System ERP w Opakowaniach

.
Podstawą działań były dokumenty papierowe, a system finansowoksięgowy jakiego wtedy używaliśmy miał zdecydowanie za małe możliwości. W tamtym czasie wydawało się nam, że posiadamy informacje jakich potrzeba by zarządzać firmą. Bardzo uciążliwy był jednak dostęp do danych, a raportowanie nie spełniało naszych oczekiwań. Pracując na niekompletnych zestawieniach danych nie mogliśmy dokonać analizy wielu kluczowych informacji, określających rentowność naszej produkcji.

Ważnym obszarem działania, wymagającym uporządkowania była także organizacja procesów sprzedaży, w tym zdefiniowanie polityki handlowej oraz nawiązanie stałych relacji z odbiorcami. Należało wyeliminować opóźnienia w płatnościach i zakończyć współpracę z odbiorcami nieterminowo realizującymi swoje zobowiązania.

Świadomość ograniczeń z tamtego okresu nastąpiła wraz z wdrożeniem nowego systemu zintegrowanego. Decydując się na zakup sys¬temu, poszukiwaliśmy możliwości zwiększenia rentowności produkcji. Zakładaliśmy, że byłoby to możliwe poprzez zmniejszenie produkcji nierentownej, redukcję produkcyjnych kosztów bezpośrednich i ograniczenia zapasów maga¬zynowych. Dopiero dysponując odpowiednimi informacjami jesteśmy w stanie optymalizować produkcję, zapasy i posiadane zasoby (sprzętowe i personalne). Przekłada się to na wyraźną redukcję kosztów naszej produkcji, dzięki czemu utrzymujemy bardzo wysoki poziom efektywności w grupie, której częścią jest nasza Firma.

Naszym podstawowym celem w bieżącej współpracy z Macrologic SA jest obecnie utrzymanie wysokiej efektywności w produkcji i dystrybucji oraz spełnianie w zakresie or¬ganizacji przedsiębiorstwa standardów GROUPE GUILLIN, w ramach której działamy dzisiaj.

Przebieg wdrożenia W pierwszej fazie wdrożenia wykonana została analiza. Na jej podstawie opracowany został za¬kres i harmonogram prac.
Wdrożenie systemu ERP Xpertis poprzedzono przeniesieniem wcześniej przetwarzanych danych na nową platformę. Dzięki temu spółka Anis Opakowania uporządkowała wiele informacji, które były co prawda rejestrowane ale poprzed¬nio używane narzędzia nie pozwalały na ich wykorzystanie jako źródła informacji biznesowej.

Kluczowe dla firmy stały się moduły wspomaga¬jące zarządzanie produkcją i logistyką. Oprócz standardowych prac wykonano szereg zmian w zakresie obiegu dokumentów i powiązań z pozostałymi modułami systemu.

Przedsiębiorstwo rozpoczęło pracę z nowym rozwiązaniem już po 4 miesiącach od rozpoczęcia wdrożenia. Prace instalacyjne i parame¬tryzacyjne nie powodowały przerw w bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Wszyscy użytkownicy przeszli cykl odpowiednich szkoleń.

Wprowadzane w późniejszym okresie modyfikacje rozszerzające na nasze życzenie konkretne możliwości użycia tego rozwiązania również nie wywoływały perturbacji w pracy zakładu co pozwo¬iło nam zachować terminowość realizowanych dostaw, która w naszej branży jest kluczowa dla utrzymania właściwych relacji z klientami.

W chwili obecnej w firmie Anis Opakowania z systemem na bieżąco pracuje 25 użytkowników. Efektywne współdziałanie w dostosowaniu systemów informatycznych do potrzeb spółki było możliwe min. dzięki odpowiedniemu podziałowi zadań związanych z opieką nad rozwiązaniem i planowaniem dalszego rozwoju systemu. Wy¬specjalizowani konsultanci obszaru „produkcja” nie tylko realizują modyfikacje jakich od nich oczekujemy, ale chętnie dzielą się posiadaną wiedzą proponując nam takie możliwości, których zalet sami czasem nie jesteśmy świadomi.

Korzyści biznesowe

Wdrożone rozwiązanie informatyczne wspomaga¬ło zarządzanie spółką w latach osłabienia koniunktury gospodarczej.

Dla sprawnego działania potrzebowaliśmy szczegółowej informacji o naszych bieżących możliwościach produkcyjnych doskonale skorelowanych z zapotrzebowaniem rynku.

Już wykonanie pierwszych analiz z wykorzystaniem rozwiązania Xpertis wykazało, że istniało pole do wielu bardzo cennych modyfikacji w sposobie zarządzania zapasami magazynowymi. Dzięki tym pierwszym analizom nasza produkcja towarów została w znacznie większym stopniu skorelowana z bieżącym zapotrzebowaniem.

Wiedza, która wynikała z prognoz sprzedaży mogła być od tej pory rozszerzana o bieżące zlecenia produkcyjne bez szkody dla realizacji wcześniejszych planów produkcyjnych. Od tej pory odpowiadamy znacznie elastyczniej na popyt na nasze produkty i również na planowane z dużym wyprzedzeniem ( co jest determinowane m.in. sezonowością) potrzeby naszych głównych odbior¬ców. Szacujemy, że dzięki tym możliwościom nasza wydajność wzrosła o ponad 20% pomimo tego, że zdarza nam się w trosce o Klienta parę razy w tygodniu przeplanowywać bieżącą produkcję.

Dzięki informacji o kosztach stałych wspieranej przez rozwiązanie dostarczone przez Macrologic możliwe stało się wytypowanie produktów najmniej rentownych. Firma mogła podjąć decyzję wycofania się z najmniej opłacalnych działań i skupieniu się na produkcji towarów atrakcyjnych, zyskownych i poszukiwanych przez odbiorców. Firma zdobyła sporą przewagę konkurencyjną w swojej branży. Jako lider rynku została doceniona zainteresowaniem Groupe Guillin i pracuje dla niej od 2004 roku. Otrzymaliśmy narzędzie gwarantujące nam bieżącą kontrolę i kalkulację kosztów produkcji poszczególnych wyrobów. System wylicza koszt wytworzenia poszczególnego produktu, rentowności wydziałów produkcyjnych oraz całej firmy w zadanym przedziale czasowym przy produkcji ciągłej. Dzięki zrozumieniu naszych oczekiwań konsultanci z firmy Macrologic stworzyli nam możliwość ujmowania w kalkulacji wytworzenia, nakładów surowcowych i kosztów robocizny  zastosowaliśmy do¬kładne ewidencjonowanie czasu pracy.

W obszarze sprzedaży, na przestrzeni już pierwszych miesięcy od zakończenia wdrożenia, udało się wyeliminować przypadki udzielania wysokich rabatów kontrahentom skłonnym do nie uregulowania należnych zobowiązań.

W zmieniającej się dynamicznie sytuacji rynkowej mogliśmy zachować płynność działalności. Mieliśmy narzędzie pozwalające na łatwe planowanie produkcji czy też pozyskiwanie wiedzy o rozwoju np. zleceń produkcyjnych.

Rozwiązanie

Zastosowano pakiet Xpertis  rozwiązanie klasy ERP w zakresie zarządzania produkcją, finansami, logistyką na platformie MacroBASE dla środowiska Windows w architekturze trójwarstwowej z wykorzystaniem protokołu SSL.

Dlaczego Macrologic? Dla Zarządu spółki Anis wybór systemu ERP oraz partnera wdrożeniowego był bardzo istotny. Przeprowadzaliśmy szereg rozmów z wieloma firmami informatycznymi. Rozpoczęliśmy jednak współpracę z firmą Macrologic ponieważ dokładnie przeanalizowano nasze potrzeby.

Konsultanci przedstawili nam konkretne rozwiązania problemów z jakimi borykaliśmy się przed rozpoczęciem projektu, zrozumieli warunki rynkowe i wdrożenie oparli na swojej rzetelnej wiedzy merytorycznej. Otrzymaliśmy dopasowane do naszych potrzeb narzędzie, które wspomaga naszą działalność.

Macrologic zapewnił także profesjonalną obsługę powdrożeniową reagując na każde nasze zgłoszenie. Istotna okazała się uniwersalność oferowanych przez Macrologic produktów, od rozwiązań klasy ERP, poprzez zarządzanie relacjami z Klientem, aż po Business Intelligence. W przyszłości możemy liczyć na zrozumienie naszych potrzeb podczas wdrożenia mechanizmów rachunkowości zarządczej.

Krzysztof Wiśniewski Dyrektor Handlowy

Źródło: www.macrologic.pl