Niełatwa informatyzacja branży górniczej

Sukcesem zakończyło się wdrożenie systemu Impuls BPSC w katowickiej firmie REMAG. Przedstawiciele obu przedsiębiorstw podkreślają, że jednym z ważniejszych elementów przedsięwzięcia była wzorowa współpraca zespołów wdrożeniowych. A zadanie nie należało do najprostszych.Nowy system informatyczny musiał przejąć dane z wielu różnorodnych starych systemów i dopasować się do skomplikowanej produkcji i najwyższych wymagań jakościowych.

Kiedy i dlaczego pojawiła się potrzeba wdrożenia kompleksowego systemu kategorii ERP?

Bohdan Leśnik: – W 2002 r., kiedy rozpoczęło się poszukiwanie nowego systemu informatycznego, REMAG miał za sobą doświadczenia 15 lat informatyzacji. W przedsiębiorstwie pracowało kilkanaście częściowo powiązanych programów, pisanych na potrzeby poszczególnych komórek organizacyjnych. Programy tworzone były przez informatyków niezwiązanych z przedsiębiorstwem, pracujących w małych lub jednoosobowych firmach. Takie rozwiązanie zapewniało idealne dostosowanie programów do potrzeb użytkowników, ale jednocześnie stwarzało zagrożenie dla funkcjonowania systemu w przypadku choroby, wypadku lub innej dłuższej nieobecności programisty.

Istotną wadą rozwiązania była różnorodność użytych technik informatycznych. Większość programów pracowała w systemie Unix z bazą FoxBase Plus, ale używane były również programy pracujące w systemach DOS i Windows. Taka struktura używanego oprogramowania utrudniała wymianę danych między programami, rozwój systemu oraz zarządzanie przedsiębiorstwem. Przede wszystkim dlatego szukaliśmy jednego, spójnego systemu, który zastąpiłby wcześniej używane programy, pracującego z mocną bazą danych i wspieranego przez stabilną firmę wdrożeniową, mającą do dyspozycji duży, wysoko kwalifikowany zespół konsultantów.

Wybraliście system Impuls BPSC…

B.L.: – Wybór, jak się okazało, mieliśmy dość szeroki. Do przetargu na wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego przystąpiło ponad 20 firm. Zaprezentowany system Impuls miał odpowiednie funkcje, firma spełniała wymagania odnośnie do doświadczenia i stabilności, a oferta była atrakcyjna cenowo. Podczas wyboru systemu często rozważa się możliwość dostosowania programu do potrzeb użytkownika. Tak było i w naszym przedsiębiorstwie. Warunkiem przyjęcia oferty BPSC było dostosowanie systemu rozliczania kosztów produkcji do zasad określonych przez księgowość. Zostało to opisane w analizie informatycznej, a następnie zrealizowane podczas wdrożenia.

A nasze oczekiwania? Bardzo precyzyjne. Podstawowym celem wdrożenia było precyzyjne rozliczanie kosztów produkcji oraz zmiana sposobu rozliczania kosztów z planowanych na faktycznie poniesione. Poprzedni sposób rozliczania wymuszał przeprowadzanie co miesiąc inwentaryzacji produkcji w toku, aby na bieżąco korygować zmieniające się koszty. Dzięki nowemu sposobowi rozliczania kosztów wystarczy jedna inwentaryzacja w roku. Zmniejsza to w istotny sposób pracochłonność i koszt prowadzenia inwentaryzacji, a także ogranicza zakłócenia w produkcji, jakie powodował comiesięczny spis.

Ile czasu potrzebowaliście na wdrożenie i uruchomienie nowego systemu?

B.L.: – Umowa między BPSC a firmą REMAG została podpisana w grudniu 2004 r. Do marca 2005 r. trwały prace związane z przeprowadzaniem analizy informatycznej. Od kwietnia natomiast rozpoczęto wdrażanie systemu Impuls BPSC. Zakres prac objął implementację ośmiu modułów [patrz: tabelka – przyp. aut.].

Jeszcze w okresie przygotowania do przetargu dyrektor REMAG powołał kilkunastoosobowy zespół wdrożeniowy, który najpierw uczestniczył w prezentacjach systemów różnych firm i dokonał wyboru, a następnie realizował zadania wdrożeniowe. W skład zespołu weszli przedstawiciele wszystkich komórek przedsiębiorstwa objętych wdrożeniem. Byli to pracownicy o dużym doświadczeniu, którzy potrafili przekazać pełny obraz zadań wykonywanych w swoich obszarach. Ponadto dyrektor powołał trzyosobowy Komitet Sterujący, który stale monitorował przebieg wdrożenia i podejmował decyzje w sprawach, których nie dało się rozwiązać na niższym szczeblu. Wdrożenie było prowadzone przy pełnej współpracy zespołu wdrożeniowego z konsultantami BPSC.

Inżynierowie z BPSC oraz zespół wdrożeniowy REMAG starali się tak prowadzić prace, aby nie zaburzyć codziennej działalności firmy, co udało się zrealizować w stu procentach. Wdrożenie wymagało zaangażowania i wysiłku obu stron. Szczególnie dużo pracy w tym okresie przypadło na działy technicznego przygotowania produkcji. Bez kartoteki indeksów, zleceń, konstrukcji i technologii nie można było prowadzić wdrożenia w żadnym innym obszarze. Równie ważna była koordynacja pracy zakładu z wdrożeniem modułu księgowego.

No a kadry do pracy z systemem?

B.L.: – Najpierw przeszkolono członków zespołu wdrożeniowego, z czasem poszerzanego o dodatkowe osoby, które z kolei przekazywały zdobytą wiedzę innym pracownikom odpowiednich działów.

Niełatwo w takich przedsięwzięciach zmieścić się w terminach i budżecie.

B.L.: – Harmonogram przewidywał uruchomienie systemu w 2005 r. oraz całkowite przejście od stycznia 2006 r. Już w czerwcu 2005 r. odnieśliśmy pierwszy sukces, jakim było próbne uruchomienie modułu gospodarki materiałowej. W 2006 r. osiągnęliśmy pierwszy strategiczny cel wdrożenia – od 1 stycznia REMAG przeszedł na obsługę firmy za pomocą systemu Impuls BPSC.

Jak system dostosował się do waszych złożonych relacji z klientami?

B.L.: – Udało nam się wykorzystać moduł CRM nie tylko w Biurze Obsługi Klienta. Zbudowaliśmy na bazie jego funkcji cały system pracy serwisu. Pracownicy serwisu obsługują w ciągu doby ponad 20 zgłoszeń. Wcześniej cała obsługa prowadzona była ręcznie. Decydujące okazało się to, że w systemie Impuls moduł CRM jest „bezszwowo” zintegrowany z funkcjami ERP. Teraz dyspozytorzy mają stały dostęp do kartoteki stanów magazynowych. Rejestrują w nich wydane towary oraz opisują interwencje wyjazdowe. System gromadzi dane i w każdej chwili udostępnia niezbędne raporty. Stopniowo likwidowane są kartoteki papierowe. Obecnie mamy za sobą zamknięcie pierwszego pełnego rocznego okresu rozliczeniowego, a bilans został zatwierdzony przez biegłych rewidentów. Jesteśmy zadowoleni z posiadanego systemu.

Czy specyfika firmy wymagała szczególnych rozwiązań informatycznych?

Dawid Paruzel: – Ciekawym rozwiązaniem było posadowienie bazy danych Oracle na serwerach IBM pracujących w środowisku Linux. W trakcie eksploatacji REMAG dokupił dodatkowe licencje oprogramowania w celu rozszerzenia działania systemu na całe przedsiębiorstwo. Nie było potrzeby zamawiania dodatkowych szkoleń czy konsultacji ani ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych.

Współpraca z firmą REMAG podczas realizacji przebiegała bardzo sprawnie i konstruktywnie. Wdrożenie modułu Kadr i Płac było dużym wyzwaniem dla zespołu BPSC ze względu na dużą liczbę (kilkadziesiąt) wzajemnie powiązanych składników płacowych, których wartości wynikały m.in. z kart pracy prowadzonych dla wszystkich pracowników fizycznych. Projekt w tej części zakończył się pełnym sukcesem, pomimo najdłużej trwającej optymalizacji pracy w warunkach eksploatacji oprogramowania.

Dobry system informatyczny to taki, który działa…

B.L.: – Konsultanci BPSC podczas licznych spotkań i prezentacji musieli wykazać się bardzo dobrą znajomością tematu i zrozumieniem specyfiki przedsiębiorstwa. Jesteśmy zadowoleni z wdrożonego systemu, ze współpracy z firmą. Gdybym miał powtórzyć proces wyboru, ponownie oddałbym głos na firmę BPSC.

Źródło: www.msipolska.pl
Autor: Adam Majczak