Wybór systemu ERP dla Mercor SA

Sytuacja wyjściowa

W związku z intensywnym rozwojem firmy Zarząd Mercor SA podjął decyzję o wyborze i wdrożeniu systemu informatycznego, który ma zapewnić efektywne wsparcie zarządzania przedsiębiorstwem.

„Debiut Mercor SA na giełdzie był dużym sukcesem. Inwestorzy wysoko ocenili pozycję spółki na rynku, jakość zarządzania oraz perspektywy jej rozwoju. Chcąc mądrze te perspektywy oraz nasz potencjał wykorzystać, sięgamy po najwyższej klasy narzędzia, co dotyczy także technologii informatycznych” – mówi Marian Popinigis, Prezes Zarządu Mercor SA.

„Ze względu na dynamiczny rozwój działalności Mercor SA, a szczególnie prowadzone obecnie inwestycje nie tylko w Polsce, ale i za granicą, potrzebujemy odpowiedniego systemu informatycznego, który umożliwi lepszą integrację wszystkich procesów biznesowych, zwłaszcza sprzedaży usług, rozliczania inwestycji, procesu produkcyjnego, zarządzania magazynem oraz zarządzania projektami i kontraktami” – kontynuuje Krzysztof Krempeć, Pierwszy Wiceprezes Zarządu Mercor SA.

Mercor SA powierzył wybór odpowiedniego systemu ERP firmie Optima Partners.

O Optima Partners

Optima Partners jest firmą konsultingową, świadczącą usługi doradcze w zakresie strategii biznesowych, rozwiązań technologicznych oraz audytów i przeglądów IT i bezpieczeństwa. Jej konsultanci posiadają bogate doświadczenie i wiedzę merytoryczną, zdobytą w czasie pracy we wiodących korporacjach międzynarodowych. Firma realizuje projekty doradcze dla największych firm w Polsce i za granicą. Swoim klientom oferuje nowoczesne i dopasowane do ich potrzeb rozwiązania i narzędzia, opracowane w oparciu o najwyższe standardy usług i jakości na poziomie międzynarodowych firm doradczych.

Wyzwania

Zadaniem Optima Partners w ramach projektu dla Mercor SA jest doradztwo przy selekcji systemu, który kompleksowo i efektywnie będzie wspierał kluczowe obszary działalności firmy. Zanim Optima Partners przystąpiła do analizy potencjalnych dostawców i systemów, musiała dokładnie zrozumieć specyfikę Mercor SA i przeanalizować problemy mające miejsce w firmie.

Mercor SA zajmuje się produkcją drzwi i ścianek przeciwpożarowych, systemów oddymiania i odprowadzania ciepła, systemów wentylacji pożarowej mechanicznej oraz zabezpieczeń ognioochronnych konstrukcji budowlanych. Duża część wyrobów projektowana jest przez inżynierów Mercor SA na specjalne, indywidualne zamówienie klientów firmy. W tym przypadku mówimy o tzw. produkcji ETO (Engineer-to-Order). Na ofertę Mercor składają się również produkty wytwarzane według standardowego projektu. Ich parametry są jednak dostosowywane do indywidualnych potrzeb klienta (np. wymiary, ognioodporność itp.) i produkowane wyłącznie na zamówienie. W tej sytuacji mamy do czynienia z produkcją MTO (Make-to-Order). Jednocześnie dla efektu końcowego istotne znaczenie mają dodatkowe usługi świadczone przez specjalistów Mercor SA, takie jak montaż w budynku czy fachowe doradztwo w zakresie systemów zabezpieczeń przeciwpożarowych. Mamy więc do czynienia ze specyficzną produkcją w ramach branży budowlanej, na indywidualne zlecenia, z uwzględnieniem konkretnych projektów czy obiektów budowlanych. Parametry produktów podlegają często modyfikacjom czy dostosowaniom w całym cyklu, od fazy projektowania do realizacji. Chcąc dostarczyć swojemu klientowi właściwy produkt, idealnie dopasowany do jego potrzeb, Mercor SA musi wykazać się ogromną elastycznością oraz ściśle współpracować z projektantami i wykonawcami obiektów budowlanych.

Zrozumienie specyfiki Mercor SA było dla nas najtrudniejszym zadaniem w ramach projektu. Firmy o takim profilu działalności praktycznie w Polsce nie funkcjonują, co sprawia, że z założenia projekt ten jest wyjątkowy, stanowiąc dla nas jednocześnie ogromne wyzwanie” – mówi Mariusz Pawłowski, partner w firmie Optima Partners.

Konsultanci Optima Partners, w wyniku prac analitycznych i koncepcyjnych, za najbardziej istotny aspekt działalności Mercor SA uznali zarządzanie projektami i kontraktami firmy. Potwierdzili również, iż obecny system nie jest w stanie w sposób elastyczny dostosować się do rosnących potrzeb firmy i zachodzących w niej zmian. Przyszły system informatyczny ma efektywnie wspierać proces zarządzania projektami i kontraktami firmy, obejmujący w kolejności takie elementy, jak przygotowanie oferty, podpisanie umowy z klientem Mercor SA, zaprojektowanie produktu, produkcję, montaż i serwis oraz zarządzanie wszystkimi etapami realizacji projektu.

Start projektu

Spotkanie rozpoczynające projekt odbyło się w kwietniu 2007 roku. Wzięli w nim udział przedstawiciele wszystkich pionów i oddziałów Mercor SA. Głównym celem spotkania było omówienie podejścia do wyboru systemu, zaproponowanego przez konsultantów Optima Partners z myślą o firmie Mercor SA, jej indywidualnych potrzebach i specyfice. Na spotkaniu przyjęto również harmonogram prac z podziałem na konkretne zadania. Tworzenie wymagań dla systemu Następnie Optima Partners dokonała analizy organizacji i procesów w Mercor SA, by móc przystąpić do przygotowywania wymagań, jakie spełniać musi przyszły system. Firma doradcza tworzyła wymagania sukcesywnie, w trakcie indywidualnych spotkań z poszczególnymi pionami i działami Mercor SA. Konsultanci Optima Partners poprosili również o określenie potrzeb i wymagań samych pracowników Mercor SA. Konsultanci Optima Partners współpracowali ze wszystkim zakładami produkcyjnymi i biurami firmy MERCOR.

„Zaangażowanie pracowników w proces powstawania wymagań sprawia, że czują się oni w pełni odpowiedzialni za projekt, stając się ważną i nieodłączną częścią zespołu wdrożeniowego. Ze względu na dużą decyzyjność pracowników Mercor SA oraz wsparcie Zarządu, mogliśmy liczyć na dużą pomoc przy tworzeniu wymagań” – mówi Mariusz Pawłowski.

W tej części projektu dużym wyzwaniem okazała się koordynacja komunikacji między wszystkimi pracownikami Mercor SA, zaangażowanymi w proces wyboru systemu. Na jej utrudnienie wpływ miała przede wszystkim lokalizacja firmy i jej zakładów produkcyjnych. Siedziba spółki mieści się bowiem w Gdańsku, biura handlowe znajdują się w Warszawie, Sękocinie, Mikołowie koło Katowic i Wrocławiu, a zakłady produkcyjne w Dobrzeniu koło Opola, Cieplewie koło Gdańska oraz Gdańsku. Struktura lokalizacyjna firmy bezpośrednio wpływała więc na ustalanie terminów spotkań. Mimo trudności organizacyjnych, podczas spotkania podsumowującego z udziałem kilkudziesięciu osób z Mercor SA i trzech konsultantów z Optima Partners ustalono ostateczne wymagania, jakie spełniać musi system ERP. Do Optima Partners należało pogodzenie często sprzecznych ze sobą oczekiwań przedstawicieli działów Oddzieleń i Oddymiania w Mercor SA. Firma doradcza musiała uwzględnić ich rozbieżne w wielu punktach stanowiska i podejście, wynikające z odmiennej organizacji produkcji i różnic w wytwarzanych wyrobach.

„Klient obdarzył nas dużym zaufaniem i w kwestii ustalenia ostatecznych wymagań w pełni polegał na naszej rekomendacji. W sumie określiliśmy ponad 1500 wymagań, jakie spełniać musi wybrany system. Gdy mamy do czynienia z bardziej standardowym projektem, tych wymagań jest około 400 – 500. To świadczy o wyjątkowości tego projektu” – zapewnia Mariusz Pawłowski.

Ostateczne wymagania

Dla systemu określono następujące wymagania:

Funkcjonalne – z podziałem na takie obszary, jak:

• CRM
• Finanse
• Kadry i płace
• Kontrakty
• Controlling
• Produkcja
• Serwis – utrzymanie
• Sprzedaż
• Transport
• Zakupy
• Zapasy
• Zarządzanie dokumentami

Pozafunkcjonalne:

• Rozwój
• Utrzymanie
• Eksploatacja
• Integracja
• Wymagania prawne i lokalizacyjne
• Technologia
• Bezpieczeństwo
• Wydajność

Ogólne funkcjonalne – obszary wydzielone z wymagań funkcjonalnych i dotyczące wszystkich wymagań w tej grupie:

• Ergonomia
• Work flow
• Wprowadzanie danych
• Przetwarzanie
• Raporty Analiza rynku

Pod koniec maja br. Optima Partners przystąpiła do analizy rynku i istniejących systemów ERP w Polsce. Spośród dostępnych 30 systemów ERP miała zarekomendować systemy, które najlepiej spełniałyby oczekiwania Mercor SA. Analiza została przeprowadzona z perspektywy systemu i jego dostawcy. Aby odpowiedzieć na pytanie, czy system odpowiada potrzebom Mercor SA, zdefiniowano pięć kryteriów jego oceny. Najważniejsze z nich to:

• Co najmniej 60 firm użytkujących dany system
• Przynajmniej trzy lata obecności systemu na rynku

Na tej podstawie wyłoniono dziewięć kluczowych systemów. Ocenie poddano również potencjalnych dostawców systemu, którzy spełniać musieli takie warunki, jak:

• ponad pięć lat obecności na rynku,
• dobra opinia w branży,
• odpowiednie certyfikaty.

Wybór odpowiedniego dostawcy okazał się szczególnie trudnym zadaniem. Dzięki doświadczeniu konsultantów Optima Partners w pracy po stronie dostawców systemów, jak i nieformalnym kontaktom w branży, firma doradcza była w stanie potwierdzić wiele ważnych faktów, na przykład funkcjonalność systemu czy jakość pracy potencjalnego dostawcy itp. Ostatecznie do konkursu ofert przeszło sześciu dostawców.

Spotkania z dostawcami

W celu usprawnienia przebiegu spotkań z wybranymi firmami, na podstawie 1500 wymagań określono 11 głównych zagadnień, mających decydujące znaczenie dla działalności Mercor SA. W ramach tych zagadnień dokonano selekcji 27 wymagań, krytycznych dla wyboru systemu i dostawcy. Po przeprowadzeniu wszystkich spotkań, które odbywały się od końca września do początku listopada br., Mercor SA wspólnie z Optima Partners zdecydowały o zaproszeniu do przetargu czterech dostawców. Spośród nich wyłoniona zostanie firma wdrożeniowa. Przed firmą doradczą stoją teraz takie zadania, jak analiza ofert oraz wybór właściwego systemu ERP.

Ścisła współpraca z konsultantami firmy i wyniki ich pracy utwierdzają nas w przekonaniu, iż podjęliśmy słuszną decyzję, wybierając Optima Partners na naszego doradcę. Jesteśmy pewni, że system, jaki zarekomenduje, będzie spełniał nasze wymagania i oczekiwania. Umowę na wdrożenie systemu planujemy podpisać w pierwszym kwartale 2008 roku” – deklaruje Grzegorz Lisewski, Członek Zarządu oraz Dyrektor Finansowy Mercor SA.

Źródło: Optima Partners