Werner Kenkel – producent tektury falistej i opakowań - działa na rynku od 30 lat. Jest dynamiczną firmą, wykorzystującą nowoczesne technologie wytwarzania oraz rozwiązania informatyczne, które wspomagają zarządzanie dwoma zakładami. Przez wiele lat korzystał z systemu Microsoft Dynamics Great Plains. Gdy Microsoft ogłosił, że zaprzestaje wsparcia dla tego systemu, nie było innego wyjścia niż poszukać odpowiedniego zastępcy.

Pod uwagę braliśmy rozwiązania branżowe dostępne na rynku międzynarodowym, ale względy ekonomiczne zadecydowały, że wybraliśmy MS Dynamics AX – tłumaczy Marek Popławski, Analityk Ekonomiczny w Werner Kenkel, Kierownik wdrożenia. Microsoft proponował dotychczasowym użytkownikom Great Plains dostarczenie odpowiedników posiadanych modułów i licencji za darmo, i skorzystaliśmy z tego. Ostatecznie ponieśliśmy tylko koszty wdrożenia.

Przy wyborze firmy wdrożeniowej Werner Kenkel rozmawiał z pierwszą piątką największych partnerów Microsoftu.

Szukaliśmy firmy o dużych zasobach ludzkich. Chcieliśmy zapewnić sobie wsparcie na wypadek, gdyby zmieniali się w niej pracownicy – opowiada Marek Popławski. I tak wdrożenie powierzono firmie Bonair.

Zmiana terminu wdrożenia

Pierwsze spotkanie robocze odbyło się w lutym 2007, a system – w wersji AX 4.0 - miał ruszyć 1 stycznia 2008. Półtora miesiąca trwała analiza potrzeb Werner Kenkel, a potem przez kilka miesięcy modelowanie systemu.

Po stronie Werner Kenekel został utworzony 6-osobowy zespół wdrożeniowy. Składał się on z przedstwicieli poszczególnych obszarów działania firmy oraz działu IT. To oni decydowali o kształcie danego obszaru w systemie – sami lub po konsultacjach z osobami zarządzającymi w firmie, a także użytkownikami końcowymi. Konsultanci Bonair odpowiadali za przełożenie ich pomysłów i oczekiwań na rozwiązania Microsoft Dynamics AX. Wymagały one wprowadzenia licznych modyfikacji w systemie.

Było ich ok. 200, ale wśród nich były zarówno modyfikacje drobne, jak i kluczowe – ocenia Marek Popławski.

Ruszyły prace nad modyfikacjami. Tuż przed startem, w grudniu 2007 r., podjęto decyzję o zmianie daty uruchomienia produkcyjnego systemu. Z wielu względów.

Stopień zaawansowania w poszczególnych obszarach nie był zadowalający, by móc wystartować z systemem 1 stycznia 2008 – twierdzi Marek Popławski. W zespole wdrożeniowym po stronie Bonairu nastąpiły zmiany. Poza tym okres rozrachunkowy w Werner Kenkel trwa od 1 stycznia do 31 grudnia, zaś AX jest mocno powiązany z finansami. Choć w niektórych obszarach mogliśmy wystartować trochę wcześniej niż 1.01.2009, wiązałoby się to z prowadzeniem biznesu w dwóch systemach równolegle. Z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że przesunięcie terminu uruchomienia systemu było jedną z lepszych decyzji – dodaje Popławski.

Kluczowa modyfikacja

Główną modyfikacją przy wdrożeniu było dołączenie funkcji o nazwie Wersja produktu. Jest to narzędzie dla pracowników działu obsługi klienta, które zawiera niezbędne informacje o wszystkich zamawianych produktach, takie jak parametry potrzebne na maszynę, cała marszruta, warunki dostaw, pakowania, magazynowania, miejsca dostawy. Po prawidłowym założeniu marszruty i karty technologicznej dla produktu przy pierwszym zamówieniu, jednym przyciskiem można generować zlecenia produkcyjne przy powtórnych zleceniach. Wystarczy odszukać produkt, utworzyć zamówienie sprzedaży i przekazać je do produkcji.

To jest duża różnica w porównaniu z poprzednim systemem, w którym przy każdym zleceniu produkcyjnym pracownik działu obsługi klienta musiał skontrolować wszystkie komponenty i parametry zlecenia produkcyjnego, żeby były poprawne. Teraz przygotowanie zlecenia produkcyjnego trwa znacznie krócej - uważa Marek Popławski.

Pożytki z kodów kreskowych

Ogromną zmianą było wprowadzenie kodów kreskowych na magazynach surowca, produkcji oraz wyrobów gotowych. Do ich obsługi Bonair wykorzystał aplikację napisaną przez firmę IT Piast.

Dotychczas informacja o tym, gdzie dany towar się znajduje, była rejestrowana na papierowej wersji zlecenia produkcyjnego. Gdy samochód miał być załadowany, z kartki odczytywano położenie danego towaru. Często zdarzało się, że operatorzy wózków widłowych nie odnotowywali zmian położenia towaru na magazynie. W efekcie były problemy ze zlokalizowaniem towaru potrzebnego na samochód – opowiada Popławski.

Obecnie każdy ruch palety na magazynie produktów gotowych jest rejestrowany przez wózkowych, co ułatwia wyszukiwanie towarów. Również rejestracja papieru - głównego surowca w Werner Kenkel - odbywa się za pomocą kodów kreskowych. W magazynie jest ok. 1,5 tysiąca bel papieru tj. ok. 4,5 tysiąca ton, mających wysokości od 1800 do 2800 mm, różną gramaturę i kolory. Teraz znacznie łatwiej się je wyszukuje.

To ważne, bo obecnie pojedyncze zlecenia zawierają mniejszą liczbę wyrobów, więc częstotliwość zmian obłożeń na głównej maszynie produkcyjnej jest spora. Dzięki kodom kreskowym pożądany zwój papieru szybciej dociera do maszyny produkcyjnej – podkreśla Marek Popławski.

Kody kreskowe wprowadziły też rewolucję na produkcji, ponieważ każde przejście produktu z jednej maszyny na drugą jest rejestrowane. Wszystkie informacje z systemu kodów kreskowych są dostępne w Microsoft Dynamics AX.

Dzięki temu widać w systemie, na jakim etapie realizacji jest dane zamówienie, czy produkt jest drukowany, sztancowany, klejony, a może już gotowy. Można to określić z dokładnością do palety – wyjaśnia Marek Popławski.

Interfejs do systemu produkcyjnego

Osobnym narzędziem w Werner Kenkel jest system produkcyjny PC Topp. Do komunikacji pomiędzy Microsoft Dynamics AX a PC Topp służy interfejs napisany przez Bonair i IT Piast. PC Topp jest specjalistycznym oprogramowaniem do planowania maszyn przetwórczych, w tym przypadku do planowania produkcji opakowań z tektury falistej i litej. W tym systemie następuje wymiana informacji z magazynem surowca, muszą też do niego trafiać dane o zleceniach produkcyjnych - co, ile i na kiedy ma być wyprodukowane, tak by planista mógł ustawić maszyny produkcyjne. Rejestrowane są w nim również kody palet z wyrobami, później wykorzystywane w Microsoft Dynamics AX do śledzenia procesu produkcji.

Efektywne szkolenia

Jednym z głównych zadań grupy wdrożeniowej było utworzenie indywidualnych programów szkoleniowych dla użytkowników ze swoich obszarów. Czas szkoleń, trwających od mają 2008, zależał od działu.

Użytkownicy zdobyli dużą wiedzę, co przełożyło się na mniejszą liczbę godzin, jaką musi poświęcać nam Bonair w ramach powdrożeniowego serwisu – mówi z zadowoleniem Marek Popławski. - Na rozwiązywanie problemów związanych z obsługą wykorzystujemy tylko 70 proc. wykupionych godzin wsparcia technicznego. Pozostały czas możemy poświęcić na próby wprowadzania dodatkowych modyfikacji.

Warto wspomnieć o „szkoleniach” na wózkach widłowych. Od października 2008 operatorzy wózków widłowych i chwytakowych mieli udostępniony system kodów kreskowych. Przez trzy miesiące wykonywali swoją bieżącą pracę i wykorzystywali terminale, skanery na wózkach, dzięki czemu mogli przyzwyczaić się do takiej obsługi i zgłosić uwagi.

Mieliśmy czas, żeby uwzglednić ich sugestie i wprowadzić poprawki do aplikacji. Gdy 4 stycznia 2009 przyszli do pracy, dla nich nic się nie zmieniło – relacjonuje Marek Popławski.

Sprawdzaliśmy od początku do końca, punkt po punkcie każdy proces i zależności między procesami. Jeśli w czasie testowania modyfikacji pojawiły się błędy, coś nie działało, trzeba było wprowadzić poprawki w modyfikacji, a potem znów testować wszystko od początku – opowiada Marek Popławski.

A co było największym wyzwaniem?

Zachować zalety poprzedniego systemu, a wyeliminować wady. Tego, co było dobrze zorganizowne i dobrze działało w poprzednim systemie, nie mogło zabraknać w nowym. Chcieliśmy też usprawnić pracę w firmie z korzyścią dla obsługi klientów. Według mnie, to się udało dzięki wprowadzonym modyfikacjom – ocenia Marek Popławski.

Korzyści małe i duże

Wdrożenie nie spowodowało zmian w strukturze firmy Werner Kenkel, ale zmieniło organizację pracy. Sposób rejestracji na magazynie surowca i wyrobów gotowych oraz produkcji w toku zmienił się z papierowego na elektroniczny, co w znacznym stopniu wyeliminowało konieczność drukowania dokumentów. W dziale finansów, zmieniło się podejście do księgowania kosztów. Cały plan kont został przebudowany, a liczba kont zmniejszona. Wprowadzenie na kartotekach towarowych powiązań z kontami księgowymi ułatwia księgowanie dokumentów. Zostało wyeliminowane podwójne księgowanie i związane z tym błędy.

Wiele czynności zostało zautomatyzowanych i trwa krócej. Przykładowo w logistyce wprowadzenie kodów kreskowych i MS Dynamics AX uporządkowało magazyny, skróciło czas załadunku samochodów wyrobami gotowymi z godziny do 35 minut. W księgowości rozdzielniki kont i kosztów oraz odpowiedni mechanizm skróciły rozksięgowanie kosztów pod koniec miesiąca.

Wdrożenie przyniosło też konkretne korzyści finansowe. Ograniczone zostały koszty przelewów bankowych.

Kiedyś do każdej faktury od dostawcy generowaliśmy przelew. Dziś system kumuluje płatności do danego dostawcy z określonym terminem płatności – wyjasnia Marek Popławski.

Wyeliminowane zostały zamówienia realizowane po błędnych cenach. To zasługa cenników, z których korzysta dział obsługi klienta. Są w nich przedziały cenowe w zależności od wielkości zamówienia. Przy wypisaniu zamówienia handlowiec podaje ilość towaru, a system pilnuje, by wybrać odpowiednią cenę.

Zyskali klienci. Zostały wyeliminowane niemal do zera pomyłki przy przyjmowaniu gotowego produktu z produkcji do magazynu, w wyniku czego do klienta wysyłany był niewłaściwy towar.

W pierwszym półroczu 2009 nie mieliśmy żadnej reklamacji od klientów, że otrzymali towar inny niż zamawiany – nie kryje satysfakcji Marek Popławski. - W analogicznym okresie 2008 roku było 24 takich zgłoszeń.

Handlowcy otrzymali narzędzia, głównie moduł Wersja produktu, które usprawniły ich pracę, wyeliminowały czasochłonne operacje. Dla danej wersji produktu oferta cenowa jest generowana automatycznie, podobnie zlecenie na narzędzia, które są niezbędne do wykonania produktu, takie jak klisze, wykrojniki. Handlowcy nie muszą już sprawdzać dokumentów wydania produktu z magazynu pod kątem ceny. System dba o to, by była na nim taka cena, jaka została ustalona na początku i jest na zamówieniu.

System usprawnił kontrolę nad produkcją. Umożliwia rejestrację wyrobu gotowego z dokładnością do jednostki logistycznej, czyli palety.

W poprzednim rozwiązaniu zamówienie liczące wiele palet było widoczne na stanie magazynu dopiero wtedy, gdy zostało w całości zrealizowane. Obecnie każda wyprodukowana paleta jest od razu rejestrowana i widoczna w magazynie wyrobów gotowych – podkreśla Popławski.

System pozwala też rejestrować wszelkiego rodzaju ruchy terminalowe - ile palet zostało przeniesionych z lokalizacji A do B, ile palet załadowano na samochód. Dzięki temu można monitorować wydajność i czas pracy poszczegółnych działów.

W całym obszarze dużym plusem są funkcje wyszukiwania i filtry; wszelkiego rodzaju okna, zakładki na kartotekach towarowych, dostawców, odbiorców i w module Wersja produktu ułatwiają i przyspieszają dostęp do danych, z czego wszyscy pracownicy są bardzo zadowoleni– podkreśla Marek Popławski.

• optymalizacja planowania
• eliminacja błędów przy rejestracji surowców i gotowych produktów na magazynach
• zmniejszenie liczby reklamacji od klientów
• możliwość śledzenia, na jakim etapie produkcji jest realizacja zamówienia
• możliwość kontrolowania wydajności i czasu pracy poszczególnych działów.
• łatwiejsze księgowanie dokumentów
• eliminacja podwójnego księgowania
• ograniczenie kosztów przelewów dla dostawców
• eliminacja błędów związanych z kalkulacją cen zamówienia
• szybki dostęp do całościowej informacji o produkcie i wszelkich danych
• automatyczne zakładanie grup towarowych
• automatyzacja wielu operacji, usprawniająca pracę działu obsługi klienta, księgowości, magazynów

Microsoft Dynamics AX 4.0 w obszarach: finanse, formularze, środki trwałe, handel, umowy handlowe, logistyka, planowanie główne, zarządzanie magazynem, produkcja, rejestracja zdarzeń produkcyjnych w czasie rzeczywistym przy wykorzystaniu systemu kodów kreskowych, analizy biznesowe - 75 licencji dostępowych do systemu; interfejs między MS Dynamics AX a modułem produkcyjnym; szkolenia; dostawa sprzętu do obsługi kodów kreskowych: terminale, skanery, drukarki, anteny radiowe do sieci radiowej CISCO, oprogramowanie do obsługi kodów kreskowych firmy IT Piast – 25 licencji.