybciej, łatwiej, bardziej czytelnie

System zapewnia szybszy dostęp do informacji dotyczącej harmonogramu płatności oraz wysokości naliczonego podatku VAT. Faktury z kancelarii, już na wstępnym etapie, trafiają do rejestru VAT, przez co stają się widoczne w zobowiązaniach osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki temu każda na bieżąco zna poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności.

Skróceniu ulega także czas potrzebny na „rozpisanie merytoryczne” faktury, który dzięki mechanizmom alertów i ponagleń przy zaleganiu korespondencji może być ograniczony do minimum. System, zapewniając dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany dokumentów), wyklucza również możliwość ich zniszczenia czy zagubienia przez pracownika.

Wdrożenie automatycznej akceptacji merytorycznej z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację na temat poziomu kosztów w firmie. Daje to możliwość szybkiego rozliczenia projektów, zleceń czy zadań i ma bezpośredni wpływ na kontrolę budżetów i ewidencję kosztów. Natomiast ich automatyczna akceptacja finansowa jest zgodna z wartością. System wymusza - w zależności od wartości faktury - taką ilość akceptacji, jaka jest potrzebna dla danego dokumentu, a zwłaszcza kwoty, na jaką została wystawiona. Analiza sytuacji w wybranych przedsiębiorstwach wykazuje, że ilość nierozliczonych faktur może spaść z kilkudziesięciu procent do poziomu kilku procent. Równie znacząco skraca się czas potrzebny na zamknięcie miesiąca - z kilkunastu do kilku dni.

Jak to działa?

Proces rozpoczyna rejestracja faktury, która obejmuje również akceptację formalną. Następnie dokument w formie cyfrowej trafia do osób odpowiedzialnych za akceptację merytoryczną. W tym przypadku wykorzystywany jest mechanizm, pozwalający na powiązanie faktur z innymi dokumentami znajdującymi się w systemie Impuls 5 – zamówieniami zakupu czy dokumentami magazynowymi (PM). Faktury zakupowe rozliczane są na poszczególne klasyfikatory takie jak stanowiska kosztów, pozycje kalkulacji kosztów, zlecenia czy transakcje. Sposób rozliczenia dokumentu kosztowego zależy od tego, do którego rejestru zakupowego został przypisany na etapie akceptacji formalnej.

Systemem Elektronicznej Akceptacji Faktur mogą być objęte faktury sprzedażowo-zakupowe generowane w ramach firm grupy kapitałowej. W każdym przypadku fakturowania jednego podmiotu w grupie przez drugi, system automatycznie przenosi zapisy sprzedażowe z jednej firmy do zapisów zakupowych w drugiej. Nie wymaga to ponownego wprowadzania faktur, umożliwiając równocześnie rozliczenie ich w systemie EAF. Pozwala to na skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości.

Źródło: www.bpsc.com.pl

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość