{MosModule module=WhitePapers_Dzial}

Dobrym i przemawiającym przykładem może być wdrażanie tego samego rozwiązania ERP w kilku firmach jednej grupy kapitałowej (zwane przez wdrożeniowców roll-out’ami). Nawet w takim przypadku, gdzie charakter i profil działalności jest taki sam, system i zbudowane na nim rozwiązanie jest takie samo, to zawsze istnieją różnice w procesie wdrożenia. Najczęściej wynikają one z postaw ludzkich, dotychczasowego doświadczenia i wiedzy osób biorących udział w tym procesie. Nie bez znaczenia ma również zaangażowanie, wola współpracy i realne wsparcie zarządu. Wdrożenie systemu informatycznego to bardziej zmiana sposobu myślenia i działania, a nie tylko zmiana technologiczna.

Dobrym i przemawiającym przykładem może być wdrażanie tego samego rozwiązania ERP w kilku firmach jednej grupy kapitałowej (zwane przez wdrożeniowców roll-out’ami). Nawet w takim przypadku, gdzie charakter i profil działalności jest taki sam, system i zbudowane na nim rozwiązanie jest takie samo, to zawsze istnieją różnice w procesie wdrożenia. Najczęściej wynikają one z postaw ludzkich, dotychczasowego doświadczenia i wiedzy osób biorących udział w tym procesie. Nie bez znaczenia ma również zaangażowanie, wola współpracy i realne wsparcie zarządu. Wdrożenie systemu informatycznego to bardziej zmiana sposobu myślenia i działania, a nie tylko zmiana technologiczna.

Przede wszystkim przygotowanie

Aby dobrze przeprowadzić wdrożenie systemu ERP należy odpowiedzieć sobie na pytanie: czego tak naprawdę oczekujemy od nowego systemu? W specyfikacjach wdrożeniowych bardzo często wpisywane są liczne funkcjonalności, które nie mają realnego wpływu na usprawnienie podstawowego procesu generującego strumień wartości. Oczywiście, nie ma nic złego w rozbudowywaniu systemu informatycznego o takie cechy. Jednak w pierwszej kolejności należy usprawniać proces podstawowy, który generuje zyski dla przedsiębiorstwa. Przykładem takiej dodatkowej funkcjonalności może być system harmonogramowania produkcji. Oczywiście są przedsiębiorstwa, gdzie takie systemy pracują i przynoszą korzyści. Jednak uruchomienie APS (Advanced Planning and Scheduling, czyli modułu Zaawansowanego Planowania i Harmonogramowania Produkcji) musi być poprzedzone doskonałym zorganizowaniem i zinformatyzowaniem procesu podstawowego. Pod kątem organizacyjnym, do wdrożenia systemu harmonogramowania produkcji gotowych jest obecnie zaledwie kilka procent przedsiębiorstw. Uruchamia go znacznie mniej firm.

Drugim aspektem planowania wdrożenia jest zastanowienie się, jakie obszary biznesowe mają być objęte nowym systemem. Nierzadko można spotykać firmy, które dotychczas w obszarze produkcji nie wykorzystywały żadnego systemu informatycznego. Podczas rozmów o wdrożeniu w tym obszarze wyraźnie oczekują zinformatyzowania całego szerokiego spektrum procesu produkcyjnego i około-produkcyjnego, w tym m.in.: narzędziowni, gospodarki remontowej, utrzymania ruchu itd. Informatyzowanie tych obszarów w pierwszej kolejności nie jest złe z definicji, jednak należy się zastanowić, czy jest to niezbędne. Informatyzacja procesu podstawowego jest często na tyle dużym wyzwaniem dla załogi, że wprowadzanie elementów dodatkowych może przyczynić się do niepowodzenia całości procesu. Elementem, który często jest pomijany w czasie wdrożenia jest informowanie pracowników, nie tylko biurowych, ale przede wszystkim produkcyjnych, o zachodzących zmianach. Brak klarownych informacji skutkuje chaosem informacyjnym, obawami o miejsca pracy i nieufnością wobec nowego systemu.

Ostatnim etapem planowania wdrożenia jest zastanowienie się nad wizją rozwoju systemu w kontekście zmian otoczenia zewnętrznego, jak również rozszerzenia wdrożenia o kolejne obszary biznesowe, które zostaną objęte systemem. Już podczas wyboru rozwiązania należy zwrócić uwagę na funkcjonalności, które zamierzamy wdrożyć w przyszłości. Ważne jest również zapoznanie się z mapą rozwoju oprogramowania, aby mieć pewność, że system będzie utrzymywany i rozwijany.

Po drugie realizacja

Podczas procesu wdrożenia nie ma etapów bardziej lub mniej ważnych. Każdy etap ma swój cel, podczas każdego istnieją zagrożenia, które warto poznać, aby implementacja mogła przebiegać bez zakłóceń.

Analiza przedwdrożeniowa

Po dokonaniu wyboru dostawcy i przygotowaniu organizacji przychodzi czas na realizację wdrożenia. Na tym etapie najważniejszym zadaniem jest analiza wymagań. Celem nie jest zbieranie wymagań - bo to powinniśmy zrobić przed wyborem dostawcy i systemu, lecz ich uszczegółowienie i analiza razem z dostawcą rozwiązania. Precyzyjne przekazanie dostawcy szczegółowych wymagań, umożliwi lepsze poznanie sposobu działania i elementów kluczowych przedsiębiorstwa. Dobrze jest pamiętać, że etap analizy przedwdrożeniowej nie jest monologiem jednej ze stron procesu. Nikt nie zna tak dobrze Po dokonaniu wyboru dostawcy i przygotowaniu organizacji przychodzi czas na realizację wdrożenia. Na tym etapie najważniejszym zadaniem jest analiza wymagań. Celem nie jest zbieranie wymagań - bo to powinniśmy zrobić przed wyborem dostawcy i systemu, lecz ich uszczegółowienie i analiza razem z dostawcą rozwiązania. Precyzyjne przekazanie dostawcy szczegółowych wymagań, umożliwi lepsze poznanie sposobu działania i elementów kluczowych przedsiębiorstwa. Dobrze jest pamiętać, że etap analizy przedwdrożeniowej nie jest monologiem jednej ze stron procesu. Nikt nie zna tak dobrze

Migracja danych

Elementem, który budzi wiele kontrowersji jest migracja danych. Obawy wynikają nie z samego faktu konieczności przeniesienia danych, ale odpowiedzialności za ten krok. Z jednej strony firma oczekuje, że to dostawca jako specjalista IT weźmie na swoje barki cały ciężar migracji danych. Z drugiej strony, dostawcy nigdy nie wiedzą, co kryje się w bazach klientów. Nawet jeżeli dostawca ma duże doświadczenie z migracją danych z dotychczas wykorzystywanego przez firmę systemu, zawsze w grę wchodzą rozwiązania indywidualne, które powodują, że dwa systemy tego samego dostawcy to dwa zupełnie różne systemy. Podczas migracji danych należy zwrócić uwagę na:

• Kompletność danych. Jeżeli do systemu są importowane dane, które mają powiązania z innymi słownikami, to sprawdźmy czy te słowniki są już wprowadzone. Przykładem danych, które mają wiele powiązań są marszruty. Należy zadbać o to, by wcześniej zostały wprowadzone dane powiązane (gniazda produkcyjne, artykuły, itd.).
• Testowanie danych. Oczywiście nie ma możliwości przetestowania wszystkich marszrut i specyfikacji materiałowych. Ważne jest, aby zrobić to na kilku najczęściej używanych technologiach lub artykułach.

Szkolenia

Jest to istotny etap, który występuje w każdym projekcie wdrożeniowym. Najważniejsze wskazówki to:

• Pracownicy, którzy są kierowani na szkolenia, powinni wiedzieć po co jest system wdrażany i jakie będą tego konsekwencje. Bardzo wielu pracowników produkcyjnych ma poczucie, że bez ich wiedzy i udziału są podejmowane decyzje, które bezpośrednio ich dotyczą i obawiają się o swoje miejsca pracy. Konsekwencją takiego działania przeciwko zmianie, jaką jest wdrożenie nowego systemu.
• Szkolenia powinny być dopasowane do funkcji, czy stanowiska jakie zajmuje pracownik. Należy unikać kierowania wszystkich na wszystko.
• System przygotowany do szkoleń pracowników powinien być sparametryzowany i mieć funkcjonalność rozwiązania docelowego. Szkolenia powinny być zorganizowane w taki sposób, aby pracownik po uruchomieniu systemu mógł wykonywać wszystkie swoje obowiązki w sposób szybki, kompletny i bezbłędny. Przydatna może się tutaj okazać wizualizacja graficzna.

Uruchomienie

Warunkiem bezproblemowego uruchomienia systemu jest bezbłędna realizacja wszystkich poprzedzających etapów oraz pozytywne nastawienie wszystkich osób biorących udział we wdrożeniu. Niedociągnięcia poprzednich etapów skutkują licznymi problemami na etapie uruchomienia. Oto przykłady:

Zamknięcie wdrożenia

Równie ważnym elementem jak rozpoczęcie wdrożenie jest jego zakończenie. Aby móc realnie ocenić czy wdrożenie jest sukcesem czy porażką, już na etapie planowania należy zdefiniować mierzalne wskaźniki. Jeżeli któryś z etapów zostanie wykonany niestarannie może się okazać, że cały projekt będzie skazany na porażkę.

Źródło: www.sage.com.pl