Firma ELBUD-IMPEX Sp. z o.o. współpracuje z ponad 1300 odbiorcami oraz z około 500 dostawcami. Tak duża liczba kontrahentów wymaga sprawnego zarządzania zakupami i sprzedażą, oraz ciągłej kontroli wystawianych i przyjmowanych zamówień. Z uwagi na duże doświadczenie firmy Intersys w prowadzeniu podobnych projektów została ona wybrana przez koordynatora projektu, do przeprowadzenia wdrożenia.

Wdrożenie zostało przygotowane z myślą o specyficznych potrzebach oddziałów firmy. Umożliwiło to firmie ELBUD-IMPEX Sp. z o. o. integrację danych w ramach jednego systemu. Praca w jednym systemie pozwala przede wszystkim na kontrolę oraz analizę kosztów zakupu, a także jednolity i sprawny system raportowania. Dostosowanie funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV do specyfiki firmy przeprowadzono przed realizacją szkoleń użytkowników. Wynikało to z faktu obsługi przez ELBUD-IMPEX również klientów detalicznych. Fakt ten wymagał dostarczenia rozwiązania w pełni funkcjonalnego już do etapu szkoleń. Pozwoliło to przeprowadzić szybko dalsze prace i uruchomienie systemu. Zgodnie z oczekiwaniami firmy w zakresie sprzedaży detalicznej dokonana została integracja systemu Microsoft Dynamics NAV z kasami fiskalnymi w poszczególnych oddziałach firmy.

Informacje o firmie

Firma ELBUD-IMPEX Sp. z o.o. zajmuje się handlem artykułami elektroinstalacyjnymi, kablami, przewodami oraz osprzętem elektroenergetycznym.

Wyzwanie

Dotychczasowe rozwiązania informatyczne w firmie opierały się na DOS-owych aplikacjach. Największą wadą tego rozwiązania był fakt funkcjonowania kilku, niepowiązanych ze sobą baz danych w każdym z oddziałów. Brak ujednoliconej informacji na temat stanów magazynowych, obrotu czy wielkości zamówień każdego z oddziałów nastręczał firmie wielu trudności w podejmowaniu właściwych decyzji w odpowiednim czasie. Dlatego głównym celem wprowadzenia rozwiązania Microsoft Dynamics NAV było usystematyzowanie danych z różnych baz danych oraz wprowadzenie jednolitych procedur funkcjonowania oddziałów firmy.

Rozwiązania oparte na DOS-owych aplikacjach posiadały niewielkie możliwości raportowania działalności. Dodatkowo księgowanie dokumentów odbywało się w centrali firmy po przesłaniu odpowiednich dokumentów pocztą. Takie rozwiązanie, w momencie dynamicznego rozwoju firmy, staje się bardzo czasochłonne. Dodatkowo opóźnienia w księgowaniu dokumentów wpływają negatywnie na wartość analityczną generowanych raportów.

W wyniku analizy potrzeb firmy ELBUD-IMPEX Sp. z o.o. zdecydowano się na wybór firmy Intersys Sp. z o.o., oraz rozwiązania Microsoft Dynamics NAV, które spełniało wymagania w zakresie dostarczania decydentom aktualnych informacji. Dodatkowo firma Intersys Sp. z o.o. zaoferowała szereg rozwiązań funkcjonalnych które bardzo trafnie oddawały specyfikę biznesu prowadzonego przez ELBUD-IMPEX.

Rozwiązanie

Największym problemem organizacyjnym stawianym przed systemem Microsoft Dyamics NAV była integracja kilku oddziałów firmy funkcjonujących do tej pory niezależnie od siebie. Zadanie to wiązało się z koniecznością ujednolicenia zasad i procedur obsługi klientów w każdym z oddziałów.

„Microsoft Dynamics NAV spełnił oczekiwania firmy ELBUD-IMPEX, umożliwiając sprawne zarządzanie firmą na poziomie operacyjnym oraz szybkie podejmowanie decyzji poprzez natychmiastowy dostęp do kompletnych danych biznesowych” – mówi Paweł Krajewski – Prezes Intersys.

Jedną z ważniejszych przesłanek wyboru systemu było to, iż Microsoft Dynamics NAV jest rozwiązaniem wykorzystywanym na całym świecie, które sprawdziło się w wielu firmach o rozproszonej strukturze organizacyjnej.

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV w firmie ELBUD-IMPEX Sp. z o.o rozpoczęło się w kwietniu 2006 roku, objęło następujące moduły systemu:

•	Zarządzanie Finansami;
•	Sprzedaż i Marketing;
•	Zakupy i Magazyn;
•	Kadry i płace.

Oprócz wymienionych standardowych funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV, w firmie ELBUD-IMPEX Sp. z o.o wdrożono szereg rozwiązań przygotowanych przez Intersys. Z uwagi na bardzo profesjonalną realizację postulowanych rozwiązań postanowiono zrealizować kolejne, a mianowicie system kontroli i akceptowania zamówień zakupu bardzo istotny w działalności ELBUD-IMPEX.

W ramach uruchomienia systemu dokonano migracji danych z dotychczas użytkowanych systemów do nowego środowiska, co wiązało się z wykonaniem pracy organizacyjnej oraz metodologicznej. Z zadania tego firma Intersys wywiązała się właściwie a zaproponowane metody pozwoliły na uporządkowanie i odtworzenie w Microsoft Dynamics NAV wszystkich wymaganych przez ELBUD-IMPEX danych i informacji.

Korzyści biznesowe

Standaryzacja danych w ramach firmy
W ramach rozwiązania Microsoft Dynamics NAV ujednolicona została oferta handlowa firmy, bazy kontrahentów i asortymentu handlowego. Dzięki temu pełna i aktualna informacja dostępna jest na bieżąco w oddziałach. Pozwoliło to na opracowanie skutecznych procedur realizacji zamówień oraz kontroli kontrahentów na etapie realizacji zamówień. Przyspieszyło to obsługę klientów oraz ograniczenie kosztów sprzedaży.

Księgowanie on-line
Dzięki możliwości księgowania faktur i zamówień na bieżąco, w poszczególnych oddziałach firmy możliwe jest generowanie aktualnych raportów, nawet w ciągu dnia roboczego.

Raportowanie i sprawozdawczość
W ramach przeprowadzonej analizy firma Intersys Sp. z o.o., opracowała system raportowania i informowania umożliwiający bieżącą analizę i kontrolę funkcjonowania oddziałów firmy. Zaowocowało to szczególnymi efektami w zakresie zbiorczego przetwarzania zamówień kontrahentów oraz podejmowaniem szybkich i właściwych decyzji w zakresie Obrotu asortymentem pomiędzy oddziałami.

Uproszczenie ewidencji dokumentów
Wdrożenie Microsoft Dynamics NAV umożliwiło rezygnację z tzw. podwójnej ewidencji dokumentów. Integracja informacji handlowych, księgowych i innych pozwoliła na szybszą interpretację danych finansowych, uwzględniających informacje dziedzinowe np. magazynowe i handlowe. Z dnia na dzień pracownicy firmy ELBUD-IMPEX stali się aktywnymi biorcami i interpretatorami danych i informacji, awszelka informacja pochodząca z systemu stała się w pełni wiarygodna.

Pełna kontrola stanów magazynowych w każdym oddziale firmy
Ujednolicenie danych na temat asortymentu oferowanego przez firmę oraz kontrola stanów magazynowych umożliwia prowadzenie efektywniejszej gospodarki magazynowej. Pracownicy mają dostęp do informacji na temat stanów magazynowych w poszczególnych magazynach, towarów będących w drodze oraz bieżącego zapotrzebowania na towary w każdym momencie przyjmowania zapytań i rezerwacji od klientów, i we wszystkich oddziałach firmy. Dzięki temu możliwe jest szybkie zorganizowanie transferu między magazynami, co skraca czas oczekiwania klienta na zamówiony towar. Możliwe jest też zastosowanie metod zaopatrzenia optymalizujących dostawy, co pozwala jednocześnie na uniknięcie powstawania nadmiernych stanów magazynowych i na realizację

	Microsoft Dynamics NAV spełnił oczekiwania firmy ELBUD-IMPEX, umożliwiając sprawne zarządzanie firmą na poziomie operacyjnym oraz szybkie podejmowanie decyzji poprzez natychmiastowy dostęp do kompletnych danych biznesowych.
	Paweł Krajewski Prezes Zarządu Intersys

potrzeb klientów.

Ewidencja zamówień i kontrola zakupu
Dzięki systemowi kontroli zamówień zakupu, opracowywanemu przez firmę Intersys Sp. z o.o., możliwe będzie kontrolowanie wielkości i wartości zakupywanych towarów. Pozwoli to na konsolidację zamówień zakupu, wygenerowanych przez pracowników. Cząstkowe zamówienia będą podlegać akceptacji przełożonych i będą automatycznie konsolidowane. Rozwiązanie takie pozwoli uniknąć błędów oraz związanych z nimi kosztów procesie zamawiania towarów.

Kontrola rozrachunków
Możliwości Microsoft Dynamics NAV pozwoliły firmie ELBUD-IMPEX na sprawną kontrolę rozrachunków z odbiorcami i dostawcami. Dzięki szybkiemu dostępowi do salda poszczególnych kontrahentów oraz informacji o nierozliczonych dokumentach można bardzo sprawnie przedstawić przepływ gotówki w firmie, w rozbiciu na poszczególne tygodnie czy dni.

Łatwy i przyjazny interfejs
„System Microsoft Dynamics NAV posiada bardzo ergonomiczny i użyteczny interfejs. Dzięki zmianom dokonanym przez konsultantów firmy Intersys Sp. z o.o., uzyskał nowe, dodatkowo ważne dla nas cechy związane z możliwością wyszukiwania informacji wg kluczy oddających specyfikę naszego biznesu. Informacje wyszukiwania prezentowane są w formie bardzo czytelnej, z możliwością definiowania przez poszczególnych użytkowników zakresu wyświetlanych danych. Cechy te nie były dla nas istotne podczas wyboru systemu, a okazały się mieć kapitalne znaczenie dla szybkiego i bezproblemowego wdrożenia.

Źródło: www.microsoft.com