Z systemem ERP SAP zarabiamy nie tylko na sprzedaży

Po zakończeniu drugiego etapu wdrożenia aplikacji SAP Business Suite, Górnośląski Operator Systemu Dystrybucji (dawniej Górnośląska Spółka Gazownictwa) ocenia korzyści, jakie odniosła spółka. Zdecydowane poprawienie wyników finansowych, poprawa wydajności i płynności działania – podstawowe cele biznesowe związane z wdrożeniem zostały wypełnione.

W trakcie projektu wdrożenia SAP Business Suite, GOSD wprowadził m.in. nowe procedury w obszarze dystrybucji, które pozwoliły zwiększyć efektywność całej sfery relacji z klientami. Z jednej strony bowiem nowy system znacznie poprawił proces obsługi klientów, a z drugiej zapewnił szybki dostęp do aktualnych informacji, potrzebnych do podejmowania strategicznych decyzji.

W pierwszym, jak i drugim obszarze zautomatyzowano wiele rutynowych czynności związanych z obsługą procesu dystrybucji, np. fakturowanie. Dzięki temu spółka mogła wyeliminować niepotrzebne koszty administracyjne, a tym samym poświęcić więcej czasu na realizacji strategicznych (przyszłościowych) planów.

Coraz lepsze wyniki finansowe nie są jednak tylko efektem usprawnienia zarządzania dystrybucją gazu ziemnego.

System SAP umożliwił także znalezienie nowych sposobów na poprawę kluczowych wskaźników finansowych firmy. Zarówno przez redukcję zbędnych kosztów operacyjnych, jak i przez kreowanie polityki sprzedaży usług w sferach innych niż ceny – mówi Mariola Bukowska-Jarosz, zastępca dyrektora biura rachunkowości ds. SAP w Górnośląskiej Spółce Gazownictwa.

Możliwość taka pojawiła się zaraz po zakończeniu pierwszego etapu wdrożenia w obszarze księgowości i kontrolingu. Rozwiązanie, oparte na systemie SAP, definiuje i rozlicza budżety według celów i obszarów, a także analizuje i generuje raporty zarządcze na dowolnym poziomie szczegółowości. – Dzięki temu mogliśmy dostrzec kilka istotnych zależności między poszczególnymi procesami w firmie. Jeśli jedno z nich wystąpi, skutkując np. odchyleniami od budżetowych założeń, jesteśmy w stanie podjąć natychmiast działania – dodaje Mariola Bukowska-Jarosz.

Wcześniej było to niemożliwe. Górnośląski Operator Systemu Dystrybucyjneg bazował bowiem na kilku nie zintegrowanych ze sobą oprogramowaniach, które do definiowania zdarzeń stosowały różne kryteria. Ich każdorazowe ujednolicanie w trakcie wprowadzenia do wspólnej bazy było czasochłonne, a w konsekwencji opóźniało reakcję na zmiany relacji między przychodami, a kosztami.

Ten stan chcieliśmy zmienić, wdrażając jeden zintegrowany system ERP – mówi Jarosław Wróbel. Zgodnie z unijnymi dyrektywami polski rynek nośników energii został niedawno uwolniony. Konsumenci mogą więc swobodnie wybierać dostawców. - Dla nas to są nowe możliwości rozwoju, ale wymuszają jednocześnie profesjonalne przygotowanie do poruszania się na zliberalizowanym rynku energii – dodaje Jarosław Wróbel.

Przygotowania rozpoczęły się w 2005 r. Wśród najważniejszych celów zarząd Górnośląskiego Operatora Systemu Dystrybucyjnego wskazał m.in. na ujednolicenie procesów zbierania danych o zdarzeniach, zagwarantowanie dostępu do rzetelnej informacji we właściwym czasie oraz wprowadzenie zarządzania przez budżety celowe (co ułatwiłoby utrzymanie dyscypliny finansowej, a także stworzyłoby zręby świadomej odpowiedzialności za firmę).

Pierwsze efekty pojawiły się po zakończeniu prac nad rozwiązaniem księgowo-kontrolingowym w 2006 r. - Na kolejne profity jednak należało poczekać do lutego 2008 r. Wówczas, po trzech miesiącach, zakończył się drugi etap wdrożenia w obszarze dystrybucji, a więc dość szybko, choć pracy było bardzo dużo – mówi Jarosław Wróbel.

Podczas analizy przedwdrożeniowej okazało się bowiem, że procedury obsługi procesu dystrybucji w GOSD obejmują ponad 100 stanowisk, zlokalizowanych nie tylko w biurze handlowym, ale też w działach rachunkowości i controllingu. – Informacja ta była dla nas niezwykle cenna. Upewniliśmy się, że we wdrożenie powinniśmy zaangażować pracowników z różnych obszarów firmy, powołując interdyscyplinarny zespół. Inaczej projekt mógłby się nie udać lub znacznie wydłużyć w czasie - mówi Mariola Bukowska-Jarosz.

Chcąc wyeliminować tego typu ryzyko, oprócz 13 kluczowych użytkowników z biura handlowego oraz działów rachunkowości i controllingu zespół wdrożeniowy uzupełniło czterech zewnętrznych konsultantów.

Prace rozpoczęły się od przygotowania Koncepcji Biznesowej, następnie zostały skoncentrowane na konfiguracji i wprowadzeniu do systemu SAP m.in. danych podstawowych i, wreszcie, jego przetestowaniu. - W ten sposób można było zweryfikować poprawność konfiguracji z obowiązującą Koncepcją Biznesową wdrożenia dwóch modułów SAP Sprzedaż i Dystrybucja oraz SAP-Kasa (moduł ten zastąpił dotychczasowe oprogramowanie Sprzefak).

Równolegle do prowadzonych testów zespół wdrożeniowy opracował specjalne instrukcje stanowiskowe SAP (w tym instrukcję podatkową dla procesu sprzedaży) dla ponad 100 użytkowników końcowych, dla których zorganizowano ponadto dwa cykle szkoleń warsztatowych.

System ERP jest wszakże narzędziem pracy, który, owszem, potrafi usprawnić kluczowe procesy w firmie, ale wcześniej musi być dokładnie zrozumiany przez swych użytkowników. Taki też był cel szkoleń dla naszych pracowników. Czy przyniosły pożądany efekt? Jak najbardziej – wyjaśnia Jarosław Wróbel. Po zakończeniu wdrożenia pierwszych modułów systemu mySAP Business Suite GOSD Sp. z o.o. usprawniła wiele kluczowych procesów, dzięki czemu może rozwijać się niezwykle dynamicznie. - Ale nie byłoby to możliwe, gdybyśmy nie nauczyli się pracować w nowym systemie ERP– dodaje Jarosław Wróbel.

Źródło: www.sap.pl