Najnowsza historia KGHM Polska Miedź S.A. dowodzi, że rewolucja wcale jednak nie musi być bolesna. Spółka zbudowała na bazie systemu SAP rozwiązanie zgodne z MSSF. Dzięki elastycznym właściwościom systemu i kompetentnemu zespołowi, projekt przyniósł wyśmienite efekty.

Jesteśmy jedną z największych spółek giełdowych, a przez sam fakt bycia podmiotem publicznym, prawo unijne, obliguje nas do publikacji skonsolidowanych sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej – mówi Ludmiła Mordylak – Dyrektor Generalny CUK - Główny Księgowy KGHM Polska Miedź S.A.

Ekspresowa Koordynacja

W połowie 2006 roku, w celu usprawnienia procesu sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych, KGHM Polska Miedź S.A. zdecydowała się na wdrożenie od 1 stycznia 2007 r. MSSF na poziomie ewidencji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych i sporządzania sprawozdań w systemie mySAP. Nie dość że czasu na wdrożenie MSSF było bardzo mało - efektywnej pracy zaledwie cztery miesiące (wrzesień – grudzień 2006), to wysiłek należało zaangażować także w równoległy upgrade systemu ERP mySAP z wersji 4.6C do wersji ERP 2005. Rozbudowane funkcjonalności systemu SAP miały bowiem pozwolić na wypracowanie i wdrożenie rozwiązań zgodnych z MSSF w obszarze sprawozdawczości i konsolidacji. Taka metodologia, opracowana specjalnie na potrzeby KGHM, była najefektywniejsza, ale wymagała też doskonałej koordynacji działań przy rozwijaniu systemu SAP i dostosowywaniu sprawozdań finansowych do międzynarodowych standardów rachunkowości.

Rozpoczęcie pracy w pierwszym obszarze warunkowała bowiem terminowość drugiego projektu. O jakimkolwiek opóźnieniu nie mogło więc być mowy, choć skala i różnorodność operacji, jakie system SAP wspomaga w naszej firmie, jest rzeczywiście ogromna – wyjaśnia Tadeusz Małoń – dyrektor ds. Technologii Przetwarzania Informacji w Oddziale Centralny Ośrodek Przetwarzania Informacji w KGHM Polska Miedź S.A.

KGHM z 18 tysiącami pracowników to wszakże jedno z największych przedsiębiorstw w Polsce, które grupuje aż 11 podmiotów (Oddziały i Biuro Zarządu), w tym zakłady górnicze, jednostki wzbogacania rud czy huty miedzi. W każdym podmiocie skala eksploatacji systemu SAP jest olbrzymia. Moduły wspomagają m.in. rachunkowość, majątek trwały, kontroling, zarządzanie inwestycjami, gospodarkę materiałową i magazynową, sprzedaż i dystrybucję, gospodarkę remontową, operacyjne raportowanie produkcji, kadry i płace, elektroniczny obieg dokumentów księgowych i inne obszary funkcjonalne. Ponadto system mySAP współpracuje, w trybie on-line, z systemem ERP AXAPTA w spółce Mercus na potrzeby realizacji części zaopatrzenia.

Ryzyko wystąpienie poślizgów we wdrażaniu MSSF było zatem spore – dodaje Ludmiła Mordylak. Dlatego kluczowe było nie tylko dokładne przygotowanie i porównanie najlepszych wariantów realizacji projektu, ale też zbudowanie szerokiego zespołu wdrożeniowego z udziałem m.in. konsultantów SAP oraz tych służb KGHM, które były szczególnie zainteresowane nowym rozwiązaniem zgodnym z MSSF.

Wejście do Unii Europejskiej wymusiło na spółkach giełdowych sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych według międzynarodowych standardów rachunkowości. - Od 2005 r. proces realizowany był w dwóch etapach. Zgodnie z polskimi standardami rachunkowości opracowywaliśmy sprawozdania jednostkowe, które do konsolidacji Grupy Kapitałowej uzupełniane były o korekty wynikające z różnic pomiędzy MSSF, a polskim prawem bilansowym – mówi Marek Bestrzyński – Koordynator ds. wdrożenia MSSF w systemie SAP w KGHM.

Ale taki sposób przygotowywania sprawozdań obciążony był kilkoma niedogodnościami – dodaje Ludmiła Mordylak. Stosowanie dwóch odmiennych polityk rachunkowości przy sprawozdaniach jednostkowych i skonsolidowanych wymagało stosowania dodatkowych narzędzi ewidencyjnych. Było to czasochłonne i wciąż obarczone ryzykiem popełniania błędu.

Najpierw podstawa

W realizację projektu, oprócz służb księgowych i sprawozdawczych oraz ekspertów z obszaru kontrolingu, planowania i budżetowania, zostały zaangażowane także komórki inżynierskie (techniczne), inwestycyjne, remontowe oraz służby informatyczne KGHM. Zespół został następnie podzielony na osiem mniejszych grup, wyspecjalizowanych w konkretnych obszarach. Zadaniem każdej z nich było opracowanie katalogu różnic między polskimi standardami rachunkowości a MSSF oraz metodologii wdrożenia MSSF.

Bo choć polska ustawa o rachunkowości jest zgodna z unijnymi standardami, to istnieje wiele różnic - najwięcej w obszarze majątku trwałego i operacji finansowych. Ale bynajmniej dostosowanie się do nowych standardów nie ogranicza się wyłącznie do zmodyfikowania sposobu księgowania liczb. Nowe zasady rachunkowości wpływają na całą organizację pracy, rzutują na jakość kontaktów z inwestorami, determinują wreszcie zmiany w samych systemach informatycznych w obszarze ewidencji, budżetowania i prognozowania.

Podobnie stało się w KGHM Polska Miedź S.A. Równolegle do prac nad katalogiem różnic między polskimi a międzynarodowymi standardami rachunkowości zespół wdrożeniowy rozpoczął analizę różnych wariantów implementacji MSSF w systemie informatycznym, wybierając ostatecznie upgrade mySAP do wersji ERP 2005 z nowym modułem SEM-BCS wspomagającym konsolidację sprawozdań finansowych w oparciu o mechanizmy hurtowni danych.

To było optymalne rozwiązanie. Przez wiele lat koncern z powodzeniem pracował na systemie SAP, który sukcesywnie wspomagał kolejne strategiczne obszary (np. zarządzanie zasobami ludzkimi przez mySAP HR), potwierdzając za każdym razem swoją elastyczność i otwartość. - Te naturalne właściwości systemu wykorzystaliśmy np. przy wdrożeniu zmian dostosowujących ewidencję zdarzeń gospodarczych w KGHM do znowelizowanej ustawy o rachunkowości na przełomie 2001 i 2002 r. Projekt przebiegł płynnie, a jego efekty okazały się zachętą do dalszych zmian, a w tym do implementacji rozwiązań zgodnych z MSSF– wyjaśnia Marek Bestrzyński.

Bo choć upgrade SAP, planowany już od 2005 r., determinowały inne potrzeby firmy, to istotne było też uzyskanie, w oparciu o hurtownię danych w wersji mySAP, całkowicie nowego rozwiązania w obszarach sprawozdawczości i konsolidacji zgodnego z MSSF.

Kluczowym kryterium przy podejmowaniu decyzji była też architektura rozwiązania mySAP. - Czekała nas bowiem masa pracy, a czasu było naprawdę mało. Tymczasem Platforma NetWeaver, na której oparto mySAP, umożliwia elastyczne i szybkie projektowanie oraz wdrażanie nowych strategii i procesów biznesowych – przyznaje Tadeusz Małoń.

Rozwój systemu SAP rozpoczął się w sierpniu w 2006 r. i trwał tylko cztery miesiące. W tym okresie zespoły SAP Consulting i Centralnego Ośrodka Przetwarzania Informacji KGHM zaktualizowały ustawienia w obszarze rachunkowości finansowej (obejmującej księgę główną, rozrachunki i majątek trwały), kontrolingu, zarządzania płynnością i instrumentami finansowymi, zarządzanie kadrami, gospodarkę magazynową, sprzedaż i dystrybucję, zarządzanie inwestycjami, gospodarkę remontową i planowanie produkcji.

Następnym krokiem było przystąpienie do nanoszenia zmian w obszarze SEM, czyli Strategicznego Zarządzania Przedsiębiorstwem oraz zbudowanie nowych mechanizmów przygotowywania sprawozdań. I tak, wdrożenie modułu SEM-BCS pozwoliło na zdefiniowanie i prezentowanie skonsolidowanych danych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej. Z kolei rozwiązanie umożliwiające przygotowywanie sprawozdań wymagało opracowania nowego pakietu sprawozdawczego składającego się z ponad 200 raportów sprawozdawczych. - Rozwiązanie oparliśmy na hurtowni danych dostępnych w nowej wersji mySAP. W ten sposób zbudowaliśmy jednorodne środowisko raportowe, gdzie gromadzone są informacje zarówno z systemu transakcyjnego, będącego częścią mySAP, jak i spoza niego. Z pierwszego źródła pochodzi jednak znacznie większa część danych, ok. 80 proc. – mówi Marek Bestrzyński.

Dzień próby

Mimo krótkiego czasu na wdrożenie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej w mySAP, KGHM Polska Miedź S.A. terminowo zrealizowała wszystkie postawione cele. Po upgrade mySAP został uruchomiony w pełnym wymiarze 23 października 2006 r., a start produktywny ewidencji zdarzeń gospodarczych w ujęciu zgodnym z MSSF miał miejsce na początku stycznia 2007 r.

Do tego czasu wyeliminowano pozabilansową ewidencję na potrzeby przekształceń sprawozdań przygotowywanych wg polskiego prawa (wcześniej tą drogą doprowadzano do zgodności z MSSF). Uzyskano też możliwość sprawnego tworzenia sprawozdań finansowych (ponad 200 sprawozdań i zestawień) oraz zautomatyzowano transfer danych sprawozdawczych do modułu konsolidacyjnego SEM BCS w ramach hurtowni danych. I wreszcie, powstało jednorodne środowisko raportowe oparte na hurtowni danych, które zawiera informacje zarówno z systemu transakcyjnego, jak i spoza tego systemu.

Dzięki upgrade systemu oraz implementacji w nim MSSF, KGHM Polska Miedź S.A. dysponuje narzędziami, które pozwalają na utrzymanie odpowiedniej jakości ewidencji zdarzeń gospodarczych, gwarantującej wysoki poziom sprawozdań finansowych i pozwalającej na kontynuację dotychczasowych osiągnięć KGHM w zakresie sprawozdawczości. Do tych osiągnięć zaliczyć należy uzyskiwanie opinii bez zastrzeżeń wydawanych przez Biegłych Rewidentów oraz wysokich notowań w rankingach sprawozdań finansowych m.in. w konkursie warszawskiego Instytutu Rachunkowości i Podatków, gdzie sprawozdania za lata poprzednie były nagradzane. – Te wyróżnienia są dla nas bardzo cenne – mówi Marek Fusiński – Wiceprezes Zarządu ds. Finansów KGHM Polska Miedź S.A.

Od dawna wiadomo, że w zarządzaniu najważniejsza jest informacja i fakt jej posiadania. Dopiero wtedy potrafimy skutecznie minimalizować ryzyka biznesowe i prognozować realne zyski. Dla naszych inwestorów ma to strategiczne znaczenie – dodaje Marek Fusiński