Wzrastający poziom zadań finansowo-księgowych, zadań związanych z gospodarką magazynową oraz prac analitycznych w elbląskim szpitalu sprawił, że kierownictwo placówki zaczęło przygotowywać się do wymiany oprogramowania, mając na uwadze przede wszystkim zwiększenie elastyczności aplikacji, poprawienie jakości i szybkości pracy oraz rozbudowanie zakresu możliwości analitycznych, przydatnych w codziennej pracy. Nowym zakresom działań nie mógł sprostać stary system firmy Simple, który nie zapewniał już uaktualnień, nie można było przeprowadzać w nim jakichkolwiek modyfikacji, a co najważniejsze był podatny na częste awarie. Stary system nie nadawał się także do prowadzenia obsługi wzrastającej liczby dokumentów, ani nie umożliwiał generowania zestawień. Ponadto nie mógł być wyposażony w specyficzne i nietypowe narzędzia, które były wymagane na tym etapie rozwoju placówki medycznej. Po analizie ofert kierownictwo szpitala zdecydowało się na wybór produktów Sage sp. z o.o., reprezentowanej w Elblągu przez Autoryzowanego Partnera: firmę KONI Systemy IT.

Przedstawiciele KONI przeprowadzili prezentację systemu ERP Forte, pokazując jego najważniejsze parametry i funkcjonalności. Bardzo szybko okazało się, że wdrożenie nie będzie łatwe i powinno uwzględniać specyficzne parametry, wymagane w działalności placówki medycznej.

Trudne etapy pokonane – wartość dodana w postaci elastycznego systemu

Wdrożenie systemu System Zarządzania Forte zostało podzielone na kilka etapów, które zostały poprzedzone gruntowną analizą przedwdrożeniową.

We wdrożeniu przyjęliśmy model kolejnych etapów prac, a także musieliśmy przeprowadzić rozpoznanie potrzeb klienta oraz dokonać sprawdzenia możliwości częściowej integracji systemu z aplikacją do obsługi szpitala - mówi Arkadiusz Wojtal, właściciel firmy KONI Systemy IT. Do najbardziej pracochłonnych elementów zaliczyłbym analizę przedwdrożeniową określającą specyfikę branży medycznej, problematykę importu danych do systemów NFZ, system księgowania z wyszczególnieniem danych finansowych dotyczących tzw. części białej i szarej.

Powyższe zadania wymagały od całego zespołu wdrożeniowego KONI dużego zaangażowania i intensywnej pracy. Kolejnym etapem wdrożenia była sama implementacja oprogramowania, instalacja i konfiguracja serwera oraz stacji roboczych a w następnym kroku szkolenie kadry oraz zespołu księgowych w szpitalu. Zakończenie wdrożenia po implementacji poprawek i zaleceń zespołu księgowych zostało potwierdzone pełnym zadowoleniem klienta.

Analiza przedwdrożeniowa, uwzględniająca specyficzne parametry działania gospodarczego placówki medycznej oraz poznanie zagadnień księgowych związanych z rozliczeniami za usługi medyczne, okazały się również jednymi z najbardziej nietypowych i trudnych etapów wdrożenia. Powyższe dwa zadania, wymagające niestandardowego podejścia do projektowania, okazały się bardzo wymagające dla zespołu wdrożeniowego KONI, który nie tylko musiał dokonać pełnej analizy ścieżek przebiegu danych, ale także poradzić sobie ze specyficznymi i wyjątkowymi zagadnieniami dla tego wdrożenia, w tym m.in. systemami raportowania danych z sytemu księgowego do Kas Chorych oraz Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ).

Chodziło w tym miejscu o raportowanie wartościowe danych z tzw. apteczek szpitalnych. Raportowanie to określało poziom finansowego zaangażowania budżetu szpitala w leki dostępne na oddziałach – wyjaśnia Arkadiusz Wojtal, KONI.

Po zakończonych skomplikowanych pracach wdrożeniowych i analitycznych, w poszczególnych jednostkach administracyjnych elbląskiego szpitala zaczęły działać wybrane moduły Systemu Zarządzania Forte. W dziale finansowo-księgowym moduł Forte Handel zaczął pracować na 4 stanowiskach, moduł Forte Finanse i Księgowość został zaimplementowany na 5 stanowiskach, a do obsługi modułów: Forte Środki Trwałe i Analizy Finansowe przeznaczono po jednym stanowisku. Wdrożone nietypowe rozwiązania wymagały nauczenia pracowników obsługujących aplikacje nowych umiejętności i przyzwyczajenia ich do pracy z systemem, który różnił się od rozwiązań wcześniej stosowanych w placówce. Zgodnie z kontraktem, przedstawiciele firmy KONI Systemy IT przeprowadzili w Szpitalu Miejskim cykl szkoleń dla pracowników. Szkolenia rozpoczęły się od zapoznania pracowników odpowiedzialnych za pracę z konkretnymi modułami ze specyfiką działania nowej aplikacji.

Następnie prowadziliśmy indywidualne, stanowiskowe szkolenia pracowników. Ogółem przeprowadziliśmy szkolenia dla około 20 użytkowników. Szpital Miejski im. Jana Pawła II w Elblągu podpisał z nasza firmą umowę obsługi i wsparcia technicznego i zawsze może liczyć na pomoc fachowców – mówi Arkadiusz Wojtal.

Wdrożony w ciągu sześciu miesięcy system System Zarządzania Forte przyniósł wiele korzyści i wniósł nową jakość do codziennej pracy administracji Szpitala Miejskiego w Elblągu. Przyczynił się on przede wszystkim do zwiększenia wydajności i efektywności pracy działów administracyjnych szpitala, zapewnił zautomatyzowanie niektórych procesów, poszerzył możliwości analityczne działu finansowo-księgowego i zoptymalizował przebieg dokumentów a także w znaczący sposób wpłynął na oszczędność kosztów.

Zarząd Szpitala im. Jana Pawła II planuje w niedalekiej przyszłości rozbudowę funkcjonalną systemu i wzbogacenie go w dwa dodatkowe stanowiska dla modułu Forte Handel a także integrację pozostałych komórek szpitala w zakresie obrotu materiałowego (magazyn) oraz integrację z tzw. białą częścią placówki oraz komórką rozliczeniową szpitala.

Sage jest wiodącym dostawcą rozwiązań informatycznych klasy ERP w Polsce. Firma wchodzi w skład Grupy Sage, notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych w Londynie. Grupa ta należy do grona trzech największych dostawców rozwiązań wspomagających zarządzanie na świecie. System Zarządzania Forte pozwala na zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w złożonej organizacji, jest elastyczny i łatwy w dostosowaniu do indywidualnych potrzeb.

Źródło: www.sage.com.pl