System ERP firmy SENTE w branży rolniczej

Spółka ma w swej ofercie nie tylko stale poszerzaną propozycję handlową, ale również wsparcie rzetelnym doradztwem rolniczym. Oferta handlowa spółki obejmuje: nawozy, środki ochrony roślin, nasiona i pasze, obrót zbożem, maszyny rolnicze.

Siedziba spółki zlokalizowana jest w Legnicy, jednak z racji poszerzenia oferty handlowej utworzonych zostało pięć oddziałów w: Złotoryi, Zagrodnie k/Chojnowa, Lwówku Śląskim, Bolesławcu i Głogowie.

Jakie obszary biznesowe objęła analiza wykonywanych prac wdrożeniowych?
Bez precyzyjnego sformułowania celu pracy niemożliwa byłaby realizacja projektu. Na podstawie wiedzy o organizacji, jej potrzebach i wymaganiach określono funkcje jakie powinien spełniać system informatyczny implementowany w firmie Osadkowski-Cebulski. Skutkiem tego był wybór trzech modułów oprogramowania informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, a mianowicie: SENTE Personel, SENTE Sprzedaż i Dystrybucja, SENTE Finanse i Księgowość. Każde z wyżej wymienionych rozwiązań musiało zostać poprzedzone przeprowadzeniem dokładnej, szczegółowej i rzetelnej analizy przedwdrożeniowej.

Do czego miało doprowadzić i jakie cele przyświecały wdrożeniu?
Ciągle rosnące wymagania rynku, szybsza obsługa klienta, zmienne otoczenie, niepewność zachodzących zmian to tylko kilka czynników, które przyczyniły się do wprowadzenia modyfikacji przez przedsiębiorstwo. Zaproponowane nowości i wykonywane wdrożenia miały umożliwiać określenie rentowności w następujących obszarach: oddziały, branże, przedstawiciele handlowi, klienci i dostawcy. Podstawowym przesłaniem stało się zatem wprowadzenie zintegrowanej bazy danych, umożliwiającej swobodny i sprawny przepływ informacji pomiędzy oddziałami i branżami. Pozwoliło to na usprawnienie procesów biznesowych w branżach: skupu i sprzedaży zbóż, nawozów, nasion i pasz, środków ochrony roślin oraz maszyn i części. W celu przeprowadzenia dokładnej analizy procesów związanych z przepływem kapitałów, rozliczeń gotówkowych i ponoszonych wydatków, stworzono szczegółowy plan kont syntetycznych i analitycznych, pozwalających na weryfikację w/w danych.

Krótka historia wdrożenia…
Projekt był realizowany w dwóch etapach. Pierwszy dotyczył prowadzonych prac z zakresu sprzedaży i dystrybucji. Rozpoczął się od przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, określenia bazy wiedzy o jednostce i możliwości dopasowania rozwiązań do panującej organizacji pracy. Zakończył się przeprowadzeniem migracji danych i uruchomieniem modułu dystrybucji i sprzedaży. Dalszym etapem realizowanym od pewnego momentu równolegle z poprzednim wdrożeniem było wprowadzenie modułu finansów i księgowości, zakończonym ostatecznym jego uruchomieniem.

Jakie korzyści z przeprowadzonych wdrożeń systemów informatycznych klasy ERP udało się osiągnąć w firmie Osadkowski – Cebulski Sp.z o.o. ?
Przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa i dalej realizowane procesy wprowadzania oprogramowania SENTE eSystem przyczyniły się do usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstwa Osadkowski-Cebulski Sp. z o. o. W zdecydowany sposób poprawiła się efektywność zarządzania zasobami ludzkimi, dzięki czemu zauważyć można było lepszą organizację pracy, zarówno kierownictwa jak i pracowników szeregowych. Procesy zakupu, sprzedaży i dystrybucji zostały w pełni zautomatyzowane, natomiast wykorzystanie systemów wdrożonych poprawiło kontrole zasobów w firmie. Charakter i funkcje aplikacji zminimalizowały ilość błędów popełnianych przy pracy. Przyjazny i łatwy w obsłudze interfejs pozwolił użytkownikom na swobodnie poruszanie się po menu systemu, co stanowiło wyraźną przewagę nad poprzednim systemem funkcjonującym w firmie. Każdy z modułów jest odpowiednio skonfigurowany z pozostałymi, co w znacznym stopniu skraca czas pracy i nie wymaga potrzeby ponownego ładowania danych do innych modułów. Dodatkową zaletą jest wysoka konfigurowalność i możliwość wprowadzania usprawnień wg indywidualnych potrzeb. Wdrożenie pozwoliło wprowadzić w firmie funkcjonowanie jednolitego i zintegrowanego systemu. Wyeliminowano pracę w niejednorodnym środowisku, która wymagała większych nakładów pracy i zwiększonej precyzji.

Ówczesne rozdzielenie prac prowadziło do użycia dużej ilości dokumentów papierowych, natomiast zastosowanie zapisu w formie elektronicznej, umożliwiło zminimalizowanie ich obiegu i odciążenie pracowników. Dużo osób musiało koordynować pracę nad rozrachunkami i fakturami, co przyczyniało się do powstawania błędów dezorganizujących pracę. Poprzez nowe rozwiązania informatyczne praca zespołu została usprawniona i stała się bardziej płynna i przejrzysta z korzyścią zarówno dla klientów jak i pracowników firmy. Wyzwaniem dla ekipy wdrożeniowej było dostosowanie funkcjonowania niektórych starych rozwiązań, poprzez przeniesienie ich ogólnego zarysu i formy, jednocześnie znacznie usprawniając je. Było to podyktowane przyzwyczajeniem pracowników do charakteru starego systemu.

Ogromną korzyścią dla firmy Osadkowski - Cebulski okazało się wprowadzenie systemu elektronicznej wymiany dokumentów z bankami. Poprzez zwykły import danych, w szybki i prosty sposób można teraz uzyskać informację o rozrachunkach, podobnie przy eksporcie informacji do banku czynności te przebiegają bez zbędnych formalności.

Indywidualną aplikacją ułatwiającą organizowanie pracy w firmie jest zamodelowana, specjalnie dla przedstawicieli handlowych, strona internetowa. Handlowcy mogą korzystać z niej na bieżąco przebywając w terenie poprzez komputer podłączony do internetu. Takie rozwiązanie, które jest oparte na tej samej bazie danych co system, umożliwia szybkie uzyskanie podstawowych informacji. Dzięki temu przedstawiciel handlowy może dokładnie sprawdzić dane o kliencie, zaplanować trasę przejazdu, dostosować ofertę profilowaną i sprawdzić czy nie ma aktualnie nowych zadań do wykonania w terenie.

Kolejną korzyścią jest obsługa procesów związanych ze skupem zbóż. System SENTE umożliwia wyliczanie, rejestrowanie oraz automatyczne doliczanie kosztów związanych z czyszczeniem oraz suszeniem zbóż. W znaczny sposób uprościła ona dotychczasowe czynności z tym związane. W systemie SENTE wprowadzono również rejestrację charakterystycznych cech danej partii zboża, takich jak np. wilgotność czy procent zanieczyszczeń. Innym udogodnieniem jest możliwość rejestrowania ofert od rolników oraz późniejsze wystawianie na ich podstawie faktur RR.

Źródło: www.sente.pl