ERP narzędziem zarządzania projektami

Nadążyć za rynkiem

Migrację na nowy system w PTB Nickel wymusiła przede wszystkim sytuacja rynkowa. Stary system przy coraz większej ilości zleceń po prostu przestał być wydajny. Chcąc zwiększyć dynamikę wzrostu przy jednoczesnym utrzymaniu jakości swoich projektów budowlanych należało podjąć odpowiednie działania.

Dynamiczny rozwój naszej firmy w ostatnich latach spowodował konieczność poszukiwania rozwiązań pozwalających na lepsze zarządzanie realizowanymi inwestycjami. Naszą dewizą jest wysoka jakość naszych obiektów, bez względu na liczbę i skalę realizowanych inwestycji. Aby utrzymać zaufanie klientów i spełnić ich wymagania, zdecydowaliśmy się na wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego. Microsoft Dynamics AX okazał się rozwiązaniem, który w pełni spełnia nasze oczekiwania - mówi Agata Schmidt, Kierownik wdrożenia systemu AX po stronie firmy Nickel.

O wyborze systemu Microsoft Dynamics AX zadecydowała w głównej mierze funkcjonalność w zakresie project managementu, który ogrywa kluczową rolę w działalności PTB Nickel oraz możliwość włączenia placów budowy w elektroniczny obieg informacji. Duże znaczenie odegrała także nowoczesność systemu, możliwość rozbudowy oraz intuicyjność obsługi.

Męska decyzja

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX w PTB Nickel miało charakter włączenia wszystkich procesów biznesowych od pierwszych chwil po starcie systemu. W przypadku uruchomienia całości zaplanowanego zakresu w jednym terminie wymaga się od klienta bardzo dużego zaangażowania wszystkich kluczowych pracowników w projekt. Użytkownicy po stronie Klienta zdali ten test celująco. Start produktywny systemu miał miejsce w styczniu 2008 roku. Szybka implementacja skonfigurowanego do potrzeb PTB Nickel rozwiązania była możliwa dzięki autorskiej metodyce SPRINT, której trzon stanowią najlepsze praktyki biznesowe i doświadczenia z wdrożeń w innych przedsiębiorstwach.

Zakres wdrożenia Microsoft Dynamics AX w firmie PTB Nickel obejmuje następujące funkcjonalności:

• finanse i kontroling
• zakupy
• logistyka
• kadry i płace
• kontrola projektów budowlanych

System na budowie

Do tej pory głównym utrudnieniem w PTB Nickel była niezależność placów budowy w ramach systemu informatycznego. Ich autonomiczność opóźniała obieg informacji i uniemożliwiała usprawnienie procesów finansowo-logistycznych. Problem był tym większy, że place budowy były rozrzucone w całej Wielkopolsce.

Cele biznesowe projektu wdrożeniowego zostały jasno określone. Oczekiwaliśmy od 7milowego i systemu Microsoft Dynamics AX usprawnienia bieżącego monitorowania wskaźników ekonomicznych, ujednolicenia systemu raportowania oraz włączenia pracowników na placach budowy w elektroniczny obieg informacji, co z punktu widzenia naszej działalności jest szczególnie istotne – komentuje oczekiwania wobec 7milowego Marian Nickel, Prezes PTB Nickel.

Włączenie placów budowy do systemu Microsoft Dynamics AX było zasadniczym celem dla konsultantów 7milowego. Obecnie kierownicy budowy, mimo nadzorowania prac w terenie, mają stały dostęp do systemu i potrzebnych danych. Bezpośrednio z placu budowy wprowadzają dokumenty do systemu np. zamówienia zakupu oraz śledzą status jego realizacji przez dział zakupów. Włączenie placów do systemu przełożyło się jednocześnie na konkretne korzyści: zmniejszono poziom wydatków w projektach budowlanych, zwiększono szybkość realizacji zamówień oraz kontrolę kosztów na poziomie całego przedsiębiorstwa. Integracja placów budowy z systemem wyeliminowała także problem „spychania kosztów”, gdyż w systemie Microsoft Dynamics AX każde zamówienie zakupowe jest przypisane nie tylko do konkretnej budowy, ale nawet do jej szczegółowego etapu. Dotyczy to zarówno materiałów, jak i usług podwykonawczych, które mają ogromny udział w działalności budowlanej. Wprowadzanie danych zakupowych bezpośrednio z budowy ułatwia również pracę działu zakupów, który posiadając aktualne dane może dokonywać zamówień adekwatnie do potrzeb projektów bez angażowania zbędnych zasobów finansowych firmy.

ERP narzędziem zarządzania projektami

PTB Nickel jest firmą o charakterze usługowym, która opiera swoją działalność o Project Management. Każda budowa traktowana jest jako osobny projekt charakteryzujący się dużą złożonością i indywidualnym charakterem. Zróżnicowany jest również czas trwania projektów – od kilku do kilkunastu miesięcy. System Microsoft Dynamics AX, oprócz pełnienia funkcji systemu ERP, stał się więc podstawowym narzędziem pracy w zespołach projektowych.

Struktura każdego projektu w systemie Microsoft Dynamics AX przybiera postać „drzewa”. Każdy projekt może składać się więc z wielu podprojektów, a te mogą być rozbijane na jeszcze mniejsze podprojekty. Bardzo ważnym usprawnieniem dla kierownika budowy jest możliwość zarządzania całym cyklem życia projektu – od kalkulacji kosztów przyszłego zlecenia, złożenia oferty, rozliczenia kosztów, analizy postępu prac aż po sprzedaż. Kierownicy budowy mają możliwość śledzenia odchyleń budżetu na każdym etapie inwestycji z dokładnością do najmniejszego podprojektu. Jednocześnie moduł projektów stworzył możliwość ewidencjonowania czasu pracy ludzi i maszyn na poszczególnych projektach. Ułatwia to planowanie wykorzystania zasobów wewnętrznych firmy i obciążanie projektów kosztami tych zasobów.

Praca w oparciu o projekty to nasz chleb powszedni. Moduł projektowy zawarty w systemie Microsoft Dynamics AX umożliwił nam przede wszystkim lepsze zarządzanie projektami, bieżące śledzenie postępów. Wraz z programem Microsoft Dynamics AX wdrożyliśmy nowy system motywacyjny dla pracowników, który opiera się dość mocno na danych generowanych z AX. Dodatkowo pełna i aktualna informacja z systemu pozwala uniknąć przestojów i w pełni wykorzystuje nasze możliwości projektowe – ocenia korzyści modułu projektowego Agata Schmidt.

Moduł projektowy oprócz usprawnienia planowania i zarządzania projektem integruje w systemie sferę logistyki i finansów. W obszarze logistyki system ułatwia zamawianie elementów potrzebnych do wykonania projektu. Kierownik budowy zdalnie z placu wprowadza zamówienie do systemu. Następnie zamówienie realizowane jest przez dział zakupów. Po dostarczeniu towarów na budowę, kierownik budowy lub osoba przez niego upoważniona potwierdza ten fakt w systemie. W momencie księgowania faktury zakupu można zweryfikować ilość z faktury z ilością faktycznie dostarczonych materiałów. Ta funkcjonalność minimalizuje również błędy w dostarczaniu zamówienia do niewłaściwego odbiorcy.

Moduł projektów w systemie Microsoft Dynamics AX jest głównym narzędziem wykorzystywanym do zarządznia projektami w PTB Nickel. Wśród możliwości modułu można wymienić:

• rozbijanie projektu na mniejsze procesy – projekt w „strukturze drzewa”
• tworzenie harmonogramów prac
• kontrola budżetu projektu na każdym etapie
• rozliczanie rzeczywistego zużycia zasobów
• ewidencjonowanie i księgowanie czasu pracy
• raportowanie wyników finansowych pojedynczych projektów

Z kolei w obszarze finansów moduł projektowy umożliwia obliczanie i raportowanie wyników pojedynczych projektów. Jednocześnie możliwe jest generowanie raportów na poziomie całego przedsiębiorstwa, co w kontekście decyzji zarządczych jest ważną funkcjonalnością.

Jako, że PTB Nickel jest właścicielem parku maszynowego moduł projektowy został rozszerzony o ewidencjonowanie i księgowanie czasu pracy maszyn na poszczególnych budowach po ustalonej przez Nickel stawce. Na podstawie tej funkcjonalności system może generować raporty o kosztach i zyskach parku maszynowego na poszczególnych projektach.

Microsoft Dynamics AX rozwiązaniem dla firm pracujących na projektach

System ERP Microsoft Dynamics AX jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które świadczą usługi w oparciu o project management. System z rodziny Microsoft doskonale sprawdza się w takim działaniu, bez względu czy jest to firma z sektora budowlanego czy też pracująca na projektach agencja reklamowa. Przede wszystkim standardowy moduł projektowy w systemie umożliwia efektywne zarządzanie wieloma projektami w ramach jednego przedsiębiorstwa. Centralizacja zakupów, bieżące monitorowanie rzeczywistych wydatków wraz z możliwością szybkiej reakcji oraz przypisanie każdego wydatku do konkretnego projektu niesie za sobą konkretne oszczędności.

Moduł projektowy ułatwia również w znaczący sposób codzienną pracę Kierownika Projektu. Ma on możliwość monitorowania procesu zamawiania materiałów, wykorzystania zasobów wewnętrznych, postępu prac na poszczególnych etapach projektu, wystawiania faktur sprzedaży za poszczególne etapy, kontroli wykonania budżetu, kosztów i przychodów – i to wszystko w jednym miejscu. Dzięki takiemu podejściu cały projekt jest zintegrowany w jeden proces. PTB Nickel jak nigdy wcześniej ma pewność, że projekt zakończy się zgodnie z budżetem i terminem.

Źródło: www.7milowy.pl
Autor: Magdalena Prus-Głowacka