Zarządzanie informacją – jak efektywnie kierować przepływem informacji w firmie?
Współczesna literatura dotycząca przedsiębiorstw przekonuje, że informacja jest podstawą funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Zapotrzebowanie na informacje jest dziś bardzo duże. Mnogość i ogólnodostępność źródeł pozyskiwania danych wzrasta wraz z postępem technologii, a razem z nim tzw. szum informacyjny, czyli niewyselekcjonowany zbiór informacji.
{MosModule module=WhitePapers_Dzial}
Dynamicznie zmieniające się otoczenie, w którym funkcjonuje dane przedsiębiorstwo wymusza na nim równie dynamiczną adaptację. Szybkie podejmowanie właściwych decyzji, które ułatwią firmie dostosowywanie się do zaistniałych sytuacji, może okazać się czynnikiem wyróżniającym na tle konkurencji. Decyzje te wymagają odpowiedniego odbioru, selekcji oraz analizy pozyskanych informacji - tak, aby mogły one stać się użyteczną wiedzą. Wymaga to określenia zakresów decyzyjności każdej komórki organizacyjnej oraz wymiany pozyskanej wiedzy między pracownikami.
W przeszłości w wielu firmach dominowało przekonanie, że wszystkie istotne informacje powinny być przypisywane wąskiej grupie ludzi, pracujących najczęściej na stanowiskach kierowniczych. Zaangażowanie pracowników niższych szczebli było przez to niewielkie, a wprowadzanie zmian organizacyjnych wiązało się wielokrotnie z długotrwałym ich przekonywaniem do słuszności danego rozwiązania. Obecnie, powszechnym jest przekonanie o tym, aby w przedsiębiorstwie odpowiednio rozłożyć inwentarz wiedzy na pracowników, dając im tym samym szerszy zakres decyzyjności.
Zauważono także, że wymiana informacji pomiędzy różnymi działami w firmie może w znaczącym stopniu podnieść poziom świadomej motywacji pracowników do dążenia do osiągnięcia celów firmy. Oczywiście wymaga to od firmy systematyczności w pracy oraz dobrowolnej zgody pracowników na wymianę pozyskanej wiedzy z innymi. Poza tym należy zadbać o tym, aby:
W przeszłości w wielu firmach dominowało przekonanie, że wszystkie istotne informacje powinny być przypisywane wąskiej grupie ludzi, pracujących najczęściej na stanowiskach kierowniczych. Zaangażowanie pracowników niższych szczebli było przez to niewielkie, a wprowadzanie zmian organizacyjnych wiązało się wielokrotnie z długotrwałym ich przekonywaniem do słuszności danego rozwiązania. Obecnie, powszechnym jest przekonanie o tym, aby w przedsiębiorstwie odpowiednio rozłożyć inwentarz wiedzy na pracowników, dając im tym samym szerszy zakres decyzyjności.
Zauważono także, że wymiana informacji pomiędzy różnymi działami w firmie może w znaczącym stopniu podnieść poziom świadomej motywacji pracowników do dążenia do osiągnięcia celów firmy. Oczywiście wymaga to od firmy systematyczności w pracy oraz dobrowolnej zgody pracowników na wymianę pozyskanej wiedzy z innymi. Poza tym należy zadbać o tym, aby:
- czas przepływu informacji nie był zbyt długi,
- wyeliminować sytuacje, w których istotna informacja nie dociera do odpowiedniej osoby,
- występowała selekcja przekazywanych informacji w celu minimalizacji szumu informacyjnego,
- zapobiegać przedterminowemu „wyciekowi” informacji, który może doprowadzić do utraty zaufania do kierownictwa.
Proporcjonalnie do wzrostu liczby pracowników rośnie potrzeba standaryzacji i odpowiedniej szybkości przekazywania informacji w firmie. Co ciekawe nieporządek w takim obiegu informacyjnym najczęściej występuje w małych i średnich przedsiębiorstwach, które jeszcze nie wypracowały lub w ogóle nie posiadają odpowiedniego standardu pracy. Ponadto osoby decyzyjne muszą wiedzieć, kto w ich firmie powinien posiadać odpowiednie informacje.
Powstało wiele systemów informatycznych, które systematyzują i udoskonalają wewnętrzny przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Niewiele jest jednak takich, które są zintegrowane z operacyjną działalnością przedsiębiorstwa produkcyjnego. W poniższym newsletterze zostanie ukazane na przykładzie firmy produkcyjnej, jak efektywnie zarządzać przepływem informacji powiązanych z konkretnymi projektami/zleceniami w programie Plan-de-CAMpagne.
Naszym przykładem, który przybliży funkcjonalności programu Plan-de-CAMpagne w zakresie przepływu informacji będzie firma produkcyjna zatrudniająca 45 pracowników, zajmująca się obróbką skrawaniem oraz montażem elementów drewnianych.
W pierwszej kolejności należy zdefiniować zakres decyzyjności pracowników oraz zakres informacji, które powinny spływać do odpowiedniej osoby. W programie odbywa się to np. poprzez przypisanie osoby odpowiedzialnej do danego kontrahenta (Rys.1.) lub projektu realizowanego dla niego (Rys.2):
Rys.1. Lista osób odpowiedzialnych za klienta Aquarius.
Dzięki temu w każdej chwili osoby posiadające dostęp do tabeli kontrahentów lub projektów będą mogły szybko pozyskać potrzebne informacje. Przykładowo firma Aquarius zadzwoniła do biura naszej firmy i poprosiła o przyspieszenie terminu realizacji zamówienia. Okazało się jednak, że konsultant jest na urlopie. Osoba przyjmująca takie zgłoszenie może szybko sprawdzić, kto ewentualnie może wykonać w tym temacie jakieś działanie.
Sprawa została przekierowana do sprzedawcy, który może zająć się przyspieszeniem realizacji zlecenia. Pierwszą rzeczą, jaką powinien zrobić to sprawdzenie statusu realizacji tego zlecenia. Klient wspomniał o 200 sztukach blachy, którą zamówił na początku stycznia. Program Plan-de-CAMpagne oferuje 3 grupy statusów. Kryterium podziału tych grup jest szczegółowość etapów realizacji:
- Statusy projektów – ogólne statusy dotyczące zbiorczych zamówień klienta, większych projektów (np. oferta została wysłana, potwierdzenie dużego zamówienia, odrzucenie przez specyfikację).
- Statusy kalkulacji – wyznaczają etap realizacji konkretnego zlecenia produkcyjnego/detalu: przekazanie na produkcję, wydruk przewodników produkcyjnych, zakończenie produkcji.
- Statusy procesu – przypisane są do operacji technologicznych, informują czy dana operacja została, rozpoczęta lub zakończona.
Nasz sprzedawca sprawdza otwarte projekty dla klienta Aquarius:
Rys.3. Tabela projektów w programie Plan-de-CAMpagne.
W tabeli odnajduje dwa projekty, jeden o statusie T – Oddzwonić, drugi o statusie R – Realizacja zamówienia. Klikając na niego, w dolnej części okna wyświetlą się powiązanie z projektem linie projektowe: jedna o statusie 4 – Oferta wysłana, jedna o statusie 8 – wydruk przewodników oraz jedna o statusie 9 – Produkcja zakończona. Handlowiec wywnioskował, że produkcja 120 szt. blachy została zakończona, ale nie wysłano jeszcze samochodu z dostawą (status, żadnej z linii na to nie wskazuje). Rozpoczęto także produkcję kolejnych 100 szt. Z uwagi na fakt, że handlowiec nie ma dostępu do modułu planowania produkcji zwraca się do kierownika produkcji z zapytaniem: na jakim etapie jest kalkulacja 13-00102.
Kierownik produkcji odświeża odpowiednią tabelę:
Rys.4. Fragment tabeli obciążeń maszyn dla zlecenia 13-00102.
Z tabeli odczytuje, że operacja frezowania (nr linii 10) została zakończona (2 – zakończono), natomiast operacja wiercenia, następująca po frezowaniu, została rozpoczęta (1 – rozpoczęto).
Do handlowca dociera informacja, przesłana przez program Plan-de-CAMpagne:
Rys.5. Okno wiadomości dostarczonej do sprzedawcy, dotyczącej statusu realizacji zlecenia.
Zbiór tych informacji daje naszemu sprzedawcy wystarczającą wiedzę na temat realizowanego projektu dla ważnego dla nas klienta Aquarius, aby zwrócić się z prośbą do działu transportu w firmie o wysłanie wyprodukowanych sztuk oraz do kierownika produkcji i przesunięcie wykonania montażu o dzień wcześniej.
W trakcie obróbki (wiercenia) operator zauważył skazy na pobranym materiale, z których teoretycznie mógł wykonać 5 półwyrobów. Na stanowisku rejestracji produkcji w ciągu kilku sekund tworzy odpowiedni raport. Jeżeli brygadzista jest zalogowany do programu Plan-de-CAMpagne pojawi się poniższe okno:
Rys.6. Okno powiadomienia dla brygadzisty dotyczącego wady materiałowej.
Klikając na Raport produktu może on zobaczyć więcej szczegółów na temat tego zdarzenia i podjąć odpowiednie działania takie jak np.: wydanie materiału z innej dostawy, usunięcie skaz przez operatora itp. Nasza przykładowa firma pracuje na skonfigurowanym widoku tabel dla każdego użytkownika. Oznacza to, że każdy użytkownik systemu ma dostęp do odpowiedniego zakresu informacji oraz na ekranie widzi tylko te niezbędne i wyselekcjonowane.
Przykładowo tabela przechowująca informacje o szczegółach zleceń produkcyjnych wygląda inaczej dla osoby wysyłającej wyroby gotowe (Rys.7.), a inaczej dla technologa (Rys.8.).
Rys.7. Tabela szczegółów zleceń produkcyjnych przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za wysyłkę wyrobów.
Rys.8. Tabela szczegółów zleceń produkcyjnych przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za tworzenie technologii.
Widok tabeli ograniczony jest statusem zlecenia oraz widocznymi kolumnami. Dla technologii istotny jest numer rysunku, rewizji, numer wyższego złożenia oraz czas realizacji, natomiast dla logistyka bardziej istotne będą informacje takie jak ilość wyprodukowana, ilość już wysłana czy osoba kontaktowa, z którą powinien kontaktować się przed wysyłką wyrobów.
Podsumowując w programie Plan-de-CAMpagne możemy usprawnić przepływ informacji w takich obszarach jak m.in.:
- Poznanie/zdefiniowanie/usystematyzowanie schematu organizacyjnego firmy – kto jest przełożonym, kto podwładnym oraz kto jest odpowiedzialny za właściwe procesy w organizacji.
- Redukcja czasu przekazywania informacji.
- Redukcja obiegu papierowych dokumentów w firmie.
- Redukcja szumu informacyjnego.
- Wspólna baza wiedzy z odpowiednimi prawami dostępu.
Wdrożenie takiego rozwiązania wiąże się z zaangażowaniem pracowników, systematycznością w działaniu oraz dzieleniu się informacją. Jednak opłacalność takiego rozwiązania jest potwierdzona przykładami wielu firm korzystających z informatycznych systemów ERP.
Źródło: www.sitgo.com.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie ERP
Nowoczesny ERP pozwala wydawnictwu jednocześnie kontrolować produkcję, sprzedaż online i logistykę… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w firmie Airpol
Airpol, jeden z największych polskich producentów sprężarek powietrza, stanął przed wyzwaniem związ… / Czytaj więcej
ERP Epicor Kinetic w praktyce: jak Novameta zbudowała zintegrowaną i skalowalną produkcję
Novameta osiągnęła pełną integrację procesów produkcyjnych, inżynieryjnych i finansowych dzięki wdr… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH
W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej
Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance
Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej
SAP Business One w Grupie Azoty: sprawny system ERP
Dynamiczny rozwój Grupy Azoty Zakłady Fosforowe wymagał systemu ERP, który nie tylko poradzi sobie… / Czytaj więcej
