Xpertis w Wydawnictwie Murator SA

f

Trudno było zapanować nad czasem ich akceptacji, co niejednokrotnie uniemożliwiało odliczenie VATu. Stało się, więc oczywiste, że niezbędne jest odpowiednie narzędzie umożliwiające sprawne zarządzanie dokumentami oraz szybki dostęp do ich graficznych obrazów.

Rozwój firmy oraz planowana konsolidacja stawiały nowe wymagania przed kierownictwem firmy. Potrzeba zapewnienia szybkiego dostępu do danych niezbędnych dla celów budżetowania i kontrolingu stała się sprawą priorytetową.

Wykorzystywane wcześniej systemy DOS nie stwarzały takiej możliwości. Firma zdecydowała się, więc na zmianę posiadanego oprogramowania do najnowszej wersji pracującej na platformie Windows oraz zleciła opracowanie modułu do obsługi procesu akceptowania i obiegu dokumentów wpływających, zintegrowanego z programem finansowoksięgowym.

Głównym celem wdrożenia było więc:

• zwiększenie kontroli dokonywanych zakupów
• usprawnienie planowania zakupów i środków pieniężnych
• przyspieszenie przepływu faktur i wyeliminowanie ich papierowego funkcjonowania w wielu kopiach
• stworzenie elektronicznego archiwum oryginalnych dokumentów wraz z załącznikami
• zapewnienia szybkiego dostępu do danych niezbędnych dla celów budżetowania i kontrolingu
• wsparcie w procesie konsolidacji firmy

Przebieg wdrożenia

Na podstawie przeprowadzonej analizy organizacyjnej MURATORA, zebraniu potrzeb,, opracowana została i przedstawiona przyszłym użytkownikom koncepcja funkcjonowania rozwiązania obsługującego proces obiegu dokumentów wpływających oraz proponowane zmiany w programie finansowo księgowym umożliwiające integrację obydwu programów.

Na bazie tej koncepcji powstał program działający według następującego schematu:

Wszystkie faktury są przeka-zywane jednej osobie - Osoba skanuje dokument i rejestruje dokument w programie Xpertis Finanse i ksiegowość oraz określa osoby akceptujące - Pierwsza osoba akceptująca otrzymuje e-mail z łączem do dokumentu - Osoba, w serwisie www, akceptuje lub odrzuca dokument (może wyświetlić skan dokumentu) - Po akceptacji e-mail jest wysyłany do kolejnej osoby - Odrzucenie powoduje wysłanie e-maila do osoby rejestrującej dokument, której zadaniem jest weryfikacja i ewentualna zmiana w kolejce akceptujących - Akceptacja przez wszystkie osoby powoduje zmianę stanu dokumentu na zaakceptowany. Dokument może być księgowany. Wdrożenie rozwiązania wspomagającego obieg faktur zakupu oraz przejście programów z platformy DOS na Windows wraz z analizą, przygotowaniem projektu oraz niezbędnymi modyfikacjami trwało około pół roku.

Konsultanci Macrologic aktywnie uczestniczyli także w późniejszym procesie konsolidacji firmy, proponując i wdrażając rozwiązania, które znacznie usprawniły łączenie spółek. Wdrożone zostały automaty umożliwiające szybkie przeniesienie danych z przejmowanych firm. Zaproponowano plan rejestrów księgowych, który umożliwił rozdzielenie kosztów konsolidowanych firm i Muratora oraz wdrożono procedury eksportu danych do budżetowania z zaproponozaproponowanym rozdzieleniem kosztów. Opracowany został nowy plan kont. Zmodyfikowany został system elektronicznego obiegu faktur umożliwiając elektroniczną akceptację faktur oddzielnie dla Media Express, gdzie w dalszym ciągu odrębnie funkcjonuje drukarnia. Do systemu Xpertis Personel, który obecnie obsługuje wszystkie skonsolidowane spółki, automatem przeniesione zostały wszystkie dane osobowe i płacowe 250 przejmowanych pracowników. Opracowane zostały nowe procedury naliczania płac.

W ramach realizacji projektu, konsultanci Macrologic ściśle współpracowali z Działem Informatyki firmy MURATOR co, miało decydujące znaczenie dla poprawności pracy wszystkich systemów wykorzystywanych w połączonych przedsiębiorstwach. Proces konsolidacji od strony informatycznej trwał 2 miesiące. Przeniesienie danych odbyło się sprawnie i szybko. Pomimo tego, że wszystkie prace wykonywane były na przełomie roku nie zakłóciły one normalnej pracy, nie spowodowały przestojów i zaległości i co ważne przez cały czas możliwy był niezakłócony i pełny dostęp do danych.

Efekty wdrożenia

Wdrożenie rozwiązania przyniosło firmie MURATOR wymierne korzyści. Osoby akceptujące wydatki w przedsiębiorstwie mają pełną kontrolę nad dokonywanymi zakupami, mają wgląd do informacji o przedmiocie zamówienia, zamawiającym a także, wpływie dokonywanych zakupów na zaplanowany budżet. Wykorzystywany mechanizm workflow pozwolił wyeliminować problem przekazywania papierowej dokumentacji księgowej, co w efekcie wyeliminowało koszty przechowywania papierowych kopii. Rozwiązanie informatyczne wspomaga prace porządkowania faktur i dokumentów z nimi powiązanych wpływających do firmy oraz zapewnia szybki dostęp do ich graficznych obrazów przechowywanych na serwerze. Skrócił się czas obiegu dokumentów, dzięki ich przekazywaniu pomiędzy poszczególnymi osobami w postaci elektronicznej. Na bieżąco można śledzić los dokumentu. Możliwe jest przeglądanie dokumentów zaakceptowanych, dokumentów odrzuconych, dokumentów do akceptacji, historię akceptacji, a także dat zaakceptowania lub odrzucenia.

Zarządzanie obiegiem dokumentów jest proste dzięki możliwości narzucenia kolejności osób akceptujących oraz kolejności procesu akceptacji jak również limitu czasu procedury. Osoby przekraczające limit maksymalnego czasu procedury są powiadamiane o opóźnieniach a taka informacja rejestrowana jest również przez księgowość. Wpływa to także na szybkie przekazywanie danych niezbędnych dla celów budżetowania i controlingu.

Korzyści biznesowe

W efekcie wdrożenia rozwiązania Xpertis nastąpiła poprawa efektywności zarządzania dzięki łatwej kontroli wydatków, realizacji budżetów i płynności finansowej. Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu pozwala na zaplanowanie wymaganego stanu środków - możliwość stałego śledzenia zakontraktowanych wydatków firmy wraz z terminami realizacji zobowiązań ma istotny wpływ na zarządzanie cash flow firmy.

Zastosowanie rozwiązania do obiegu dokumentów zakupów pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych - obniżyły się koszty przechowywania papierowych kopii dokumentów oraz wzrosła efektywność pracy dzięki ułatwieniu nadzoru nad procesem i czasem zatwierdzania dokumentów wpływających.

Uporządkowanie obiegu dokumentów i brak opóźnień w rejestracji dokumentów księgowych VAT na podstawie których wykonywane są odliczenia podatku wpływa na obniżenie kosztów podatkowych. Przedsiębiorstwo zaoszczędziło także koszty procesów konsolidacyjnych mających miejsce w przedsiębiorstwie. W chwili obecnej cała organizacja pracuje obecnie na jednolitym oprogramowaniu finanso-wo-księgowym.
B Rozwiązanie

Xpertis dla 100 użytkowników, z opcją Application Server i możliwością szyfrowania danych wspomagający zarządzanie w obszarach finansów, zarządzania środkami trwałymi, sprzedażą oraz elektronicznego obiegu faktur zakupu.

Dlaczego Macrologic?

MURATOR użytkuje rozwiązania firmy Macrologic od wielu lat. Na dostawcę nowego rozwiązania wybrano ponownie firmę Macrologic, gdyż zaoferowała oprogramowanie spełniające oczekiwania firmy. Istotnym kryterium wyboru były również pozytywne doświadczenia z dotychczasowej współpracy z firmą Macrologic. Najważniejsze było jednak zaoferowanie unikalnego rozwiązania na rynku, w którym elektroniczny obieg dokumentów księgowych jest zintegrowany z rozwiązaniem finansowo-księgowym, ułatwiając tym samym pracę.

Źródło: www.macrologic.pl