400 salonów w jednym systemie ERP

Projekt był wyjątkowy. HDS Polska jest firmą branży FMCG, którą charakteryzuje ciągły i dynamiczny przepływ produktów między dostawcą, a konsumentem. W niewielkich spółkach, posiadających kilka punktów sprzedaży, zapanowanie nad wszystkimi dziennymi operacjami jest względnie proste. Menedżer jest w stanie ręcznie nimi zawiadywać i kontrolować, szybko i na bieżąco. Ale gdy tych zadań jest coraz więcej, staje się to trudniejsze i popełnienie błędu przy ręcznym wprowadzaniu informacji z arkusza Excel do bazy danych coraz bardziej prawdopodobne.

Takich operacji każdego miesiąca HDS Polska wykonuje setki tysięcy. Ponad 400 salonów Relay i Inmedio, które zlokalizowane są m.in. na lotniskach, dworcach kolejowych i warszawskim metrze, a więc w niezwykle ruchliwych miejscach, odwiedzają miliony osób. Kupują m.in. prasę, kosmetyki, artykuły spożywcze, baterie, bilety , wypełniają też kupony lotto. Asortyment jest niezwykle różnorodny i rozchodzi się w gigantycznych nakładach.

System informatyczny, który miał wspomóc zarządzanie tak dużą liczbą danych, musiał więc być nie tylko wydajny i elastyczny ze względu na wysoką dynamikę rozwoju HDS Polska, ale też kompatybilny z innymi oprogramowaniami.

Nie ma bowiem na rynku systemu ERP, który byłby w stanie objąć wszystkie procesy charakterystyczne dla branży FMCG. Zarówno systemy z rodziny SAP, Oracle, Microsoft Business Solution, jak i oferowane przez polskich producentów wymagają dodatkowych funkcji, udostępnionych w wertykalnych rozwiązaniach. W HDS Polska system Microsoft Dynamics AX wzbogaciliśmy więc o własne rozwiązania, które umożliwiło m.in. połączenie ERP z systemami POS używanymi przez HDS Polska - wyjaśnia Artur Stypiński, project manager Columbus Polska, odpowiedzialny za projekt dla HDS Polska.

Rozwiązanie

Zarząd HDS Polska, który delegował do projektu niezwykle kompetentny i zdeterminowany zespół, miał jasną wizję. System miał być nie tylko wystarczająco wydajny, by przetwarzał miesięcznie setki tysięcy operacji, ale też skrupulatny w kontroli wszystkich operacji związanych z dystrybucją i handlem detalicznym (każdy z salonów HDS to lokalna spółka, prowadzona przez ajenta), elastyczny (ze względu na dynamiczny rozwój firmy) i, co równie ważne, kompatybilny z zewnętrznymi oprogramowaniami, m.in. obsługującymi kasy fiskalne.

Nie ma bowiem na polskim i zagranicznych rynkach systemu ERP w pełni dostosowanego do specyfiki branży FMCG w zakresie dystrybucji. Duże firmy tego sektora muszą przetwarzać każdego dnia gigantyczną liczbę różnorodnych danych, informujących m.in. o przychodach i wolumenie sprzedanych czasopism, baterii, wyrobów tytoniowych, książek, dziennych raportach ajentów, dostawach towarowych, fakturach zakupowych w każdym ze swych salonów. Czas, w jakim odbywa się transfer i weryfikacja tych danych, a nawet księgowanie wyciągów bankowych i rozliczanie dokumentów dostawców (co z kolei przekłada się na realizowanie zamówień na czas, do odpowiedniego salonu i w odpowiedniej liczbie) – ma strategiczne znaczenie przy zarządzaniu konkurencyjnymi cenami w salonach.

Wystarczy, że ajent nie odprowadziłby pod koniec dnia utargu lub wprowadziłby do oferty produkt, nie odpowiadający strategii firmy, by ta równowaga została zachwiana. HDS Polska początkowo zakładał, że procesy te powinny być wspomagane przez system ERP z rodziny SAP albo Oracle. Ale po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej okazało się, że ich implementacja byłaby kosztowniejsza i bardziej czasochłonna niż wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX, który ostatecznie zastąpił wcześniejsze nie zintegrowane oprogramowania w firmie. Jego standardowe funkcje (podobnie jak SAP i Oracle) musiały być jednak rozbudowane i dostosowane do specyfiki firmy HDS i branży FMCG. W tym celu Columbus Polska opracował na platformie Microsoft Dynamics AX wertykalne rozwiązanie do zarządzania dystrybucją i sprzedażą detaliczną. Microsoft Dynamics AX został następnie zintegrowany za pomocą specjalnych interfejsów (przygotowanych także przez Columbus Polska) z zewnętrznymi systemami, m.in. z tzw. POS’ami (Point Of Sales) obsługującymi kasy fiskalne w salonach i kafeteriach Relay oraz Inmedio.

Pod koniec dnia z każdego salonu transferowane są do centralnej bazy informacje o tym, co, gdzie, w jakiej liczbie oraz w jakim tempie jest sprzedawane. Firma może więc monitorować i reagować na wahania popytu w czasie rzeczywistym (obecnie Columbus Polska pracuje nad funkcją, umożliwiającą m.in. zarządzanie bazą towarową i bazą klientów z centralnego poziomu). Ale oprócz raportów sprzedaży, całkowicie zautomatyzowano m.in. rozliczanie kosztów, księgowanie wyciągów bankowych, płatności, a także weryfikację wszystkich przychodzących i wychodzących dokumentów, np. faktur wystawianych przez dostawców, czy raportów potwierdzających wydanie produktu z magazynu do konkretnego salonu.

Wymagało to uprzednio stworzenia przez Columbus Polska zaawansowanej techniki księgowania i weryfikowania. Dzięki temu pracownicy HDS nie muszą osobiście przeglądać i porównywać każdy z setek tysięcy dokumentów, tracąc na to cenny czas i ryzykując pomyłką. Zamiast tego, swoją uwagę koncentrują na wynikach olbrzymiej masy danych, które na bieżąco analizują i aktualizują system Microsoft Dynamics Ax.

Nawet niewielki błąd jest przez nie natychmiast wychwytywany i sygnalizowany. HDS rozwija się w oparciu o lokalne punkty sklepowe prowadzone przez ajentów. Dlatego kontrola w firmie jest traktowana równie priorytetowo, co konieczność automatycznego przetwarzania olbrzymiej i różnorodnej masy danych – wyjaśnia Artur Stypiński.

Korzyści biznesowe

Rozwiązanie, które zostało oparte na platformie jednego, zintegrowanego systemu informatycznego Microsoft Dynamics AX wraz z rozszerzeniem funkcjonalnym firmy ColumbusIT Polska okazało się na tyle praktyczne, że Grupa HDS rozważa decyzję, by wykonać jego roll out w innych krajach. Rekomendacją są efekty wdrożenia w polskim oddziale. Setki tysięcy operacji, które wykonuje każdy z ponad 400 salonów, są rejestrowane i kontrolowane na centralnym poziomie w czasie rzeczywistym. Ryzyko popełnienia błędów, które wcześniej mogłoby wystąpić podczas ręcznego wprowadzania danych, teraz zostało ograniczone do minimum.

Wszystkie procesy (m.in. raportowanie zarządcze) odbywają się automatycznie. Menedżerowie HDS Polska mogą więc wyłącznie skoncentrować się na wynikach ogromnej liczby danych. Ich analizą zajmuje się bowiem jeden, centralny system – wydajny, elastyczny, kompatybilny z zewnętrznymi oprogramowaniami i kontrolujący każde zadanie wykonane przez ajenta (wydanie z magazynu sklepowego i sprzedanie choćby jednego produktu jest automatycznie rejestrowane w centrali).

Źródło: www.columbusit.pl