Poprawa efektywności w branży metalowej

 

OFERTOWANIE

Jednym z ważnych elementów procesu sprzedaży jest złożenie wiążącej oferty. Brzmi prosto, jednak praktyka firm produkcyjnych pokazuje, że nie jest łatwo przygotować precyzyjną ofertę dla klienta i przekazać mu ją w akceptowalnym terminie.

Badania pokazują, że coraz częściej sprzedaż wymaga indywidualnego podejścia do Klienta i stworzenia kalkulacji na potrzeby konkretnego, często nietypowego zamówienia. Przygotowanie każdej takiej oferty wiąże się z nakładem pracy. Mimo że w wielu firmach skuteczność ofertowania wynosi poniżej 10%, to często zaangażowanie zasobów firmy po stronie ofertowania jest tak duże, że prawie równa się nakładom pracy na nadzór procesu produkcji.

Czy przypadkiem sytuacja w Twojej firmie nie wygląda tak: Specjalista ds. obsługi klienta wędruje z zapytaniem do technologa. Inżynier akurat w tym momencie pracuje nad aktualnym zleceniem i jeśli przerwie pracę, z pewnością dojdzie do opóźnień w realizacji bieżących zamówień. Nowe zapytanie ląduje na stercie innych podobnych czekających na realizację. Pracownik działu obsługi klienta wraca do swojego komputera, gdzie kolejny Klient prosi o przygotowanie kalkulacji. Przekazuje je do technologa, który znowu odkłada je na bok – do realizacji w późniejszym terminie.

Efekt? Zbyt często wychodzące z firmy oferty dla Klientów dochodzą do nich za późno. Zdarza się także, że firma wygrywa zlecenie, ponieważ jej oferta była najbardziej atrakcyjna cenowo. Dlaczego? Ponieważ w pośpiechu nastąpiło niedoszacowanie kosztów.

JAK ZWIĘKSZYĆ JAKOŚĆ I SZYBKOŚĆ PRZYGOTOWANIA OFERT?

Wprowadzając nowe rozwiązania systemowe. Mamy tutaj na myśli zmianę myślenia o tym, w jaki sposób funkcjonuje proces przygotowania ofert.

Doświadczenie firmy Sente we współpracy z Klientami wskazuje na to, że wprowadzenie spójnego systemu ewidencjonowania i planowania zasobów w przedsiębiorstwie powoduje zmniejszenie czasu ofertowania nawet kilkukrotnie. Jeśli w Twojej firmie przygotowanie oferty trwa 2 tygodnie, to możesz skrócić ten czas do 2-3 dni. Jeśli dotychczas właściwa kalkulacja produkcji zajmowała 3 dni, to teraz będzie to kwestia godzin. Kluczem do sukcesu jest standaryzacja i parametryzacja – w oparciu o to budowana jest baza wiedzy zawierająca wszelkie dotychczasowe wyceny, kalkulacje oraz oferty. Narzędziem pozwalającym skutecznie przeprowadzić założone modyfikacje jest system informatyczny zaprojektowany pod potrzeby i procesy zachodzące w konkretnym przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Prawidłowo przygotowana oferta stanowi faktycznie plan realizacji zamówienia. Określa także cenę oraz termin wykonania.

Jak zwykle ustala się cenę produkcji? Firmy najczęściej stosują model oparty o koszty materiałów i robocizny. A więc cena najczęściej ustalana jest według wzoru: (materiał + robocizna) + np. 40% narzutu = koszt wytworzenia. Jak zwykle ustala się termin realizacji? Na podstawie doświadczenia. Z reguły podobne zlecenie zajmuje 4 do 5 tygodni, a więc i pewnie tak będzie tym razem. Takie szacunkowe myślenie o zasobach pozwalających zrealizować zamówienie wynika z braku dokładnych informacji na temat tego, w jakiej sytuacji znajduje się nasze przedsiębiorstwo w danym momencie.

Oto przykład: Klient zleca Ci produkcję metalowych elementów, jednak zaporę stanowi cena, jaką jest gotów zapłacić, a która jest znacznie mniejsza od założonych w firmie kosztów wytworzenia. Do tego termin realizacji to tylko 3 tygodnie, podczas gdy zwykle w Twoim zakładzie trwa to od 4 do 5 tygodni. Czy jest sens podjęcia się takiego zlecenia? Opisując taką sytuację – w której duża część firm produkcyjnych odmówiłaby podjęcia się realizacji zamówienia – prowokujemy do rozważenia sposobu myślenia o zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa.

Decyzję o przyjęciu zlecenia łatwo podjąć posiadając system informatyczny, który w czasie rzeczywistym wygeneruje raport o stanie realizacji zamówień. Jeśli okaże się, że obciążenie mocy produkcyjnych wynosi 70%, a ich dodatkowe wykorzystanie pozwoli na zrealizowanie zamówienia w ciągu 2 tygodni, to dlaczego nie podjąć się takiego zlecenia? W innym przypadku będzie to marnowanie – jak się później okazuje – w dużej mierze wolnych mocy produkcyjnych.

PLANOWANIE PRODUKCJI

Jeśli myślisz: dzięki dużemu zleceniu kupuję duże ilości surowca, co pozwoli mi obniżyć jego cenę jednostkową, a poprzez to oszczędzić na kosztach produkcji, to możesz być w błędzie.

Spójrzmy na to zagadnienie zupełnie inaczej. Realizujesz duże zlecenie w liczbie 100 tys. sztuk elementów metalowych dla jednego klienta. Taka liczba powoduje zajęcie wszystkich mocy przerobowych zakładu (mówiąc potocznie, produkcja jest zawalona). Magazyn pęka w szwach od surowca. Po wytworzeniu towaru będzie z kolei pełen gotowych elementów. Do tego dojdzie logistyka – pakowanie i wysyłka.

Czy można inaczej? Zamiast 100 tys. sztuk dla jednego zleceniodawcy wykonaj 10 tys. sztuk dla 10-ciu różnych klientów. Każdy z nich w określonym czasie otrzyma partię towaru w liczbie 10 tys. sztuk. W kolejnym ustalonym terminie następną i tak dalej. Oczywiście w przypadku takiego rozwiązania warto porozumieć się z klientami już na etapie ofertowania, wskazać im korzyści płynące z takiego procesu wytwarzania i ustalić wielkość oraz częstotliwość kolejnych partii produkcji.

Takie podejście daje określone korzyści:

1. brak stocków na Twoim magazynie,
2. brak stocków na magazynie klienta,
3. realizujesz zamówienia na bieżąco dla 10 klientów zamiast jednego,
4. nie musisz odmawiać nowym klientom/zamówieniom (łatwiej jest dodać kolejne zamówienie pomiędzy 10 innych, niż zaprzestać jednej dużej produkcji na rzecz kolejnej, niekoniecznie tak znacznej),
5. zwiększasz elastyczność w zarządzaniu produkcją.

Korzyści wynikające z obsługi większej liczby zamówień jednocześnie pozwalają osiągnąć firmie znacznie większe zyski, niż oszczędności spowodowane jednorazowym zakupem dużej ilości surowca. Daje to w efekcie konkretną przewagę konkurencyjną nad innymi przedsiębiorstwami stosującymi standardowy i tradycyjny sposób myślenia o produkcji.

KOMPLET? KOMPLETNIE ZAPOMNIAŁEM...

Kompletacja zamówień stanowi niezwykle istotną kwestię dla gospodarki magazynowej przedsiębiorstw produkcyjnych, dla których produkt końcowy zwykle składa się z kilkudziesięciu, kilkuset, czy nawet kilku tysięcy części.

Podczas wysyłki nawet już kilkunastu części składających się na jeden gotowy wyrób istnieje duże prawdopodobieństwo, że pakujący je pracownik zapomni o którymś elemencie.

Z naszego punktu widzenia oraz dotychczasowych doświadczeń sprawa jest oczywista. W celu wyeliminowaniu błędu ludzkiego potrzebny jest system informatyczny, który precyzyjnie ewidencjonuje poszczególne elementy danego produktu końcowego. W przypadku braku jednej części przełożony zaopatrzeniowca dostaje taką informację i może na czas rozpocząć działania, żeby naprawić sytuację.

Wprowadzenie systemu ewidencjonowania umożliwia kontrolę nad każdym - nawet najmniejszym - wyprodukowanym, czy zamówionym elementem. Pozwala sprawdzić w każdej chwili, od którego dokładnie dostawcy pochodzi dana część, czy nawet który pracownik wykonywał (łączył, spawał) konkretny fragment konstrukcji.

CIĘCIE, GIĘCIE – NAJLEPIEJ OPTYMALNIE

Jeszcze jeden przykład. Przed Twoim pracownikiem postawiono zadanie – do wykonania drzwi stalowe. W związku z czym pobiera on materiał (blacha 8mm) z magazynu, przygotowuje i ustawia maszynę pod konkretny wymiar i kształt, wycina, resztę materiału oddaje z powrotem do magazynu. Kolejny pracownik wycina coś innego, zmienia ustawienia maszyny. Wszystkie te operacje trwają długo, a zajętość konkretnego urządzenia przez jedno zlecenie powoduje powstawanie tzw. wąskich gardeł w procesie produkcyjnym. W kolejce czekają kolejne elementy do wygięcia, czy przycięcia, jednak nie mogą zostać wykonane zanim nie zwolni się giętarka czy wycinarka. Efektem są przestoje na produkcji poszczególnych wyrobów.

Dlatego przedsiębiorstwa od dawna starają się zoptymalizować te czynności. Między innymi poprzez wykonywanie większej ilości danych elementów - wiemy przecież, że klient zamówi to za jakiś czas np. za miesiąc, no może dwa. Jednak takie podejście stanowi podstawowy błąd koncepcyjny. Kapitał firmy zostaje uwięziony w zapasie.

Drugi sposób to próba optymalizacji w/w czynności. Brygadzista dobiera pod maszynę takie elementy, które posiadają jakiś wspólny mianownik wykonania (blacha tej samej grubości, wspólny materiał gięciowy itp.). Jednocześnie wykonywana jest większa partia różnych zleceń. Takie postępowanie jest jak najbardziej racjonalne. Jednak jednego dnia uda się bardziej zoptymalizować pracę maszyny, innym razem pójdzie to trochę gorzej. Poza tym pozostaje do rozstrzygnięcia kwestia precyzyjnego policzenia i podzielenia kosztów pracy maszyny oraz zużytego materiału na poszczególne zlecenia.

Najbardziej optymalnym rozwiązaniem wskazującym dokładnie co, ile i w jaki sposób może zostać pocięte tudzież wygięte stanowi program informatyczny zawierający dane o dostępnych surowcach, a także pakiet dokładnych informacji jakie zamówienia, na jakim materiale będą do wykonania na hali produkcyjnej. Właściwie zaprojektowany system automatycznie pokaże podział kosztów na poszczególne zlecenia w danym dniu, tygodniu, czy miesiącu.

Jak łatwo się domyślić takie rozwiązanie optymalizuje wykorzystanie czasu pracy poszczególnych pracowników na produkcji, ale także – dzięki ewidencji zdarzeń na produkcji – zmniejsza pracochłonność po stronie księgowo-rozliczeniowej.

WPROWADZONE USPRAWNIENIA OBNIŻAJĄ KOSZTY

Z doświadczenia Sente wyniesionego z obsługi przedsiębiorstw produkcyjnych wynika jasno, że wprowadzenie systemu strategicznego myślenia o zarządzaniu firmą i procesami w niej zachodzącymi – w oparciu o indywidualnie przygotowany system informatyczny – powoduje istotny wzrost rentowności firmy.

Dzięki temu dochodzi do znacznego skrócenia czasów jednostkowych wykonywania poszczególnych działań i przebiegu procesów w organizacji. Firma szybciej i sprawniej reaguje na potrzeby swoich klientów. Nie marnuje czasu i minimalizuje błędy ludzkie. Program pozwala ewidencjonować, a także sprawować funkcje kontrolne i sprawozdawcze. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia w czasie bieżącym aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa i na podstawie informacji podejmowania najlepszych w danym momencie decyzji.

Źródło: www.sente.pl