W Polsce sieć sprzedaży detalicznej tworzą sklepy, aż w 25 miastach. Korporacja zapewnia miejsca pracy przeszło 1200 osobom na całym świecie. Do niedawna zarządzanie firmą o światowym zasięgu wspierało rozwiązanie SAP R/3, zwane również SAP ERP.

Geneza: Nie zawsze duży może najwięcej

Zgodnie z ogólnie przyjętymi wytycznymi dotyczących rozwiązań informatycznych w oddziałach TALLY WEiJL na całym świecie, w polskim biurze kilkunastu pracowników korzystało z systemu SAP R/3. System ten był dopasowany do potrzeb raportowania korporacyjnego, jednak z racji prowadzenia wdrożenia przez firmę z Szwajcarii, posiadał pewne niedoskonałości w zakresie polskiej specyfiki księgowej. W rezultacie, nieodzownym narzędziem pracy pięcioosobowego zespołu księgowych były arkusze Microsoft S Excel, w których prowadzono rejestry vatowskie i liczono różnice kursowe. Dodatkowe systemy informatyczne można było spotkać również w: obszarze gospodarki magazynowej i sprzedaży detalicznej. Dane z tych dwóch systemów dane przepisywane były ręcznie do Księgi Głównej systemu SAP R/3, a ewidencję dla celów podatkowych wspierano aplikacją biurową Microsoft Office Excel.

Międzynarodowe firmy rezygnują z jednorodnych instalacji systemów ERP

Dla korporacji posiadających siedziby, centra dystrybucyjne, punkty sprzedaży w różnych krajach wypracowanie standardów raportowania i obsługi procesów biznesowych zawsze jest wyzwaniem nadrzędnym. Na pierwszy rzut oka najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie jednego systemu ERP we wszystkich placówkach. W rzeczywistości praca z jednym systemem nastręcza wiele trudności, z czego najmniejszym wyzwaniem jest wielojęzyczność. Każdy kraj to również inne zasady rachunkowości. przepisy kadrowo-płacowe a przede wszystkim potrzeby biznesowe. Największe firmy znalazły uniwersalne rozwiązanie, które nie tylko pozwala być zawsze zgodnym z przepisami, ale i zoptymalizować koszty uruchomienia nowego oddziału i utrzymania mniejszych. Z pomocą przychodzi zdywersyfikowana linia produktów SAP oferująca małym i średnim przedsiębiorstwom SAP Business One, dużym firmom SAP Business All-in-One, a korporacjom oprogramowanie SAP ERP (znane również pod nazwą SAP R/3). Możliwości zintegrowanej oferty wykorzystały tak znane korporacje światowe jak: Intel, KSB, L’Oreal, Citrix, Whirlpool, Alcatel i Kohler. Firmy te w dużych oddziałach i głównych siedzibach zainstalowały SAP R/3, a w mniejszych oddziałach wprowadziły SAP Business One. Taka polityka wdrażania systemów ERP cieszy się dużą popularnością z kilku powodów:

• koszty wdrożenia i serwisowania SAP Business One są dużo niższe niż w przypadku SAP ERP, zwanego też SAP R/3,
• czas wdrożenia SAP Business One to kilkanaście tygodni, w przypadku SAP R/3 to co najmniej pół roku,
• lokalnej firmie wdrożeniowej łatwiej zadbać o dostosowanie systemu do lokalnych przepisów i standardów biznesowych,
• wdrożenie SAP Business One nadal zapewnia spółce-matce pełny dostęp do informacji o lokalnym oddziale, dzięki ścisłej integracji SAP Business One i SAP R/3 zarówno w sferze raportowania finansowego jak i w sferze logistyki.

Opłacalne posunięcie „w dół”

Z końcem 2007 roku zarząd TALLY WEIJL uwzględniając wspomniane korzyści zdecydował się zastąpić SAP R/3 w polskim oddziale rozwiązaniem SAP dedykowanym dla sektora MŚP. W korporacjach o światowym zasięgu podjęcie decyzji o wyborze lub zmianie systemu ERP musi być poparte głębokimi analizami. Co ważne nowe rozwiązanie musi spełniać wszelkie oczekiwania ze strony właścicieli dbających o interesy całej korporacji, jak i osób odpowiedzialnych za rozwój konkretnego oddziału. System SAP Business One ułatwia pracę, spełniając przy tym wytyczne raportowania korporacyjnego.

"Wdrożenie systemu SAP Business One prowadzone przez firmę SUPREMIS Sp z o.o. znacznie zwiększyło możliwość efektywnego zarządzania" – Dyrektor TALLY WEiJL Polska – Maja Gawrońska.

Kluczowe Wskaźniki Wykonania (KPIs)

Uproszczenie, ujednolicenie i usprawnienie procesów księgowych

SAP Business One znacznie upraszcza pracę księgowych, ponieważ wszelkie obliczenia związane z naliczaniem różnic kursowych czy prowadzenie ewidencji na potrzeby podatku VAT odbywa się w jednym systemie, bez konieczności ręcznego wprowadzania kilka razy tych samych danych. Rezygnacja z SAP R/3 pozwoliła w dziale księgowym zredukować zatrudnienie o 2 osoby i wyeliminować błędy przy wprowadzaniu danych.

Raportowanie na potrzeby grupy

Zmiana SAP R/3 na SAP Business One nie obniżyła jakości informacji płynących z polskiego oddziału do zagranicznej siedziby. Raporty tworzone w oparciu o SAP Business One są ponadto zgodne ze standardami GAAP, a dostępne dane można przedstawiać w różnych ujęciach, patrząc przez pryzmat układu kont przyjętego w Polsce, jak i zagranicą. Księgowe mogą dodatkowo wprowadzać opisy analityczne zgodne z opisami używanymi w całej korporacji. Dzięki temu mimo, że w pozostałych placówkach nadal funkcjonuje SAP R/3 w pełni zachowano jednolitość raportowania.

Rezygnacja z programów komputerowych pomocniczych

Prócz SAP R/3 w polskim oddziale zrezygnowano z programu Subiekt do obsługi magazynów i z programu kadrowo-płacowego. Zadania tych systemów obecnie wykonuje SAP Business One. Większe możliwości tego systemu w zakresie prowadzenia księgowości zgodnie z polskimi przepisami pozwoliły też wyeliminować program Microsoft Office Excel. Jedynym systemem jaki pozostał, jest aplikacja sprzedaży detalicznej wykorzystywana przez firmę w sklepach na całym świecie.

Efekty zmiany systemu

Wybór rozwiązania SAP dedykowanego dla małych i średnich firm okazał się korzystnym rozwiązaniem dla korporacji o światowym zasięgu. Wdrożenie przebiegło szybko i wpłynęło na redukcję kosztów zatrudnienia pracowników oraz obsługi i utrzymania systemu. Dodatkowo, szybką reakcję na zmiany przepisów lub wprowadzenie nowej funkcjonalności na życzenie korporacji gwarantuje SUPREMIS - lokalna firma wdrożeniowa.

Źródło: www.supremis.pl