Multilayer Pipe Comapny jest wiodącym europejskim producentem rur wielowarstwowych oraz rur z polietylenu sieciowanego. Firma została założona w roku 1997 w odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie rynku na elementy do nowoczesnych systemów instalacyjnych. Właścicielami firmy jest dwóch dużych graczy rynkowych w swoich segmentach: holenderski koncern Wavin i niemiecka firma TECE. Dzięki ich inwestycjom w ciągu 5 lat z małego zakładu MPC stał się dużą, prężną organizacją. Wykorzystywane w MPC systemy informatyczne z trudem radziły sobie z nowymi zadaniami.

Przygotowujemy rozbudowane raporty na zewnątrz, a wewnątrz firmy potrzebujemy szybkiego dostępu do rzetelnej informacji. Gdy mieliśmy cały park systemów, tylko częściowo zintegrowanych, spełnienie tych wymagań nie było łatwe - wyjaśnia Krzysztof Anczkiewicz, Dyrektor ds. Finansów i Administracji w Multilayer Pipe Company.

Konieczność zmian

Przed wdrożeniem Microsoft Dynamics AX w MPC działało kilka systemów. W obszarze produkcji wykorzystywano System Ewidencji Miejsc Paletowych (SEMP), będący autorskim rozwiązaniem przygotowanym i zaimplementowanym przez dział IT. System ten bazujący na platformie SQL Server został ściśle dostosowany do potrzeb organizacji.

W obszarach magazynu, zakupów, sprzedaży i rozliczenia produkcji posługiwano się systemem PSI, który pracował na platformie DOS i plikowych bazach danych. W komórce finansów oraz kadrach i płacach MPC używano systemu Yuma – system w środowisku DOS, oparty na niestandardowej, autorskiej bazie danych. Rozliczanie kosztów odbywało się poza systemem FK – w Excelu, skąd gotowe dane były przenoszone do systemu.

Te systemy były tylko częściowo zintegrowane, ale była to integracja „ wysokiego ryzyka” – oenia Anczkiewicz. Dużo operacji było wykonywanych ręcznie, często podwójnie.

Sporo działań w spółce wspomaganych było komponentami pakietu biurowego takimi jak arkusz kalkulacyjny Excel lub baza danych MS Access. Narzędzia te pozostawały w zupełnej odrębności od Księgi Głównej, co miało zasadnicze znaczenie. W taki między innymi sposób wspierane było sporządzanie i analizowanie realizacji budżetów, cały proces planowania zakupów i produkcji czy rozliczenia kosztów.

Nasze systemy były przestarzałe, w wielu miejscach wprowadziliśmy te same dane, żeby uzyskać ich spójność. Systemy były nieskalowane, możliwości ich rozszerzenia wraz z rozwojem organizacji były bardzo ograniczone. Zbyt dużo kluczowych obszarów pozostawało bez wsparcia systemów informatycznych, np. budżetowanie, planowanie, kalkulacja cen, rozliczanie kosztów – wymienia Krzysztof Anczkiewicz. To wszystko powodowało, że chcieliśmy zastąpić posiadane systemy jednym, zintegrowanym, opartym na jednej platformie bazodanowej.

Sprawdzony system

MPC dokonała analizy ofert systemów zintegrowanych, które mogły zaspokoić potrzeby firmy. Ostatecznie zapadła decyzja o wykorzystaniu MS Dynamics AX. Nie bez znaczenia było to, że system został wcześniej wdrożony w firmie należącej do tej samej grupy kapitałowej

Wavin Metalplast Buk z siedzibą w Buku. System był sprawdzony, wiedzieliśmy, że jest dobry – dodaje Krzysztof Anczkiewicz.

MPC zleciła wdrożenie firmie Bonair we współpracy z partnerem Integris, które wcześniej realizowały wdrożenie w Wavinie. Bonair zarządzał projektem i wdrażał część finansową, a Integris odpowiadał za moduły produkcyjne i logistyczne.

Punktem wyjścia był system sparametryzowany pod kątem modelu produkcyjnego działającego w Buku. Niektóre słowniki czy dane parametryczne dało się wykorzystać w przygotowywanym modelu, szczególnie w module finansowym. Dzięki temu było nieco łatwiej tworzyć model systemu, co też wpłynęło na obniżenie kosztów wdrożenia. Poza tym wykorzystanie częściowo przygotowanego modelu pozwoliło skrócić czas wdrożenia w obszarze finansów.

Część finansowa w MPC i Wavinie są bardzo podobne, bo jesteśmy spółką z tej samej grupy. Poza tym przepisy prawa są takie same dla wszystkich. Mogliśmy więc wykorzystać gotową parametryzację z Wavinu – wyjaśnia Krzysztof Anczkiewicz.

W obszarze logistyczno-produkcyjnym MPC zamierzał pozostać przy sprawdzonym i dopasowanym do firmy systemie SEMP, opartym na kodach kreskowych. Wymagało to dopisania interfejsu między systemami Microsoft Dynamics AX a SEMP. Ponadto specyfika procesu produkcji wpłynęła na fakt, iż w tym obszarze model z Wavinu nie mógł zostać wykorzystany.

Różnice do pokonania

Pierwszym etapem wdrożenia była analiza różnic między modelem działającym w Wavinie Buku a modelem docelowym dla MPC. Ogrom pracy wykonali tu pracownicy MPC, uczestniczący we wdrożeniu – łącznie ok. 25 osób, głównie z działów logistyki, produkcji i finansów. Prace na tym etapie polegały głównie na analizie modelu z Wavinu i porównaniu go z procesami, jakie przebiegają w ich działaniach. Stwierdzone i ujawnione różnice, wspólnie z konsultantami, tak zamodelowano w systemie, aby odzwierciedlały rzeczywiste potrzeby i profil działalności MPC. Niektóre obszary wymagały poświęcenia większej uwagi i przygotowania modelu w zasadzie od podstaw. Z uwagi na etapowość występującą w MPC model planowania i produkcji został stworzony od podstaw

Znacząca zmiana wiązała się z platformą bazodanową. Model Wavinu pracuje na Oracle'u; w MPC jako platformę wybrano MS SQL Server.

Większość naszych wcześniejszych rozwiązań informatycznych była oparta na bazie MS SQL. Również systemy kodów kreskowych. Komunikacja między SQL-em a Microsoft Dynamics AX na Oracle'u mogłaby powodować niestabilność systemu. Mamy też wykwalifikowany personel IT, który na co dzień obsługuje bazy danych na platformie SQL Server i nie chcieliśmy z tego know-how rezygnować. Wprowadzenie Oracle'a byłoby kolejną dużą zmianą w krótkim czasie – argumentuje Anczkiewicz.

Prace wdrożeniowe

Po sformułowaniu potrzeb firmy wdrożeniowe rozpoczęły przygotowywanie rozszerzeń i implementację modyfikacji systemu. Sporym wyzwaniem programistycznym w całym wdrożeniu było stworzenie interfejsu między Microsoft Dynamics AX a systemem SEMP, który wspomaga zarówno ewidencję wyrobów i zużyć surowców, rejestracje produkcji, zarządzanie miejscami paletowymi w magazynie oraz proces planowania, kompletacji i realizacji wysyłek wyrobów do klienta. Interfejs miał zagwarantować, że dane z jednego systemu będą automatycznie transferowane i widoczne w drugim.

Nasi pracownicy przygotowywali dane w odpowiedniej strukturze z systemu kodów kreskowych, natomiast zadaniem firmy wdrożeniowej było przechwytywanie tych danych w Dynamics AX i tworzenie interfejsu, dzięki któremu dane trafiały we właściwe miejsce i były poprawne – opowiada Krzysztof Anczkiewicz.

Do Microsoft Dynamics AX została też przeniesiona ogromna ilość informacji z systemów wcześniej wykorzystywanych w MPC, m.in. bazy odbiorców, dostawców, indeksów materiałowych, wyrobów gotowych. Dużą część pracy związanej z przygotowaniem tych danych do migracji wykonał dział IT w MPC.

Dostarczyliśmy dane źródłowe przygotowane w odpowiednim formacie, a do AX zostały one przeniesione przy użyciu specjalnych mechanizmów dostarczonych przez firmy wdrożeniowe. Zminimalizowana została ręczna praca, a także zapobiegło to powstaniu potencjalnych błędów – relacjonuje Anczkiewicz.

Co ciekawe, wiele elementów wdrożeniowych wykonywano zdalnie. Również spotkania osób uczestniczących we wdrożeniu odbywały się często w trybie telekonferencji. Grupy robocze oraz przedstawiciele firm Bonair, Integris, Wavin i MPC, znajdując się w 4 różnych lokalizacjach, omawiali i rozwiązywali problemy projektowe. Tuż przed uruchomieniem systemu i w końcowej fazie testów telekonferencje odbywały się nawet co tydzień. To był najbardziej ekonomiczny sposób kontaktów.

Szkolą się wszyscy Równolegle z pracami wdrożeniowymi odbywały się szkolenia, rozłożone na okres 2 miesięcy.

Odeszliśmy od standardu, który zakłada, że w organizacji kształci się tzw. superuserów, którzy później przekazują informacje pozostałym pracownikom. W poszczególnych działach pracuje po kilka osób, więc w szkoleniach uczestniczyli wszyscy – opowiada dyrektor Anczkiewicz. - Na szkoleniach rozwiązywali prawdziwe, praktyczne problemy tzw. case study. Dzięki temu mieli większą wiedzę i łatwiej im było przestawić się na nowy system.

Szkolenia odbywały się oddzielnie dla każdego z wdrażanych modułów. W każdym spotkaniu treningowym oprócz pracowników z danego obszaru będących bezpośrednimi uczestnikami, brał też udział pracownik, który miał pieczę nad tym obszarem od strony finansowej. Na przykład na szkoleniach z modułu sprzedaży dział finansów reprezentowała osoba, która na co dzień zajmuje się analizą kont sprzedażowych, ma wiedzę o podatku VAT itp.

Pracochłonne, żmudne testy

Po zdefiniowaniu docelowego modelu, który powstał na bazie analiz, na serwerze testowym przygotowano firmę testową, która uwzględniała pierwsze modyfikacje systemu. Każdy użytkownik Microsoft Dynamics AX rejestrował tam transakcje ze swojego obszaru, które na co dzień wykonuje, i sprawdzał, czy ewidencja przebiega prawidłowo. Gdy pojawiały się jakieś błędy, firmy wdrożeniowe były o nich informowane za pomocą platformy internetowej i na bieżąco je korygowały. Taka indywidualna weryfikacja to był pierwszy etap testów.

Szczególnej uwagi wymagały testy modyfikacji, przystosowujących system do potrzeb MPC, a zwłaszcza testy interfejsu między AX a SEMP. Trzeba było sprawdzić, czy we wszystkich przypadkach dane pomiędzy systemami są prawidłowo wymieniane. Testy wykazały np., że z uwagi na dużą ilość komunikatów transferowanych do Microsoft Dynamics AX transmisja przebiega zbyt wolno i konieczna okazała się optymalizacja procesu i danych. Ostatecznie wydajność została znacznie poprawiona.

Drugim etapem były testy akceptacyjne przed uruchomieniem systemu. Obejmowały cały proces: od zaplanowania produkcji i zakupu surowców po rozliczenie kosztów i sprzedanie testowej produkcji.

Przy drugim takim teście wszystko już funkcjonowało prawidłowo. Powiedzieliśmy "To jest to, czego chcieliśmy. Ruszamy 1 stycznia. - przypomina Krzysztof Anczkiewicz.

Tego chcieliśmy

Wdrożony system wspiera wszystkie kluczowe obszary w firmie: finanse, magazyny, sprzedaż, zakupy, produkcję i planowanie produkcji. Korzystają z niego wszyscy pracownicy w tych komórkach oraz kadra kierownicza, która wspomaga się danymi z systemu przy podejmowaniu decyzji. Microsoft Dynamics AX współpracuje z systemem kodów kreskowych SEMP, systemem kadrowo-płacowym oraz systemem do transakcji bankowych.

Jak twierdzi dyrektor Krzysztof Anczkiewicz, o korzyściach z wdrożenia można by chyba książkę napisać.

Przede wszystkim mamy jeden zintegrowany system zamiast kilku rozwiązań, nie musimy wspomagać się w tak istotnych działaniach narzędziami zewnętrznymi takimi jak pakiet biurowy. Druga rzecz to łatwy dostęp do informacji, przejrzysty interfejs użytkownika, który oferuje Dynamics AX. W dużej mierze wyeliminowaliśmy ręczną sprawozdawczość, dzięki czemu pracownicy mają więcej czasu na działania merytoryczne - wylicza Anczkiewicz.

Od strony informatycznej spójna platforma baz danych pozwala na łatwą integrację z innymi systemami np. z rodziny Business Intelligence. Wykorzystując hurtownię danych oraz platformę raportową SQL Server, MPC buduje własne, dopasowane do pojawiających się potrzeb rozwiązania raportowe. Ponad to na początku roku 2010 rozpocznie wdrożenie modułu Honoraria, autorskiego programu Bonair, zintegrowanego z Microsoft Dynamics AX.

Ogromnym atutem nowego systemu jest skalowalność.

Nasza firma w krótkim czasie bardzo się rozbudowała, a nasze potrzeby wzrosły. Poprzednie systemy nie były dostosowane do nowej sytuacji, i nie dało się ich rozbudowywać. Natomiast MS Dynamics AX nie ogranicza nas w żaden sposób, możemy rozwijać system wraz z rozwojem firmy – podsumowuje Krzysztof Anczkiewicz.

• jeden zintegrowany system zamiast kilku rozwiązań
• łatwy i szybki dostęp do informacji
• przejrzysty interfejs użytkownika
• eliminacja ręcznej sprawozdawczości
• poprawa bezpieczeństwa danych
• możliwość ewidencji wyrobu w pełnym koszcie jego wytworzenia
• integralność danych
• skalowalność systemu – możliwość jego rozbudowy wraz z rozwojem firmy
• spójna platforma baz danych, ułatwiająca integrację z innymi systemami