Konieczność zamknięcia pierwszego etapu wdrożenia systemu przed rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego wymusiło na obu stronach bardzo sprawne rozpoczęcie prac. Funkcjonalność kadrowo-płacową uruchomiono z początkiem stycznia 2009 – po miesiącu od rozpoczęcia współpracy. Po kilku tygodniach również dział finansowo-księgowy Deftrans mógł rozpocząć pracę na nowym oprogramowaniu.

Natychmiastowe efekty pojawiły się w wyniku wdrożenia oprogramowania magazynowego – wprowadzony został podział na magazyny surowców oraz półproduktów. Ostatni element pierwszego etapu wdrożenia – informatyzacja obszaru dystrybucji – poskutkował szybko odczuwalnym ułatwieniem w prowadzeniu cenników indywidualnych dla firm, kontroli limitów finansowych oraz analizach asortymentu wg kontrahenta.

Oczekiwaliśmy możliwie najszybszego rozpoczęcia prac wdrożeniowych, dlatego głównym kryterium przy wyborze dostawcy było jego doświadczenie w branży. Nie mogliśmy sobie pozwolić na stratę czasu pożytkowanego na wyjaśnianie podstawowych kwestii związanych ze specyfiką funkcjonowania naszej firmy – mówi Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie DEFTRANS.

Doświadczenie w branży meblarskiej było również kluczowe w przypadku funkcjonalności dedykowanych produkcji oraz zarządzaniu magazynem. Te dwa niezwykle istotne w kontekście dynamicznego rozwoju firmy obszary nie były do tej pory zarządzane w oparciu o zaawansowane rozwiązania informatyczne. Przed wdrożeniem systemu ERP Impuls 5 w firmie wykorzystywano zintegrowane oprogramowanie dla małych i średnich przedsiębiorstw odpowiedzialne za wsparcie obszarów sprzedaży, księgowości i kadr.

Pierwsze efekty prac wdrożeniowych pojawiają się już w obszarze magazynowym. Skróceniu uległ czas przygotowania dokumentów załadunkowych oraz specyfikacji towarów, które przygotowywane są automatycznie na podstawie dokumentów WZ. To również szansa na zminimalizowanie ilości pomyłek. Już w pierwszych miesiącach funkcjonowania tego rozwiązania możliwa stała się rejestracja zdarzeń na bieżąco, coraz bardziej realne jest śledzenie w ten sposób stanów magazynowych. Wdrożenie systemu etykietowania na podstawie dokumentów WZ, pozwoli to na identyfikację wyrobów z dokładnością do konkretnej osoby. Również dział księgowy odczuwa efekty funkcjonowania systemu - znacznemu przyspieszeniu uległ proces zamykania miesiąca dzięki funkcji potwierdzania faktur. Dokument potwierdzony nie może zostać już zmodyfikowany, dzięki czemu nie ma możliwości by pojawiły się 2 wersje faktury, na których dokonano jakiejś zmiany. Nie istnieje również możliwość wydrukowania niezatwierdzonego dokumentu.

Uruchamianie kolejnych funkcjonalności skutkuje również pierwszymi zmianami organizacyjnymi. Oszczędności w dziale dystrybucyjnym pozwoliły przesunąć jeden etat – dzięki temu powstało stanowisko odpowiedzialne za reklamacje. Nowe podejście pojawia się również w obszarze organizacji sprzedaży – system generuje informacje o rentowności poszczególnych stanowisk handlowych, a także pokazuje poziom reklamacji, z uwzględnieniem np. ich rodzaju oraz poziomu uznawalności.

Po kilku miesiącach w łatwy sposób możemy odróżnić próby wymuszenia reklamacji od tych, które mają realne podstawy. Dzięki oficjalnemu działowi reklamacji jesteśmy w stanie kontrolować czy reklamowany przez klienta towar wraca do nas czy też nie – zauważa Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie DEFTRANS.

Nowym rozwiązaniem jest również wymiana danych z Homebankingiem, która zapewnia automatyczną wysyłkę przelewów do banku oraz, docelowo, automatyczną aktualizację płatności przychodzących z banku. Znacznie przyspieszyło to pracę osobie realizującej płatności.

W pełni wdrożone podstawowe funkcjonalności systemu  ERP staną się odpowiednią podstawą do uruchamiania kolejnych rozwiązań dedykowanych konkretnym potrzebom firmy. Partnerzy handlowi zyskają możliwość składania zamówień poprzez platformę internetową. Intrastat zautomatyzuje obieg dokumentów opisujących sprzedaż w ramach państw Unii Europejskiej.

Ciekawym rozwiązaniem będzie uruchomienie modułu CRM, dzięki któremu posiadać będziemy znaczną wiedzę na temat pracy naszych handlowców, ich opłacalności, a także relacji z klientami. Moduł transportu zostanie połączony z systemem etykietowania i przygotowywania dokumentów dla firm kurierskich i spedycji – mówi Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie DEFTRANS.

Wdrożenie realizowane jest w ramach zespołu, na czele którego stoją przedstawiciele kadry zarządzającej Deftrans oraz BPSC. Poszczególne obszary merytoryczne realizowane są przez wyznaczone zespoły robocze, w których uczestniczą osoby odpowiedzialne za kwestie merytoryczne oraz konsultanci BPSC.

Po 4 miesiącach wdrażania systemu mogę stwierdzić, iż przebiega ono dość płynnie. Do zalet firmy na pewno należy zaliczyć konsultantów, którzy są do dyspozycji bez mała przez 24 godz. na dobę. Dzięki systemowi w chwili obecnej potrafimy już uzyskać wiele cennych informacji, znacznie została przyspieszona rejestracja zamówień oraz weryfikacja cen i zadłużeń naszych klientów – mówi Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie DEFTRANS.

Zamknięcie wdrożenia przewidywane jest na koniec bieżącego roku, system obejmie ok. 50 końcowych użytkowników.

Źródło: www.bpsc.com.pl