Podobnie jak inni nowocześni sprzedawcy detaliczni, zawsze szukaliśmy sposobów na zaoferowanie klientom większej ilości produktów w większej gamie. Ale z naszą starą infrastrukturą informatyczną, było to po prostu nie możliwe – osiągnęła ona maksimum swoich możliwości. Aby kontynuować rozwój i zapewniać klientom większą wartość dodaną, potrzebowaliśmy większej kontroli nad dystrybucją oraz logistyką, a jednocześnie bardziej przejrzystego widoku wszystkich transakcji mających miejsce w naszym systemie- wyjaśnia Stanislav Mihailov, Dyrektor Generalny Chip Industry.

Z operacyjnego punktu widzenia, stary system był po prostu niewydajny. Na przykład, aż dziesięć minut zajmowało wystawienie jednej faktury dla towarów dostarczanych wewnętrznie z magazynu do sklepu.

Ponadto, dane dotyczące sprzedaży w sklepach były przekazywane za pomocą wymiany plików i następnie ręcznie przetwarzane w programach firmy Microsoft – Excel oraz Access. Tworzyło to ogromne wyzwania dla księgowości i sprawiało, że nawet najmniejsze modyfikacje w systemie były niesamowicie skomplikowaną próbą.

A z powodu opóźnień pomiędzy wynikami i raportami, aktualna analiza obrotu zapasów była praktycznie niemożliwa.

Lista życzeń

Niezawodność, koszty pracowników oraz aktualność kluczowych danych biznesowych nie były jedynymi czynnikami, które sprawiły, że Stanislav oraz inni pracownicy firmy zrozumieli, że modernizacja ich systemu była mocno spóźniona.

Wraz z dyrektorem marketingu Ivanem Mezhevikinem, odkryli możliwość pójścia o krok dalej niż po prostu wymienić system księgowy – odkryli, że mają szansę na połączenie prostych funkcji księgowych, kontroli zapasów oraz zarządzania magazynem i również zarządzania zasobami ludzkimi w jednym systemie, a przez to uzyskają pełen obraz danych wchodzących i wychodzących z firmy.

Czterema głównymi celami nowego systemu były:

• Automatyzacja zbierania wszystkich danych księgowych ze wszystkich sklepów oraz magazynów.
• Umożliwienie firmie sprawniejszego zarządzania zapasami, a przez to zwiększenie zwrotu z inwestycji w zapasy dzięki większym obrotom.
• Lepsza kontrola należności, a przez to skrócenie czasu oczekiwania na rozliczenie oraz poprawa przepływu gotówki.
• Wzmocnienie relacji z kluczowymi klientami oraz identyfikacja niedochodowych pozycji dzięki CRM, jako zintegrowanemu elementowi systemu.

Podczas kiedy wiele systemów ERP obiecywało, że będzie w stanie zrealizować jedno lub kilka z tych założeń, Stanislav oraz Ivan ocenili wszystkie systemy pod względem trzech dodatkowych kryteriów:

• Jak bardzo kluczowe funkcje systemu pasują do potrzeb oraz procesów biznesowych firmy
• Jak łatwo można rozwijać funkcjonalności systemu wraz ze wzrostem firmy
• Jak łatwe byłoby wdrożenie oraz migracja do nowego systemu

Po dokładnej analizie różnych systemów Stanislav oraz Ivan byli przekonani, że Microsoft Dynamics AX (poprzednio znany jako Microsoft Axapta) spełnia 90% ich potrzeb od razu po wyjęciu z pudełka. Ponieważ rozumieli krytyczną rolę partnera w procesie wdrożenia, zespól Chip Industry był równie ostrożny w doborze partnera informatycznego z udowodnionym doświadczeniem oraz referencjami.

2 miesiące przed czasem

Pod każdym względem wdrożenie przebiegło niezmiernie płynnie. Początkowo planowano, że projekt będzie trwał sześć miesięcy, ale Columbus IT Partner ukończył go w cztery. Ukończył go wykorzystując metodologię zarządzania o nazwie Diamond, która została opracowany przez Columbus jako praktyczna metodologia przepływu zadań. Pavel Zakorukin oraz Dmitry Davidov byli szefami projektu oraz account managerami w firmie Columbus odpowiedzialnymi za opiekę nad Chip Industry. Wykorzystali metodologię Diamond nie tylko w zakresie zarządzania wdrożeniem, ale również aby uzyskać konsensus w zespole firmy Chip Industry w odniesieniu do kluczowych decyzji oraz zaangażowania pracowników we wszystkie fazy implementacji.

Zamiast po prostu zautomatyzować ręczne procesy, szukaliśmy sposobów na usprawnienie operacji księgowych zgodnie z najlepszymi praktykami w przemyśle. Diamond umożliwił nam wypracowanie znacznie szybszych sposobów na wyzwania związane zarówno z ludźmi, jak i technologią. - wyjaśnia Pavel

Podczas kiedy Dmitry mocno dzierżył kontrolę nad milionami szczegółów oraz zadań związanych z tak wielkim wdrożeniem, dogłębna wiedza oraz doświadczenie we wdrażaniu Microsoft Dynamics AX dla wielkich firm dystrybucyjnych Pavla okazały się być kluczowe dla Chip Industry.

Zarząd Chip Industry świetnie rozumie, że połączenie szerokiego spojrzenia na wizję oraz cele ze ścisłą kontrolą pozwoliły im upewnić się, że nowy system jest tak wydajny jak to tylko możliwe. Obsługa szkoleniowa nowego systemu była kolejnym obszarem gdzie doświadczenie firmy Columbus okazało się istotną zaletą. Zamiast projektować i tworzyć system oddzielnie, a następnie szkolić pracowników po zakończeniu tych prac – czyli sposób w jaki przeprowadzana jest większość wdrożeń informatycznych – Columbus IT włączył pracowników, włącznie z działem obsługi klienta, we wdrożenie od samego początku.

Pavel oraz Dmitry dołożyli wszelkich starań, aby włączyć pracowników Chip Industry we wstępne planowanie nowego systemu. Aktywnie skonsultowano oraz zaangażowano około 100 pracowników Chip & Dip w fazie projektowej.

Szkolenie również zostało włączone w harmonogram wdrożenia równolegle do faktycznego wdrożenia. Oznaczało to, że kiedy firma była gotowa do migracji do nowego systemu, pracownicy byli już zaznajomieni z nową polityką oraz procedurami. Co ważniejsze, czuli się w pełni zaangażowani w cały proces i dzięki temu w pełni popierali zmianę systemu.

Korzyści wykraczające poza liczby

Powiedzenie, że Microsoft Dynamics AX przyśpieszył operacje byłoby niedomówieniem.

Pod względem podstawowych operacji, firma znajduje się o lata świetlne od miejsca, w którym była zanim nowy system został wdrożony.

Po pierwsze, firma osiągnęła swój cel związany z konsolidacją oraz uchwyceniem wszystkich kluczowych metryk biznesowych w ramach jednego systemu. Jest równie istotne, że zbieranie wszystkich stosownych danych związanych z procesami biznesowymi zostało zautomatyzowane, od zakupów do rozliczeń z dostawcami aż po dystrybucję oraz procesy logistyczne oraz sprzedaż i dostawy do odbiorców końcowych.

Co więcej, system jest obecnie w stanie tworzyć raporty, które dostarczają dokładny obraz wyników firmy praktycznie w czasie rzeczywistym.

Na przykład, czas potrzebny na wystawienie faktur z magazynu firmy do jej sklepów został skrócony z dziesięciu minut do około trzech. I podczas kiedy przed wdrożeniem, sporządzenie raportu dotyczącego sprzedaży tylko dla jednego sklepu zajmowało piętnaście minut, obecnie zarząd może oglądać skonsolidowane raporty sprzedaży w podziale na wszystkie sklepy w mniej niż dziesięć minut.

Podczas kiedy oszczędności czasu i ludzi wyniosły setki roboczo-godzin każdego dnia, korzyści Chip Industry wykraczały znacznie poza suche liczby oraz poprawę wyniku końcowego.

Przejście do systemu, który wdrożył Columbus IT Partner, uczyniło operacje firmy bardziej przejrzystymi. Teraz zarząd posiada narzędzia do analizowania wyników firmy w podziale na poszczególne wydziały: zakupy, sprzedaż oraz dystrybucję - wymieniając tylko najważniejsze. Obecnie w dowolnej chwili można oglądać rzeczywisty obraz zapasów w magazynie. W efekcie, jakość oraz pewność decyzji podejmowanych na najwyższym szczeblu jest duża.

Zdarzało nam się zgadywać. Teraz wiemy - powiedział Stanislav Mihajlov.

Na pełnej prędkości

Microsoft Dynamics AX posiada wyjątkową wbudowaną elastyczność pozwalającą zarządowi na modyfikowanie oraz uszlachetnianie procesów biznesowych szybciej i łatwiej niż kiedykolwiek. To z kolei pozwala Chip Industry być bardziej skutecznym w swojej zdolności do wyprzedzania konkurencji.

Na przykład, obecnie 20% zamówień jest dostarczanych do klientów za pomocą poczty lub poczty ekspresowej. W przyszłości ten udział ma dalej wzrosnąć i podążając za tym trendem, zarząd może odpowiednio alokować zasoby i przesuwać pracowników.

Chip Industry kontynuuje współpracę z Columbus IT, aby dodawać kolejne funkcjonalności do systemu ERP.

Tutaj ponownie, Diamond wspomaga proces ciągłego udoskonalania zapewniając podstawę do rozwijania przypadku biznesowego dla dowolnej proponowanej modyfikacji.

Obecnie, kiedy Chip Industry spogląda w przyszłość, nie ma wątpliwości, że Columbus IT oraz Microsoft Dynamics AX będą dalej odgrywały istotną rolę we wspomaganiu nieustannego sukcesu firmy.

Chip & Dip jest jedną z największych sieci sklepów detalicznych oferujących komponenty elektroniczne w Rosji. Założona w 1995 roku, firma matka, Chip Industry, jednostajnie rozwijała się przyjmują kolejnych detalistów pod skrzydła marki Chip & Dip. Za pomocą własnej sieci sklepów sprzedaje bezpośrednio do klientów w całym kraju, 20 tysięcy klientów hurtowych oraz ponad 500 dostawców, Chip Industry jest największym dystrybutorem komponentów elektronicznych w Rosji. Magazyny firmy przechowują ponad 30 tysięcy produktów, w tym 2 tysiące kluczowych komponentów wykorzystywanych w praktycznie każdym produkowanym obecnie urządzeniu elektronicznym. Chip Industry jest również oficjalnym partnerem niemieckiej firmy „Speorle”, która jest największym dystrybutorem komponentów elektronicznych w Europie.

Źródło: http://www.columbusit.pl/