Mechanizm jest prosty. Przenośne urządzenie PDA, w które wyposażony jest każdy przedstawiciel handlowy Seleny S.A., informują m.in. o ostatnich zakupach klientów, ich zobowiązaniach finansowych i przysługujących rabatach. Dane są na bieżąco aktualizowane. Sprzedawca może więc precyzyjniej dopasować swoją ofertę, ale też równie szybko ją zrealizować - jeszcze podczas wizyty u klienta. Niezależnie bowiem od regionu, w którym działa handlowiec, PDA wykorzystuje sieć GSM do przesyłu danych do systemu Microsoft Dynamics AX, w którym pracuje Selena S.A. W tej samej chwili system ERP udostępnia dane wszystkim działom we wrocławskiej centrali, które zaangażowane są w proces dystrybucji.

W ciągu kilku minut od momentu przesłania zlecenia przez przedstawiciela handlowego dział finansów upewnia się, czy klient nie przekroczył np. linii kredytowej. Potem już tylko następuje akceptacja zamówienia, a menedżerowie odpowiedzialni za dystrybucję zlecają dostawę zewnętrznemu operatorowi logistycznemu.

Zarządzanie zamówieniami i dostawami odbywa się szybko i dokładnie. W tej branży to priorytet. Wysokość przychodów uzależniona jest od terminowości zaopatrzenia. Ale nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać. Zwłaszcza w firmach z rozbudowaną siecią dystrybucyjną – przyznaje Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu Columbus IT, odpowiedzialnego za wdrożenie w Selenie S.A.

Sytuacja przed wdrożeniem

Niezależnie od tego, kto jest odbiorcą asortymentu - hurtownie, hipermarkety, czy mniejsze sklepy, porozrzucane po całej Polsce obowiązkiem firmy jest realizacja zamówienia na czas.

W tym celu jeszcze w latach 90. Selena SA wdrożyła system informatyczny XAL, który miał wspomóc zarządzanie kluczowymi procesami logistycznymi w firmie. I rzeczywiście, przez bardzo długi okres system wywiązywał się z powierzonych mu zadań bez zarzutu – mówi Michał Zelik, Key Account Manager w Columbus IT.

Ale gdy firma weszła w dynamiczną fazę rozwoju, system, pracujący jeszcze w środowisku DOS, zaczął stwarzać coraz więcej ograniczeń. Ten stan należało zmienić. Selena S.A. kontroluje 30 proc. krajowego rynku chemii budowlanej i chce dalej poszerzać swój zasięg, a to oznacza konieczność zarządzania coraz większą masą informacji. Zarząd potrzebował więc nowego systemu ERP, który byłby wydajniejszy, elastyczny i równie prosty w obsłudze, co XAL.

Realizacja wdrożenia

Zgodnie z harmonogramem pierwszy etap reorganizacji rozpoczął się w pierwszym kwartale 2007 r. i trwał 3 miesiące. Drugi, ostatni etap przypadł na czwarty kwartał. W tym czasie wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX obejmowało kolejno obszar Finansów, Księgowości, Sprzedaży, Zakupów oraz Magazyn. Równolegle do wdrażanych modułów prowadzono także migrację danych historycznych z systemu XAL.

Prace te były czasochłonne, ale konieczne. Wśród informacji, które wprowadziliśmy do systemu Microsoft Dynamics AX, znajdowały się m.in. opisy wieloletnich relacji z klientami Seleny. To bardzo cenna wiedza. Wykorzystując nowe aplikacje odpowiedzialne za analizy danych możemy precyzyjniej przewidzieć zachowania rynku, a w konsekwencji odpowiednio reagować, np. oferując we właściwym czasie atrakcyjne rabaty – wyjaśnia Piotr Szczerbiak.

Równie istotnym elementem rozwiązania są dwa interfejsy, integrujące system Microsoft Dynamics AX z urządzeniami PDA – z jednej strony, a z drugiej - z systemem informatycznym zewnętrznego operatora logistycznego. Pierwszy z nich umożliwia zdalny przesył zamówień prosto do centrali we Wrocławiu, gdzie już w systemie ERP dział finansów weryfikuje zlecenia (czy np. klient nie zalega z zobowiązaniami finansowymi?). System koncentruje uwagę menedżerów zwłaszcza na tych kontraktach, które opiewają na wysokie kwoty. Jeżeli nikt nie zgłasza zastrzeżeń, za pośrednictwem drugiego interfejsu dział realizacji zamówień informuje zewnętrznego operatora o dostarczeniu towaru we wskazane miejsce. W tej samej chwili w systemie Microsoft Dynamics AX automatycznie aktualizowane są wyniki finansowe firmy.

Korzyści biznesowe

Szczegółowy raport z danymi o przychodach i kosztach zarząd Selana S.A. uzyskuje po wykonaniu – dosłownie – kilku kliknięć myszki do komputera. W równie prosty sposób można wygenerować także inne raporty, np. o sprzedaży zrealizowanej przez konkretnego sprzedawcę w dowolnym okresie, zamówieniach złożonych przez wskazanych klientów, czy o aktualnych zapasach na magazynach. Wgląd w tak szeroki i różnorodny zakres raportów pomaga firmie podejmować strategiczne decyzje w odpowiednim momencie.

Możemy bowiem obserwować naszą działalność z wielu ciekawych perspektyw. Niektóre z nich odsłaniają przed nami interesujące trendy, zanim dostrzegą je konkurenci i klienci. Dzięki temu przy wsparciu systemu Microsoft Dynamics AX możemy np. przygotowywać i efektywnie zarządzać programami lojalnościowymi – mówi Michal Zelik.

Korzyści z rozwiązania opracowanego przez Columbus IT na bazie nowego systemu ERP jest więcej. Zredukowaliśmy koszty administracyjne, wprowadzając zdalny przesył zamówień do centrali we Wrocławiu – dodaje Piotr Szczerbiak.

Za pośrednictwem interfejsu system Microsoft Dynamics AX błyskawicznie przesyła dane do systemu zewnętrznego operatora logistycznego, odpowiedzialnego za dostarczenie klientom zamówionych produktów.

Nowe rozwiązanie umożliwiło także sprawne zarządzanie programami lojalnościowymi oraz szybkie i bardzo dokładne raportowanie.

Do 2007 r. nasz system informacyjny bazował na platformie informatycznej XAL wdrożonej w latach 90., która z biegiem lat zbliżyła się do maksimum wydajności operacyjnej. Platforma, pracująca jeszcze w środowisku DOS, zaczęła stwarzać coraz więcej ograniczeń. Dlatego konieczne było zastąpienie jej nowoczesnym rozwiązaniem klasy ERP. Obecnie dane handlowe z Microsoft Dynamics AX dostępne są w czasie rzeczywistym w palmtopach naszych przedstawicieli. Będąc u klientów, handlowcy widzą dane o historycznych zamówieniach oraz o rozliczeniach płatniczych. Mogą złożyć od razu nowe zamówienia bądź skomunikować się przez PDA z działem Customer Service w centrali spółki

W ciągu kilku minut od momentu przesłania zlecenia przez przedstawiciela handlowego, dział finansów upewnia się, czy klient nie przekroczył np. linii kredytowej. Potem następuje akceptacja zamówienia. Zatwierdzone trafia z systemu Dynamics AX do magazynu i systemu zewnętrznego operatora logistycznego do wysyłki. W ten sposób, mając w ofercie kilka tysięcy indeksów towarowych, jesteśmy w stanie zrealizować w ciągu 24 godzin kilkaset zamówień od naszych klientów na terenie całej Polski. Bez wsparcia technologii informatycznej, w tym Microsoft Dynamics AX, nie byłoby to możliwe.

Nowe rozwiązanie to także konkretne oszczędności czasu – raz wprowadzone do PDA dane są wykorzystywane na każdym etapie obsługi transakcji. Czas oszczędzają także przedstawiciele handlowi - Tomasz Górzyński, dyrektor finansowy Selena SA

Przy pomocy palmtopa mogę sprawdzić nie tylko dane dotyczące klienta, u którego akurat jestem. Mam też dostęp do informacji istoptnych dla mojej pracy, czyli przykładowo, ile materiałów promocyjnych i reklamowych mam do dyspozycji albo jakie zmiany centrala wprowadziła w cenniku produktów. - Marek Kisiel, regionalny menedżer sprzedaży w Selena SA

Źródło: www.columbusit.pl