System ERP - Xpertis w Polonia Logistyka

{MosModule module=Case_Dzail}
Wszystkie samochody będące własnością firmy POLONIA LOGISTYKA Sp. z o.o. posiadają nawigację satelitarną GPS, pozwalającą na stałą kontrolę trasy przejazdu samochodu. W 2006 r. przewoźnik z Myszkowa odnotował sprzedaż na poziomie 15,6 mln zł, a jego zysk netto wyniósł blisko 900 tys. zł.

W planach inwestycyjnych firmy jest także budowa nowej siedziby i magazynu wysokiego składowania. Na potrzeby tej inwestycji Polonia Logistyka zakupiła działkę o powierzchni 5 ha przy drodze ekspresowej S1. Wszystko po to, aby przewoźnik mógł wejść na nowe rynki; branży farmaceutycznej i spożywczej.

Wyzwanie

Dynamiczny rozwój firmy oraz powstawanie nowych lokalizacji w terenie spowodowały że dotychczas użytkowane rozwiązania informatyczne stały się niewydolne. Poważną barierą w działalności firmy stał się utrudniony przepływ informacji o zleceniach przewozowych, ich rentowności, wykorzystaniu taboru transportowego, a także wymiana tych informacji pomiędzy poszczególnymi działami. Dlatego też Zarząd podjął decyzję o zakupie i wdrożeniu rozwiązania, które z jednej strony gromadziłoby wszystkie istotne informacje dotyczące zleceń transportowych i spedycyjnych, a z drugiej umożliwiało dostęp do nich z różnych lokalizacji Spółki. Dodatkowym wymaganiem stawianym przez Zarząd było aby rozwiązanie zarządzające gospodarką spedycyjno-transportową współpracowało on line z pozostałymi systemami użytkowanymi przez Spółkę.

Oferta oprogramowania dla specjalizowanego dla przedsiębiorstw spedycyjnych jest ograniczona. W większości są to systemy mało elastyczne, które nie uwzględniają specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa. Z tego względu zdecydowaliśmy się wybrać dostawcę, który na bazie swojego produktu stworzy rozwiązanie spedycyjno-transportowe dostosowane konkretnie do naszych potrzeb. Oczywiście system miał być w pełni zintegrowany z obszarem finansowym oraz pozwolić na integrację w oprogramowaniem logistycznym przyszłości. Po analizie ofert wybraliśmy firmę Macrologic -Jakub Kokot, Szef projektu ze strony Polonia Logistyka

Wśród głównych założeń Zarządu firmy znalazły się – podniesienie i kontrola wydajności pracy, eliminacja błędów jakie powstawały podczas wprowadzania danych. Firma zdecydowała się na zbudowanie bazy informacji o obejmującej informację o klientach wraz z historia kontaktów na potrzeby pracy działu handlowego. Kolejnymi zagadnieniami były: kontrola wydajności pracy handlowców i spedytorów; kontrola pracy kierowców i kosztów z tym związanych; wspomaganie i kontrola rozliczeń podatkowych; optymalizacja kosztów transportu własnego poprzez właściwe planowanie i organizację tras przejazdu.

W skrócie: Główne korzyści: - zwiększenie efektywności planowania - poprawa rentowności zleceń spedycyjnych i transportowych - optymalizacja kosztów eksploatacji taboru

Pierwszym etapem wdrożenia rozwiązania była analiza organizacyjna przedsiębiorstwa i uzgodnienie wymagań dla rozwiązania informatycznego wspomagającego realizację celów biznesowych zgodnie z założeniami określonymi przez zarząd Polonia Logistyka - Robert Drąg, Szef Projektu ze strony Macrologic

Wdrożenie

Ze względu na specyfikę branży i sprecyzowane wymagania klienta, bardzo istotną sprawą było dokładne przygotowanie projektu rozwiązania. Dlatego też pierwszym etapem wdrożenia była szczegółowa analiza potrzeb i wymagań firmy. W efekcie powstały wytyczne dla rozwiązania spedycyjnego. Przyjęto, że moduł do zarządzania dokumentacją spedycyjną stanie się centrum gromadzenia informacji o zleceniach przewozowych z możliwością dostępu do tych danych z różnych lokalizacji. Ponadto dostęp do zawartych w systemie kluczowych danych został zabezpieczony przy wykorzystaniu szyfrowanego dostępu. Powiązano informacje z działalności spedycyjno transportowej z obszarem finansów, co wyeliminowało powstawanie błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych o zleceniach. W rezultacie znacząco podniesiono wydajność pracy w obu obszarach.

Po zaakceptowaniu projektu, przygotowano testowe rozwiązanie. Zarząd Polonia Logistyka mógł ocenić czy zaspokoi ono potrzeby firmy w zakresie podstawowej działalności operacyjnej. Dzięki zastosowaniu takiej metodyki, firma rozpoczęła pracę z wykorzystaniem nowego systemu już po 5 miesiącach od wykonania pierwotnych założeń.

Doświadczenia z wcześniejszej współpracy z Macrologic, a także przebieg obecnego wdrożenia i osiągnięcie zakładanych celów utwierdziły nas w przekonaniu, że wybór firmy i systemu był trafny - Przemysław Matyja – Prezes Zarządu

Korzyści biznesowe

W efekcie przeprowadzonych prac osiągnięte zostały cele projektu. Połączono wszystkie oddziałów przedsiębiorstwa w jednym systemie wymiany informacji. Zarząd firmy Polonia Logistyka otrzymał możliwość analizy bieżącej kondycji całego przedsiębiorstwa dzięki przekrojowym analizom dotyczącym m. in. zleceń, kosztów świadczenia usług czy sprzedaży usług. Podwyższona została skuteczność planowania będąca podstawą strategicznego planowania rozwoju firmy.

Pracownicy Spółki Polonia Logistyka uzyskali możliwość pracy zdalnej praktycznie z każdego miejsca, gdzie jest dostęp do Internetu.

Mechanizm wizualizacji obciążeń samochodów pozwala na lepsze zaplanowanie wykorzystania środków transportu a mechanizm planowania trasy przejazdu ułatwia optymalizację przejazdów. Usprawniło to znacznie pracę handlowców, którzy w każdej chwili mogą sprawdzić te parametry, aby właściwie planować kolejne zlecenia.

W konsekwencji udało się znacznie zredukować puste przejazdy samochodów, co znacząco podniosło rentowność.

Mechanizm planowania trasy wpłynął na optymalizację tras przejazdów, pozwolił na precyzyjne planowanie pracy kierowców. Obecnie każdy pojazd otrzymuje w pełni rozpisaną trasę przejazdu, co wpływa na wydajność pracy i daje możliwość obsługi większej ilości zleceń przewozowych. Ponadto każdy kierowca, bez względu na użytkowany samochód, ma możliwość dokładnej rejestracji rozliczenia i tras przejazdów. Dostarczone analizy kosztów użytkowania samochodów (pochodzące również z programu finansowo-księgowego) pozwalają na precyzyjne rozliczenie kosztów paliwa.

Z technicznego punktu widzenia ważne było uzyskanie szybkiego, łatwego w administrowaniu rozwiązania . Z uwagi na szybki rozwój firmy bardzo istotne jest łącznie poszczególnym elementów organizacji w jeden system informatyczny. Skrócenie czasu obiegu i przetwarzania danych oraz eliminacja błędów przy transferze między systemami przynosi korzyści zarówno ze względów finansowych jak czysto administracyjnych - Jakub Kokot, Szef projektu ze strony Polonia Logistyka

Możliwość udziału w tworzeniu systemu dała mi sporą satysfakcję. W poprzednich firmach, zawsze spotykałem się z sytuacją,w której zespół musiał dostosować się do systemu a tutaj, można powiedzieć, że system dostosował się do nas. Jeszcze przez kilka tygodni od rozpoczęcia pracy z systemem mogliśmy dokonywać zmian i wprowadzać poprawki. Wpłynęło to bardzo pozytywnie na poprawę ergonomii pracy i naszą efektywność. Jako spedytor międzynarodowy pracowałem w kilku firmach. Każda z nich miała działała w oparciu o indywidualne rozwiązanie informatyczne. Dzięki tym doświadczeniom nie mieliśmy problemów w sprecyzowaniu swoich wymagań, które zostały przekazane autorom naszego programu. Myślę, że dzięki temu powstał produkt prosty w obsłudze, przejrzysty i spełniający ponadprzeciętne wymagania spedytora, pracownika działu transportu czy księgowej w naszej firmie - Jacek Kitala, spedytor międzynarodowy w firmie Polonia Logistyka

Rozwiązanie

Wdrożono system ERP Xpertis działa na 45 stanowiskach w 2 lokalizacjach Spółki. Dzięki zastosowaniu trójwarstwowej architektury systemu wybrani pracownicy mogą pracować poza siedzibą spółki łączyć się z systemem przez Internet. Rozwiązanie działa na platformie LINUX w obszarze finansów i spedycji.

Co dalej

Poprzez zwiększenie liczebność taboru chcemy zwiększyć ilość przewozów własnych. Jesteśmy przekonani, że podejmowane przez nas inwestycje pozwolą poszerzyć liczbę klientów nie tylko z branży motoryzacyjnej, w której się specjalizujemy, ale również farmaceutycznej i spożywczej. Wprowadzone usprawnienia pozwalają nam poważnie myśleć o wdrażaniu systemu CRM, który pozwoli na identyfikowanie potrzeb klientów, optymalizację kosztów usług i poprawę procesu obsługi klienta. Planujemy również budowę nowej siedziby wraz z magazynem wysokiego składowania. Mając na uwadze efekty dotychczasowej współpracy wierzymy, że razem możemy podjąć kolejne wyzwania….

Źródło: www.macrologic.pl