GEN-Bud wybram system ERP Microsoft Dynamics Ax

GEN-BUD S.A. współpracuje na zasadach partnerskich z firmami remontowo-budowlanymi, wykonawcami i generalnymi wykonawcami. Dostarcza towary zarówno na małe budowy, jak również wielkie inwestycje (osiedla mieszkaniowe, biurowce, centra handlowe, hotele). Firma prowadzi sprzedaż detaliczną, hurtową oraz obsługuje inwestycje budowlane. Przedsiębiorstwo istnieje na rynku materiałów budowlanych od 1991 r. Aktualnie zatrudnia ponad 300 pracowników w ponad 30 placówkach na terenie kraju.

Wyzwanie

Firma GEN-BUD do tej pory korzystała z dedykowanego oprogramowania obsługującego kluczowe procesy biznesowe: sprzedaż, księgowość, logistykę i inne. Oprogramowanie to było tworzone przez zespół 3 programistów, w oparciu o architekturę środowiska COBOL. System był rozproszony, a dane były agregowane w Centrali przez zespół ludzi.

Na początku 2000 r. rynek budowlany zaczął dynamicznie się rozwijać – także w firmie GEN-BUD S.A. Ilość transakcji (dokumentów zakupu, sprzedaży, księgowań) zaczęła lawinowo wzrastać. Eksploatowany system zaczął być „wąskim gardłem” w sprawozdawczości menedżerskiej firmy – transfer i agregacja dokumentów powodowały opóźnienia w generowaniu raportów dla Zarządu.

Rozproszona baza danych kontrahentów utrudniała kontrolę windykacji, prowadzenie jednolitej polityki i relacji z Partnerami Biznesowymi, a także klientami końcowymi. Dodatkowo, wraz z rozwojem technologii – rynek wywierał coraz większą presję na wykorzystanie technologii e-commerce (B2B, B2C). W tamtym czasie dostęp do systemów poprzez Internet był praktycznie niemożliwym przedsięwzięciem.

Rozwiązanie

Firma postanowiła zainwestować w technologię, która w szerokim horyzoncie czasu – oprócz korzyści wynikających z architektury (wydajność, centralizacja, system on-line) przyniesie wymierne korzyści biznesowe: Business Inteligence, Data Mining i inne.

Podjęto decyzje o wdrożenie systemu klasy ERP. Zespół projektowy, powołany przez Zarząd miał bardzo wyraźnie postawione cele:

• znalezienie systemu, w którym da się zamodelować specyfikę procesów biznesowych przedsiębiorstwa,
• wybór systemu, który jest wdrożony z sukcesem w przedsiębiorstwach o podobnym charakterze a także systemu, który jest znany na rynku i wdrażany przez wiele firm z branży integratorów systemów,
• wybór firmy wdrożeniowej, która posiada właściwe referencje i zasoby projektowe.

Po analizie rynku okazało się, iż dwa produk-ty spełniają założoną funkcjonalność i po-trzeby: SAP oraz Microsoft Dynamics AX (wówczas jeszcze Microsoft Business Solutions – Axapta). Wybrano Axaptę z uwagi na fakt, iż system można kupić wraz z otwartym kodem źródłowym, co w przyszłości umożliwić miało rozwój oprogramowania w ramach wewnętrznych zasobów spółki.

Uwzględniając referencję - zarówno Producenta Oprogramowania, a także Klientów, którzy mieli w tym czasie wdrożony system Microsoft Business Solutions - Axapta, GEN-BUD podpisał umowę na wdrożenie systemu z firmą KOM-PAKT, jednym z największych partnerów Microsoft w zakresie wdrażania aplikacji biznesowych.

Wdrożenie

Firmy: GEN-BUD S.A. oraz KOM-PAKT powołały Zespół Projektowy, który zgodnie z metodologią PMI rozpoczął projekt wdrożenia. Przedsięwzięcie zostało podzielone na 3 etapy:

• Analiza przedwdrożeniowa
• Wdrożenie
• Rozwój i eksploatacja systemu

Prace rozpoczęły się w lipcu 2005 roku. Start produkcyjny systemu nastąpił w styczniu 2006. Wdrożenie objęło następujące moduły:

• Księga Główna
• Finanse, Środki Trwałe
• Handel
• Logistyka
• Analizy Biznesowe
• Zarządzanie Magazynem
• Kadry i Płace
• WebPortal

Na podstawie analizy przedwdrożeniowej okazało się, iż większość funkcjonalności trzeba przemodelować. Firma w sprzedaży detalicznej posiadała bardzo wąską specyfikę. Jednym z założeń było przeniesienie części funkcjonalności z poprzednio eksploatowanych systemów.

Dużym wyzwaniem była również migracja danych z systemu rozproszonego: kartoteka towarów liczyła ponad 100 000 pozycji, kartoteki kontrahentów trzeba było zagregować (rozrachunki, salda, dane windykacyjne i inne).

Innym wyzwaniem była także rozbudowana struktura magazynów i wspomaganie ich zarządzaniem w spółce.

Aktualnie z systemu Microsoft Dynamics Ax, opartego o bazę danych MS SQL z powodzeniem korzysta 100 jednoczesnych użytkowników.

Korzyści biznesowe

Zmiana technologiczna: przejście z systemu rozproszonego na scentralizowany pozwoliła na pełną kontrolę i dostępność danych dotyczących kontrahentów (rozrachunki, salda, kontrola terminów płatności i inne) w czasie rzeczywistym.

Centralne zarządzanie zaopatrzeniem w skali firmy pozwoliło zredukować zapasy magazynowe, a także optymalnie zarządzać gospodarką magazynową.

Elastyczność systemu pozwala również na personalizację raportów i dostępu do danych w każdym „miejscu” systemu. Dane są dostępne „on-line” – firma pracuje na jednej bazie danych. Kluczowe informacje dla Zarządu i Menedżerów Zarządzających są dostępne „od ręki”, a także w każdym miejscu – dzięki wdrożeniu funkcjonalności WebPortalu.

Uruchomienie aplikacji B2B – WebPortal dla partnerów biznesowych GEN-BUD S.A. spowodowało zwiększenie dynamiki sprzedaży, a także zadowolenie naszych klientów.

Źródło: www.microsoft.com