Jak przyspieszyć rozwój firmy i uniknąć efektu „klęski urodzaju”?

 

Zaczynamy od małego biznesu. Zatrudniamy coraz więcej osób, rozrastamy się, zakładamy nowe oddziały. W pewnym momencie przerasta nas ilość generowanych dokumentów, dostęp do informacji jest czasochłonny, stany magazynowe są dla nas wielką zagadką, a o sprawnej analityce możemy w ogóle zapomnieć. Wtedy sukces zaczyna przeradza się w naszą klęskę. Pracujemy mniej wydajniej, źle obsłużeni klienci odchodzą, nowe kontrakty spływają zbyt wolno, a wolne zasoby zamiast generować zyski są przyczyną kosztów. Jak zapobiec tej czarnej wizji i sprawić by nagły rozwój firmy nie stał się pierwszym etapem jej schyłku? Zainwestować w dobry system ERP.

Zintegrowana informacja kluczem do sukcesu

Aby firma funkcjonowała nie tylko dobrze, ale mogła też konkurować z innymi podmiotami w branży, niezbędna jest pełna integracja wszystkich procesów zachodzących w organizacji: od planowania zasobów, prac produkcyjnych, obsługi magazynów, wszelkich procesów logistycznych, po kompleksową realizację usługi, reklamacje, oraz procesy finansowe i kadrowe. Informacja w jednym miejscu, dostępna na różnych urządzeniach – także przenośnych, generowana ad hoc i wizualizowana w czytelny sposób, jest kluczem do sprawnej obsługi Klienta. A dobrze obsłużony klient, to klient który wraca i poleca nas innym.

Dobry system ERP pozwoli nam na powiązanie danych partnera handlowego z jego saldem, dokumentami zakupu lub sprzedaży, zgłoszeniami serwisowymi, ofertami i innymi potrzebnymi informacjami. Niektóre systemy, jak SAP Business One, można integrować też z Outlookiem, dopinając do rejestrowanych działań powiązanych z klientem korespondencję mailową, czy też zeskanowane załączniki.

Automatyzacja procesów

Sprawnie działająca firma to firma, która wewnętrzne procesy obsługuje szybko. Jak zoptymalizować codzienną pracę działu sprzedaży, zakupu, windykacji czy księgowości? Zautomatyzować ją na tyle, by powtarzając się czynności można było wykonywać na bazie szablonów, kopiowania, czy też duplikowania wzorców dokumentów.

W ten sposób można np. w systemie SAP Business One kopiować zamówienia zakupu, czy faktury sprzedaży i tworzyć na ich podstawie nowe dokumenty tego samego typu, aktualizując tylko wybrane przez siebie dane. W prosty i szybki sposób można też przenosić dane wprost z oferty do zlecenia sprzedaży, a stąd do faktury sprzedaży, lub – w przypadku procesu zakupu – z zamówienia zakupu do systemowej faktury zakupu. Raz wprowadzona informacja służy kolejnym użytkownikom – brak konieczności powtórnego wprowadzania tych samych danych to ogromna oszczędność czasu.

Jak zarządzać rozwojem, czyli analityka raportem stoi

Raporty, na podstawie których management firmy podejmuje decyzje zarówno te operacyjne jak i strategiczne, są częstą bolączką polskich przedsiębiorców. Dobry raport to taki, który generuje się szybko, jest zawsze aktualny i wyraźnie sygnalizuje odchylenia od normy i trendy. Niezwykle praktyczne jest zastosowanie w systemach do zarządzania firmą raportów interaktywnych, opartych o zasadę „co jeśli…”. Dzięki nim możemy w każdym momencie sprawdzić jak nasze decyzje i ich efekty wpłyną na wybrane wskaźniki. Możemy wówczas tak pokierować naszymi działaniami operacyjnymi by zrealizować założone cele i osiągnąć konkretny, zamierzony efekt (np. zmniejszenie liczby zwrotów, zwiększenie ilości nowych klientów lub obrotów na wybranej grupie towarów).

Niezwykle dużym ułatwieniem jest też przygotowywanie raportów na zasadzie „Przeciągnij i skojarz”. Tak skonstruowany model raportowania odnajdziemy w systemie SAP Business One. Przenosząc np. kod Partnera Handlowego myszką na wybrany dokument (np. ofertę, zlecenie sprzedaży, fakturę itd.) możemy w prosty sposób sami wykonać potrzebne nam zestawienie. Od ręki sprawdzimy np. oferty wystawione klientowi, jego faktury i zaległe płatności, zamówienia wybranego przedstawiciela handlowego potrzebne do obliczenia jego prowizji, czy też dokumenty związane z wybranym indeksem towarowym. Szybko i samodzielnie wykonamy potrzebny raport.

Przyspiesz rozwój firmy z SAP Business One

Zapraszamy wszystkich chętnych do udziału w konferencji „Przyspiesz rozwój firmy z SAP Business One”. Organizowane przez Altab 6 marca 2014 spotkanie (Gdańsk i Kraków) pozwoli na przyjrzenie się innym praktycznym funkcjom systemu SAP Business One – przyjdź koniecznie!

Udział bezpłatny, ilość miejsc ograniczona – zarejestruj się już dziś!