System ERP  w Wola Info S.A.

Wola Info S.A., jedna z najstarszych polskich firm informatycznych, specjalizująca się w integracji systemów teleinformatycznych wdrożyła rozwiązanie klasy ERP oparte na systemie Microsoft Dynamics AX

W odróżnieniu od sektora produkcyjnego, gdzie montaż wykonują głównie inteligentne automaty, firmy usługowe budują przewagę nad konkurencją głównie w ludzkich umysłach – tu zaczyna się i kończy proces realizacji projektów. Dokładne ewidencjonowanie kosztów i profitów, jakie wiążą się z ich wykonawstwem jest skomplikowanym zadaniem. Wcześniej Wola Info S.A. prowadziła ewidencję projektów w oparciu o Symfonię i kilka innych nie zintegrowanych oprogramowań. Tymczasem od kilku lat firma notowała dwucyfrową dynamikę sprzedaży usług i potrzebowała elastycznego systemu informatycznego, który nie tylko efektywnie ewidencjonowałby zdarzenia biznesowe, ale też na bieżąco dostarczałby wysokiej jakości informacji zarządczych. Inaczej podejmowanie trafnych i szybkich decyzji stawałoby się coraz kosztowniejsze, a utrzymanie wysokiego tempa rozwoju niezwykle trudne, tym bardziej, iż firma planuje wejść na Warszawską Giełdę Papierów Wartościowych.

Wdrożenie było szczególne także ze względu na profil Wola Info S.A. Oto integrator systemów teleinformatycznych skorzystał z usług CIG/Columbus Polska, który również specjalizuje się we wdrożeniach rozwiązań informatycznych. Poruszanie się na co dzień w tej samej branży owocowało, z jednej strony, głębokim zaangażowaniem w projekt, a z drugiej dużymi oczekiwaniami ze strony zarządu Woli Info S.A..

Informacje o firmie

Wola Info jest jedną z najstarszych spółek branży informatycznej w Polsce i od lat zajmuje czołowe miejsca w rankingach IT. Firma specjalizuje się we wdrożeniach i integracji systemów teleinformatycznych, sprzedaży sprzętu i oprogramowania oraz oferuje usługi serwisowe. Firma zatrudnia blisko sto sześćdziesiąt osób.

Wyzwanie

Wola Info S.A. buduje swoją wartość, wykonując skomplikowane projekty informatyczne. Zarząd firmy chciał dokładnie kontrolować procesy biznesowe, ale dotychczasowe oprogramowania nie dawały pożądanego wsparcia. Każde z nich monitorowało jeden, wąski obszar pracy i pod jego kątem generowało dane z innych działów firmy. Ich unifikacja wymagała dodatkowej pracy. Gwałtowny wzrost firmy przy rosnących przychodach, zatrudnieniu oraz wielości prowadzonych dużej ilości zaawansowanych projektów biznesowych o dużych wartościach, nie gwarantował właściwej jakości  dostarczanych informacji zarządczych z dotychczasowego oprogramowania. Zarząd Woli Info S.A. oczekiwał od Microsoft Dynamics AX dostarczenia rzetelnych i wieloprzekrojowych informacji biznesowych. Nowy, zintegrowany system miał więc być nie tylko elastyczny i dostosowywać się do szybko rozwijającej się struktury firmy, ale też umocnić jej przewagę nad konkurencją oraz ujednolicić procedury przy ewidencji biznesowych zdarzeń.

- Szczególny nacisk położono na wsparcie procesów logistycznych oraz uzyskanie przejrzystej i kompleksowej ewidencji prowadzenia projektów. Zarząd Woli Info chciał dokładnie wiedzieć, ile czasu i materiałów generują poszczególne projekty – mówi Manoj Nair, prezes Columbus Polska.  

Decyzja o wdrożeniu systemu informatycznego do zarządzania przedsiębiorstwem wiązała się m.in. z planami wejścia firmy na Warszawską Giełdę Papierów Wartościowych i - co z tym się wiąże – obowiązkiem składania swoim akcjonariuszom raportów i sprawozdań finansowych szybko i regularnie.

- Dynamiczny rozwój firmy wymusił na spółce podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu informatycznego, który zapewniłby uzyskanie wysokiej jakości danych zarządczych w wielowymiarowych przekrojach. Dla spółki Wola Info S.A. bardzo ważny był moduł Projekty – przez który obsługuje się wszystkie procesy biznesowe spółki, i który pozwalał w spółce w pełni wykorzystać nowoczesne zarządzanie przedsięwzięciami przez projekty. – mówi Artur Małek, Dyrektor ds. Controllingu Wola Info S.A., odpowiedzialny również za wdrożenie systemu w spółce.

Rozwiązanie

Rozpoczęcie projektu zostało poprzedzone wyznaczeniem przez zarząd Woli Info project managera, która razem z project managerem Columbus Polska nadzorował proces implementacji systemu Microsoft Dynamics AX. Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza biznesowa. Diagnoza została przeprowadzono wspólnie z dziewięcioma kluczowymi użytkownikami – głęboko zaangażowanymi w realizację całego projektu. Aktywność wykazywali również pozostali pracownicy spółki. Na warsztatach, które towarzyszyły kolejnym etapom wdrożenia, konsultanci Columbus Polska wskazywali na zaszyte w systemie rozwiązania. Dzięki temu użytkownicy potrafili sami określić dodatkowe obszary firmy, jakie mógł wesprzeć system Microsoftu.

- Metodologia, która bazuje na edukacji i rzeczywistym wciągnięciu użytkowników w projekt przynosi wymierne profity. Nasz partner potrafił wykorzystać ogromny potencjał, jaki tkwi w standardowych rozwiązaniach systemu, a modyfikacje, generujące dodatkowe koszty wprowadzono tylko tam, gdzie były one nie do uniknięcia – dodaje Manoj Nair

Użytkownicy byli aktywni m.in. przy migracji danych ze starych programów do jednego, zintegrowanego. Columbus Polska przygotował specjalne szablony, do których - po wcześniejszej segregacji i ujednoliceniu nazw - zaczęto wprowadzać informacje. Firma zaczęła pracować w oparciu o jedną, czytelną bazę danych.

Uzyskano także przejrzystość w trakcie ewidencjonowania realizacji projektów. Ze względu na profil Woli Info S.A. był to jeden z istotniejszych celów wdrożenia. Firma, która potrafi dokładnie kontrolować czas pracy i wartość materiałów zużywanych przy projektach, wie, jaką należy naliczyć marżę tak by nie ponosić strat i pozostać konkurencyjnym na rynku. 

System Microsoft Dynamics AX objął m.in.;
  • ewidencję projektów,
  • ewidencję zamówień i sprzedaży,
  • ewidencję dostawców, klientów i usług,
  • ewidencję budżetu projektów,
  • ewidencja przyjęć towarów do magazynów,
  • oraz ewidencję wydań wewnątrz magazynu.

W trakcie wdrożenia wprowadzono także ewidencję obsługi numerów seryjnych. W dowolnej chwili klienci Woli Info S.A. mogą uzyskać pełne informacje np. o zamówionym oprogramowaniu lub sprzęcie komputerowym (rok produkcji, okres gwarancji, itp.)

Ponadto, Columbus Polska zbudował specjalny interfejs do obsługi Telekomunikacji Polskiej S.A. - głównego klienta Woli Info S.A. Interfejs połączony jest z portalem internetowym TP S.A., w którym jego poszczególne departamenty składają zamówienia. Interfejs generuje wszystkie informacje i przesyła je do systemu Microsoft Dynamics AX w Woli Info S.A.

Wdrożenie objęło następujące moduły:
- Projekty
- Księga Główna
- Sprzedaż, Zakupy i Zapasy
- Zakupy

Korzyści biznesowe
Wola Info S.A. uzyskała jeden, solidny i zintegrowany system do zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki swojej elastyczności oraz wiedzy, jaką zdobyli użytkownicy system faktycznie wspomaga rozwój firmy. Ewidencja realizacji projektów jest pod kontrolą, a dane generowane są na bieżąco. Dzięki temu zarząd ma wgląd w aktualne informacje, co umożliwia podejmowanie właściwych decyzji we właściwym momencie.

W efekcie wdrożenia systemu Microsoft Dynamics AX usprawniono procesy biznesowe w spółce. Usprawnienie miało bezpośrednie przełożenie na przyspieszenie procesów decyzyjnych oraz pełne wykorzystanie metodyki zarządzania przez projekty. Ponieważ rynek IT jest bardzo dynamiczny, spółka musi w ten sam sposób reagować na zmiany, dopasowując swą ofertę usługową do zmian i prawidłowo nią zarządzać. Umożliwia to system.

W spółce ulepszono obieg oraz kompletność dokumentacji w prowadzonych projektach. System umożliwił również właściwe zarządzanie projektami długoterminowymi , o znacznej wartości, zarówno pod względem biznesowym oraz rachunkowym. Spółka planuje dalszy-bliski rozwój systemu, poprzez wdrożenie modułu CRM oraz ewidencję czasu pracy na projektach.

Zakończenie wdrożenia pozwoliło pozytywnie ocenić przygotowanie spółki pod względem informacyjnym wobec bliskiego wejścia na Giełdę Papierów Wartościowych i zobowiązań informacyjnych z tego wynikających. Decyzja o podjęciu wdrożenia systemu Microsoft Dynamics AX okazała się właściwą, a wdrożenie zakończyło się sukcesem – mówi Artur Małek.

Źródło: COLUMBUS IT

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top