Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej prowadzi działania w czterech dziedzinach:

• Rozwój samorządności terytorialnej i administracji publicznej
• Rozwój społeczeństwa obywatelskiego
• Lokalny rozwój społeczno-ekonomiczny
• Rozwój demokracji w krajach dokonujących transformacji ustrojowej

Fundacja prowadzi swoje działania poprzez sieć szesnastu regionalnych ośrodków z filiami oraz Biuro Zarządu w Warszawie, a także ściśle z nimi współpracujące, założone przez FRDL, cztery wyższe szkoły administracji publicznej.

Adresatami działań FRDL są samorządy terytorialne, organizacje pozarządowe, przedsiębiorcy i społeczności lokalne.

FRDL oferuje szkolenia i doradztwo, specjalistyczne programy dotyczące wszystkich dziedzin istotnych dla samorządów oraz w zakresie aktywizacji obywatelskiej w Polsce i za granicą, w krajach będących w okresie transformacji ustrojowej. Prowadzi prace badawcze, zabiera głos w debatach publicznych, organizuje branżowe fora pracowników administracji samorządowej.

Działalność FRDL finansowana jest z krajowych i zagranicznych środków publicznych, w tym funduszy przedakcesyjnych i strukturalnych oraz funduszy prywatnych organizacji.

Główną formę działalności FRDL stanowią szkolenia. Usługi doradcze i konsultacyjne stanowią drugą ważną formę działania Fundacji. Poprzez ofertę szkoleniową i różne inicjatywy, FRDL stymuluje proces ustawicznego podnoszenia kwalifikacji i wiedzy przez przedstawicieli władz i administracji terytorialnej, przedsiębiorców oraz przedstawicieli środowisk obywatelskich, z drugiej zaś strony stara się ich merytorycznie wspierać przy planowaniu i podejmowaniu strategicznych decyzji. Doradztwo oferowane przez FRDL adresowane jest także do Małych i Średnich Przedsiębiorstw.

Wskazanie na integrację

Fundacja przez wiele lat pracowała na różnych systemach. Każdy oddział działał indywidualnie i przesyłał odpowiednie sprawozdania i rozliczenia na koniec miesiąca do centrali, gdzie zbierano wszystkie dane i w większości ręcznie sumowano. Z czasem ośrodków, jak i również danych, było coraz więcej.

Sytuacja przed wdrożeniem wyglądała następująco:

• 16 oddziałów Fundacji obsługiwało 11 różnych systemów finansowo-księgowych
• Stosowane były zróżnicowane plany kont
• Zróżnicowane możliwości raportowania w poszczególnych systemach
• Zróżnicowane raporty przygotowywane lokalnie
• Opóźnienia w przygotowywaniu i przekazywaniu informacji zarządczych
• Utrudniony obieg informacji
• Utrudnione reagowanie na wymogi otoczenia i utrudnione wprowadzanie koniecznych zmian (przykład: nowe regulacje prawne)
• Brak korzyści z efektu skali
• Dominujące systemy: Symfonia, CDN OPT!MA, Raks • FRDL nie dysponowała ogólnopolską strukturą sieciową, z dedykowanym serwerem dla aplikacji transakcyjnych i biznesowych.

Potrzebne ujednolicenie

Kluczowe potrzeby to:

• Ujednolicenie zakresu i metod przygotowywania i dystrybucji informacji biznesowych w ramach całej Fundacji
• Wprowadzenie jednolitego systemu rejestracji danych finansowych oraz innych danych o działalności Fundacji
• Ujednolicenie stosowanych planów kont do poziomu analityk włącznie

Jako Główna Księgowa FRDL, uważam że wdrożenie w Fundacji systemu SAP Business One przyniosło wiele korzyści. Pierwszą i najważniejszą korzyścią dla mnie jest możliwość sporządzania sprawozdań finansowych w odpowiednich terminach, ponieważ dane w systemie są zawsze aktualne. Przy wielo oddziałowej firmie jest to bardzo istotne. Po drugie jestem w stanie na bieżąco kontrolować poprawność i terminowość księgowań zdarzeń gospodarczych w systemie. Po trzecie wdrożenie jednego systemu finansowo-księgowego wymusiło wprowadzenie jednolitego zakładowego planu kont. Po czwarte w każdej chwili mam możliwość przedstawienia Zarządowi pełnych informacji z aktualnych danych. Ponadto wiele ułatwień jakie ma w sobie SAP Business One skutkuje oszczędnością czasu pracy. - Barbara Michalik, Główna Księgowa Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej

Warto było

Skala działania Fundacji wymagała wprowadzenia jednolitego wzoru dokumentów i sposobu ewidencji zdarzeń gospodarczych.

Wdrożenie systemu ERP SAP Business One dało możliwość wszystkim jednostkom organizacyjnym korzystania z jednolitych raportów. Raporty dotyczą zarówno rozliczeń finansowych, jak i również rozliczenia realizacji projektów zewnętrznych (finansowanych z datacji unijnych) i wewnętrznych.

Wprowadzono unifikację planu kont. Obecnie stosowany standard obowiązuje wszystkie ośrodki w Polsce, uwzględniając przy tym ich specyfikę. Takie rozwiązanie pozwoliło na sprawne zarządzanie przepływem informacji oraz wprowadzenie obiegu dokumentów, zapewniającego dostęp do wymaganych danych wszystkim ośrodkom.

SAP Business One znacznie upraszcza pracę księgowych, ponieważ wszelkie obliczenia odbywają się w jednym systemie, bez konieczności ręcznego wprowadzania kilka razy tych samych danych.

Wybór rozwiązania SAP dedykowanego dla małych i średnich firm okazał się korzystnym rozwiązaniem dla organizacji samorządowej. Duża elastyczność oraz kompetencje pracowników firmy wdrożeniowej SUPREMIS pozwoliły uruchomić system w ciągu 4 miesięcy. Wdrożenie przebiegło szybko i w bardzo miłej atmosferze. Dodatkowo firma wdrożeniowa SUPREMIS gwarantuje, na życzenie Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej, szybką reakcję na zmiany przepisów.

Źródło: www.supremis.pl