Termet postawił na ERP firmy QAD

Termet wytwarzający nowoczesne gazowe urządzenia grzewcze z sukcesem zakończył proces wdrażania zaawansowanego systemu informatycznego dla przedsiębiorstw produkcyjnych opartego na systemie QAD. W firmie zostały wdrożone aplikacje QAD w wersji eB2. Wdrożenie objęło proces zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży, finansów i księgowości oraz serwisu.

Proces produkcji w firmie Termet charakteryzuje się wysokim poziomem specjalizacji oraz profesjonalizmu. Przedsiębiorstwo z jednej strony doskonali procesy dotyczące konstrukcji wyrobów, produkcji, sprzedaży, księgowości, serwisu itd., z drugiej zaś dba o najwyższą pozycję w zakresie technologii oraz wymiany informacji.

Od zegarów po urządzenia grzewcze

Historia firmy Termet zaczęła się tuż po wojnie od produkcji różnego rodzaju zegarów. W 1956 roku przedsiębiorstwo rozpoczęło produkcję gazowych podgrzewaczy łazienkowych. Z chwilą upowszechnienia gazu jako medium do ogrzewania mieszkań, uruchomiono proces wytwarzania gazowych kotłów centralnego ogrzewania.

W 1996 roku nastąpiło przekształcenie własnościowe przedsiębiorstwa tj. z firmy państwowej „Predom – Termet” powstała spółka akcyjna Termet funkcjonująca na zasadzie leasingu pracowniczego.

Aktualna oferta spółki zawiera szereg rozwiązań, miedzy innymi: gazowe podgrzewacze wody przepływowej, kotły centralnego ogrzewania w tym konwencjonalne oraz kondensacyjne, kotły na paliwa stałe, zasobniki ciepłej wody użytkowej, regulatory temperatury, czy też urządzenia sterujące i pomiarowe.

Jakość i funkcjonalność urządzeń Termet potwierdzona jest licznymi krajowymi i międzynarodowymi certyfikatami, na mocy których produkowane wyroby dopuszczone są do obrotu handlowego w wielu krajach Europy, Azji i Ameryki.

Firma Termet od lat bazuje na własnych rozwiązaniach technologicznych, co podkreśla szczególne znaczenie działu badawczo-rozwojowego. Fabryka posiada własne biuro prototypowo-projektowe urządzeń gazowych z nowoczesnym laboratorium badawczym.

Rynkowe funkcjonowanie firmy oparte jest na trzech segmentach: sieci Autoryzowanych Dystrybutorów, sieci Autoryzowanego Serwisu Firmowego, sieci Autoryzowanych Instalatorów oraz działalności Ośrodków Szkoleniowych.

Zdecydowały potrzeby i doświadczenia

Przed wdrożeniem systemu ERP MFG/PRO w firmie Termet działało kilkadziesiąt systemów komputerowych obsługujących prawie wszystkie dziedziny działalności firmy za wyjątkiem obszaru produkcji. Zdecydowana większość systemów została opracowana i wdrożona przez dział IT. Systemy były na bieżąco modyfikowane i dostosowywane do zmieniających się potrzeb. Tylko część administracyjna zakładu miała sieć komputerową.

- Największym problemem dla działającego oprogramowania był brak połączenia sieciowego między zakładami oddalonymi od siebie o około 4km. Dane były rozproszone w różnych miejscach zakładu – opowiada Ryszard Satyła Prezes Zarządu Termet.

W celu rozwiązania istniejących problemów Zarząd Termet podjął decyzję o wdrożeniu systemu zintegrowanego.

- Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie QAD gdyż jest ono najbliższe naszym potrzebom. Analizując otrzymane oferty stwierdziliśmy, że QAD posiada największa branżową specjalizację oraz doświadczenie we wdrażaniu swoich rozwiązań w firmach podobnych do naszej, tzn. z jednej strony oferującej swoje produkty, a z drugiej opiekującej się rynkiem. Rozwiązanie QAD jest dla nas najbardziej kompleksowe i jednocześnie bardzo elastyczne. Ponadto QAD zaproponowała nam bardzo dobre warunki finansowania i atrakcyjną ofertę cenową w relacji do spodziewanych korzyści – mówi Ryszard Satyła.

System ERP QAD stanowi również bardzo dobre kompendium informacji o konkretnym produkcie, jego cenie i dostępności w magazynie wyrobów gotowych. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla sfery handlowo – marketingowej. Dodatkowo system umożliwia kontrolę sprzedaży wartościowej wyrobów i tym samym zapobiega sprzedaży wyrobów na granicy, czy też poniżej progu rentowności.

Firma dokonała wyboru systemu we własnym zakresie. Za systemem MFG/PRO przemawiała między innymi rozbudowana część technologiczo-produkcyjna, która dobrze radziła sobie ze skomplikowanymi i wielopoziomowymi strukturami produktów.

- Dodatkowo na naszą decyzję wpłynął fakt, że w okolicy jest kilka zakładów, które mają już wdrożony ten system. Szczególnie istotna była wizyta referencyjna kluczowych użytkowników w zakładzie BESTER S.A. Wybór systemu i negocjacje kontraktu trwały około roku – dodaje Ryszard Satyła.

Na początek analiza

Firma Termet rozpoczęła wdrażanie systemu MFG/PRO w listopadzie 2005 roku. Zakres wdrożenia został podzielony na następujące obszary: finanse i księgowość, sprzedaż, zaopatrzenie oraz technologia i produkcja.

Firma QAD przydzieliła do każdego obszaru osobnego konsultanta i wyznaczyła Kierownika Projektu. Po stronie firmy Termet powołano Komitet Sterujący składający się z członków Zarządu, wyznaczono Kierownika Projektu i kluczowych użytkowników.

Prace rozpoczęły się od wykonania przez konsultantów analizy przedwdrożeniowej. W tym czasie w firmie zastała wykonana sieć komputerowa obejmująca obie lokalizacje zakłądu. Do połączenia między lokalizacjami wykorzystano 2 pary linii telefonicznych wydzierżawionych od TP S.A. Firma QAD dostarczyła serwer wraz z oprogramowaniem. Następnie rozpoczęły się szkolenia użytkowników w zakresie obsługi systemu. W tym czasie konsultanci razem z użytkownikami parametryzowali system i opracowywali instrukcje stanowiskowe. Opracowane zostały również modyfikacje systemu wychodzące na przeciw specyficznym potrzebom Termetu. Po zakończeniu szkolenia przeprowadzono test systemu ze wszystkimi kluczowymi użytkownikami.

Najważniejsze - nie utracić danych

Pierwsze systemy komputerowe w firmie zaczęły funkcjonować od końca lat 70-tych. Przez ten okres użytkownicy przyzwyczaili się do systemu nadawania nr rysunku wyrobów, indeksów materiałowych, nazw wydziałów, nr stanowisk, nr indeksów handlowych itp.

Podstawowym zadaniem jakie sobie wyznaczono przy kopiowaniu danych z dotychczasowych systemów było automatyczne przeniesienie jak największej ilości danych z zachowaniem dotychczasowej metody nadawania numeracji i nazewnictwa.

- System ERP MFG/PRO jest na tyle elastyczny, że udało się spełnić te postawione cele. Firma QAD dostarczyła również narzędzie CIM do przenoszenia danych, za pomocą którego dane z arkusza Excela można bezpośrednio przenosić do systemu MFG/PRO. Tą metodą przenieśliśmy ponad 95% danych. Wcześniej dane do przeniesienia zostały uporządkowane, sprawdzone i zweryfikowane – mówi Joachim Pawlik, Kierownik Działu IT.

System MFG/PRO został wyposażony w narzędzie do opracowania wzorów dokumentów. Z systemem dostarczone zostały tylko szablony dokumentów. Na podstawie tych szablonów pracownicy działu IT opracowali czytelne dokumenty księgowe dostosowane do specyfiki zakładu.

Uruchomienie systemu

System został uruchomiony pierwszego października 2006 r. jednocześnie we wszystkich obszarach. W momencie uruchomienia do systemu były wprowadzone wszystkie dostępne dane ze stanem na trzydziestego września 2006 r.

- Start systemu zakończył się sukcesem, dzięki dobremu przeszkoleniu użytkowników, prawidłowemu przygotowaniu danych, zachowaniu dotychczasowej numeracji i nazewnictwa oraz bieżącej pomocy konsultantów – opowiada Ryszard Satyła

System QAD posiada wersję graficzną i wersję tekstową. Aktualnie w systemie pracuje 35 użytkowników, połowa użytkowników pracuje w wersji tekstowej. Razem z systemem MFG/PRO został uruchomiony system CorVu klasy Business Intelligence przeznaczony do generowania raportów i eksportowania danych z systemu. Główni użytkownicy zostali przeszkoleni przez konsultantów QAD w posługiwaniu się tym narzędziem i są w stanie wykonać proste raporty. Bardziej skomplikowane raporty opracowują pracownicy działu IT. Aktualnie firma ma opracowanych kilkadziesiąt zestawień. Narzędzie to jest wykorzystywane również do eksportu danych. Aktualnie Termet kończy opracowanie podsystemu do emisji kart limitowych na podstawie danych z MFG/PRO.

Firma rozpoczęła również wdrażanie systemu C24 i B24 firmy CONTIUM dla rozszerzenie funkcjonalności MFG/PRO. C24 służy do zarządzania relacjami z klientami, zapewniając pomoc przedstawicielom handlowym. B24 służy do internetowej obsługi sprzedaży dla partnerów handlowych. Oba te rozwiązania są dedykowane użytkownikom MFG/PRO. W przyszłości Termet zamierza wykorzystać kody kreskowe do obsługi magazynów i produkcji.

Czas na oceny

- Po kilkumiesięcznej eksploatacji trudno jeszcze dokładnie ocenić cały system. Nie wszystkie funkcjonalności systemu zostały jeszcze wykorzystane, nie mniej stopniowo je testujemy. Dotychczas jesteśmy zadowoleni z działania systemu, działa sprawnie i nie nastręcza większych problemów – mówi Joachim Pawlik.

W efekcie realizacji projektu wdrożeniowego uszeregowano rozbudowaną dokumentację konstrukcyjno – technologiczną, co wpłynęło w sposób bezpośredni na zwiększenie wydajności pracy. Dzięki elementom systemu jednoznacznie określano indeksy materiałowe oraz udrożniono planowanie zasobów gospodarki materiałowej. Ważnym rozwiązaniem wprowadzonym wraz z systemem QAD jest także informatyzacja napraw serwisowych. Oprócz natychmiastowego szacowania kosztów naprawy, daje to możliwość określenia statystyki wykonywanych napraw. Dział Księgowości ma możliwość bieżącego kontrolowania kosztów.

- Proces wdrażania systemu ERP w naszej firmie bardzo mocno wpłynął na podniesienie świadomości i wzmocnienie naszej kultury organizacyjnej. Dzięki rozwiązaniu klasy ERP Termet wpisuje się w obowiązujące w branży przemysłowej międzynarodowe standardy stanowiące między innymi o naszej konkurencyjności - podsumowuje Ryszard Satyła Prezes Zarządu Termet

Źródło: QAD