Skupienie działalności firmy na wzroście, do 2004 roku, hamowało wysiłki stworzenia jednego, zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. Korzystano z kilku oddzielnych podsystemów, opartych głównie o arkusze kalkulacyjne, obsługujące poszczególne obszary działalności operatora. Przenoszenie danych pomiędzy programami było bardzo kłopotliwe i obciążone ryzykiem wystąpienia błędów.

IFS Applications w firmie Vectra

Działalność firmy VECTRA, drugiego co do wielkości operatora kablowego w Polsce, rozpoczęła się w 1991 roku. Wtedy powstały pierwsze sieci telewizji kablowej VECTRA w Słupsku, Olsztynie i Wrocławiu. W 1995 roku firma rozpoczęła intensywną konsolidację mniejszych sieci kablowych na obszarze całego kraju, co w kolejnych latach stało się podstawą jej wzrostu. W 1997 roku VECTRA zaczęła bardzo intensywnie rozwijać technologie sieciowe, co włączyło firmę do ścisłej czołówki krajowych operatorów, którzy jako pierwsi proponują dodatkowe usługi. Na początku 2001 roku VECTRA rozpoczęła oferowanie dostępu do internetu, a w pierwszym kwartale 2005 roku uruchomiła usługę telefonii stacjonarnej. W listopadzie 2006 roku, Grupa VECTRA włączyła do swojej oferty telewizję cyfrową na zasadach unikalnych nie tylko na rynku krajowym i szybko stała się krajowym liderem w tym obszarze.

Pod koniec 2003 roku, VECTRA przejęła od Grupy Polsat Telewizję Kablową Dami, co skokowo zwiększyło o ponad 100 tysięcy liczbę abonentów zlokalizowanych w 11 miastach centralnej i południowej Polski. Nastąpił też szybki rozwój usługi dostępu do internetu. Firma zaoferowała nowe pakiety i zwiększyła prędkość transmisji danych. Dlatego, już w następnym roku, Grupa ogłosiła przetarg na system ERP wspomagający zarządzanie. Do tego przetargu przystąpił między innymi IFS. Negocjacje zakończyły się podpisaniem umowy wdrożeniowej 31 grudnia 2004 roku. Grupa VECTRA wybrała system IFS Applications ze względu na szeroki zakres funkcjonalności, a w tym możliwość konsolidacji sprawozdań finansowych oraz obsługę przez IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace specyfiki zakładu pracy chronionej. Realizację wdrożenia rozpoczęto w kwietniu 2005 roku.

Za przebieg wdrożenia IFS Applications po stronie Grupy VECTRA odpowiada Sławomir Topczewski, dyrektor Informatyki CIO. Przed rozpoczęciem pracy w Grupie VECTRA, pracował w firmie Philips oraz w Grupie Polpharma, gdzie był odpowiedzialny za teleinformatykę we wszystkich spółkach i biurach w Polsce i za granicą. W grupie VECTRA pracuje od 2006 roku, gdzie odpowiada za tworzenie nowoczesnej infrastruktury informatycznej, umożliwiającej firmie świadczenie wysokiej jakości usług telekomunikacyjnych i multimedialnych. Zajmuje się również utrzymywaniem relacji biznesowych z innymi operatorami w obszarze telefonii (interconnect).

Specyfika firmy Vectra

Wdrożenie objęło cztery podstawowe obszary: finansowo-księgowy, kadrowo-płacowy, dystrybucyjny i remontowy. Moduł IFS Remonty umożliwia zarządzanie inwestycjami, m.in. rozbudową i modernizacją sieci telekomunikacyjnych telewizji kablowej, które z punktu widzenia dynamicznie rozwijającego się operatora kablowego, są kluczowe dla utrzymania się w czołówce krajowych dostawców telewizji kablowej.

VECTRA posiada status zakładu pracy chronionej – zatrudnia osoby niepełnosprawne. Miało to duży wpływ na kształt i funkcjonalność modułów: IFS Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i IFS Płace. Zakład pracy chronionej jest zobowiązany do przestrzegania specyficznych reguł, których obsługę musi zapewnić rozwiązanie kadrowo-płacowe. ZFRON – Zakładowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wykorzystywany jest na dofinansowanie leczenia i rehabilitacji pracowników, a także ich szkoleń.

Grupa Vectra jest nietypową firmą, której zespół w ponad 60% stanowią pracownicy niepełnosprawni. W związku z tym gdyńska siedziba firmy została w pełni przystosowana do ich potrzeb. Państwowa Inspekcja Pracy wydała bardzo przychylną opinię na temat funkcjonalności obu budynków naszej siedziby. Jeden z nich pełni rolę przychodni i ośrodka rehabilitacyjnego, gdzie w każdej chwili osoba niepełnosprawna może uzyskać profesjonalną pomoc. Firma gwarantuje pracownikom okresowe badania, a nawet opłaca lecznicze wczasy. Tak odmienne zasady funkcjonowania musiały zostać odwzorowane w modułach IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace. Działania Grupy Vectra na rzecz osób niepełnosprawnych zostały nagrodzone w konkursie Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych. Nasza firma otrzymała statuetkę „Lodołamacz 2007” i „Lodołamacz 2009” – mówi Sławomir Topczewski.

Wdrożenie IFS Applications

Wdrożenie systemu IFS Applications trwało ponad rok, zakończyło się w połowie 2006 r. Wcześniej bazy danych i oprogramowanie były nie zintegrowane. Taki sposób pracy wymagał ciągłego kopiowania danych z jednego podsystemu do drugiego i ich uzgadniania. Powodowało to powstawanie wielu błędów.

Jednak paradoksalnie, wprowadzanie danych tylko w jednym miejscu było początkowo postrzegane przez użytkowników jako wada systemu. Dotychczas można było, przy przekazywaniu danych z jednego miejsca do drugiego, sporządzać dokumenty korygujące błędy. Poza tym pracownicy działali rutynowo. Wdrożenie wymagało od pracowników zmiany przyzwyczajeń i zapoznania się z nowym systemem – komentuje pierwsze zetknięcie użytkowników z nowym systemem Sławomir Topczewski.

Wdrożenie IFS Applications w Grupie VECTRA było realizowane na wielu obszarach jednocześnie. Sławomir Topczewski, kierownik wdrożenia ze strony firmy VECTRA kładł też duży nacisk na obszar finansowo-księgowy, dlatego implementacja IFS Applications była wspierana przez trzech biegłych rewidentów. Skoncentrowano się na problemach związanych z konsolidacją Grupy. Plan kont i parametryzacja systemu zostały dostosowane do potrzeb przygotowania skonsolidowanego sprawozdania Grupy VECTRA. Moduły IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace rozszerzono o funkcjonalność wynikającą z regulacji finansowych i prawnych, obowiązujących w zakładzie pracy chronionej. Ze względu na tę specyfikę firmy, wdrożenie IFS Applications wymagało uwzględniania wymagań prawnych związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Baza danych Oracle została zasilona danymi z wielu rozproszonych lokalizacji z arkuszy Excel lub wprowadzanymi ręcznie. Następnie rozpoczęto testy wdrażanej aplikacji, pracę równoległą w obu systemach oraz start produkcyjny IFS Applications.

Funkcjonowanie i rozwój systemu

Obecnie VECTRA nadal jest na etapie informatyzacji, jej kluczowy element – wdrożenie systemu IFS Applications – został zakończony.

Specyfiką Grupy jest bardzo zaawansowany, ciągły proces rozbudowy i modernizacji sieci oraz włączanie do infrastruktury sieci należących do przejmowanych przez Vectrę spółek. Narzędziem, które wspiera Vectrę w tych działaniach jest moduł IFS Remonty (Projekty Inwestycyjne).

Współpraca z IFS przebiega dobrze, a system funkcjonuje zgodnie z założeniami. Nieustannie pracujemy nad tym, by optymalnie wykorzystać jego bogatą funkcjonalność. Na skutek przejmowania kolejnych, mniejszych firm oraz reorganizacji Grupy, pewne spółki, jak np. Vectra Technologie, znikają. Powstaje potrzeba migrowania i integrowania zostających po nich danych (m.in.: baza magazynowa i baza kontrahentów). W obu przytoczonych przypadkach rozwiązania oferowane przez IFS Applications są bardzo pomocne – podsumowuje Sławomir Topczewski.

W trakcie wdrażania systemu IFS Applications, Vectra nie była jeszcze gotowa dokonać konsolidacji spółek wchodzących w skład Grupy. Obecnie projekt wsparcia konsolidacji spółek oraz otrzymywania wyniku Grupy przy wykorzystaniu funkcjonalności systemu IFS oraz w oparciu o bazę danych każdej ze spółek, dobiega końca.

Rozwiązanie oparte na IFS Applications jest cały czas rozwijane i dostosowywane do zmieniających się potrzeb biznesowych firmy. Nad tym procesem czuwają profesjonalni analitycy wynajęci przez Vectrę: Piotr Majewski i Teresa Józefczyk.

W 2008 r. firma IFS przeprowadziła w Vectrze audyty: finansowo-księgowy i logistyczno-projektowy.  Na ich podstawie zostały zidentyfikowane obszary możliwe do dalszego usprawnienia, dzięki większemu wykorzystaniu systemu IFS Applications. Dzięki wskazówkom konsultantów IFS, Vectra usprawniła pracę w systemie dzięki wykorzystaniu możliwości systemu zwiększających ergonomię i jakość pracy użytkowników.

Firma myśli również o wdrożeniu kolejnej funkcjonalności – IFS Zarządzanie Dokumentacją, która będzie wspierała elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów firmowych. Vectra rozważa również uaktualnienie systemu IFS Applications do najnowszej wersji oraz wykorzystanie dedykowanych narzędzi wspierających działalność projektową – IFS Zarządzanie Projektami.

O firmie VECTRA

VECTRA jest czołowym kablowym operatorem telekomunikacyjnym, dostawcą usługi triple play, czyli dostępu do telewizji, internetu i telefonu poprzez jedno gniazdko abonenckie. Grupa VECTRA działa na terenie całego kraju i obsługuje:

• 155 miast,
• 740 tysięcy abonentów,
• 93 Biura Obsługi Klienta,
• Duże (ponad 100 pracowników) Call Center w Gdyni.

VECTRA udostępnia 140 programów telewizyjnych w technologii cyfrowej, w tym 11 w standardzie HD. Ponadto 50 programów telewizyjnych realizowanych przez niezależne telewizje lokalne, których część jest dostępnych także w technologii cyfrowej. Dzięki unikalnej na polskim rynku ofercie kablowej telewizji cyfrowej, VECTRA zdobyła 230 tysięcy abonentów i jest krajowym liderem na tym rynku. Odbiorcami szerokopasmowego dostępu do internetu VECTRY jest 250 tys. gospodarstw domowych, a z telefonii VECTRY korzysta 60 tys. abonentów.

Źródło: http://www.ifs.com.pl/