Z perspektywy czasu mogę jednoznacznie stwierdzić, że wdrożenie oprogramowania TETA Retail.NET było jednym z największych wdrożeń informatycznych w historii GRENE. Duży zakres funkcjonalny dotykający wszystkich modułów, integracja z systemem TETA 2000 oraz wielkość wdrożenia pod względem ilości użytkowników i wielkości obszaru działań pod względem geograficznym – to tylko niektóre z wyzwań, które postawił przed nami ten projekt. Gdy dziesięć lat temu wprowadzaliśmy pakiet TETA 2000 całkowita liczba użytkowników wynosiła 54 – natomiast obecnie jest ich aż 300, a sama aplikacja funkcjonuje w 84 lokalizacjach. W ciągu zaledwie pół roku osiągnęliśmy to na czym zależało nam najbardziej – we wszystkich naszych sklepach i w centrali korzystamy on-line z jednego systemu, a co za tym idzie mamy jedną wspólną bazę danych dla punktów sprzedaży. Co ważne usprawnieniu uległ również przepływ informacji, co w przyszłości zaowocuje szybszymi i trafniejszymi decyzjami biznesowymi. Podsumowując, mogę powiedzieć że jesteśmy bardzo zadowoleni z efektów zrealizowanego wdrożenia. Poszukiwaliśmy nowoczesnego, ergonomicznego, łatwego w administrowaniu rozwiązania. I takie rozwiązanie wypracowaliśmy wspólnie z firmą TETA – Roman Kapuściński – Szef IT, koordynujący wdrożenie ze strony Grene Sp. z o.o.

Dziesięć lat minęło…

Firma Grene sp. z o.o. to pierwszy z Klientów TETY, który zakupił i wdrożył oprogramowanie TETA 2000 zbudowane na bazie danych Oracle. Długoletnia praca z pakietem TETA 2000 sprawiła, że Grene to bardzo wymagający i świadomy swoich potrzeb użytkownik, a dzięki aktywnej współpracy z twórcami pakietu, samo oprogramowanie i jego funkcjonalność z czasem stało się dopasowane do potrzeb firmy i przyniosło wymierne korzyści biznesowe.

W 1999 roku, kiedy wdrażaliśmy pakiet TETA 2000, w naszych sklepach funkcjonowały co najmniej trzy różne aplikacje obsługujące sprzedaż – dlatego wtedy naszym głównym celem było ujednolicenie i zestandaryzowanie użytkowanych systemów. Po analizie oprogramowania dostępnego na rynku w tym czasie, wybraliśmy pakiet TETY. W początkowym okresie planowaliśmy wprowadzenie w całej naszej sieci handlowej systemu sprzedaży pracującego on-line na jednej wspólnej bazie danych. Jednak możliwości technologiczne jakie panowały na rynku IT prawie dziesięć lat temu zweryfikowały nasze plany i marzenia. Okazało się, że nie było jednak możliwości na uruchomienie systemu on-line w większości naszych lokalizacji. Dlatego też wspólnie z TETĄ opracowaliśmy koncepcję, która pozwoliła na zoptymalizowanie pracy zgodnie z ówczesnymi możliwościami technologicznymi – wspomina Roman Kapuściński, Szef IT w Grene.

Sklepy korzystały z pakietu TETA Optimum, w ramach którego zintegrowano system Oracle TETA 2000 i TETA_C w kilkudziesięciu lokalizacjach. W momencie wdrożenia rozwiązanie to zapewniało wysoką funkcjonalność i wydajność pracy przy niskich kosztach infrastruktury technicznej, braku i konieczności dzierżawy łączy internetowych, co było szczególnie istotne w przypadku lokalizacji niektórych sklepów. System TETA 2000 na bazie danych Oracle funkcjonował w centrali przedsiębiorstwa, a w oddziałach terenowych pracowały systemy TETA_C, które miały zapewnić odpowiednią funkcjonalność przy niewielkich wymaganiach sprzętowych. Wymiana informacji między bazami danych odbywała się przy pomocy specjalnie zaprojektowanego interfejsu przygotowanego na potrzeby Grene.

Gdy firma się rozwija…

Od 1999 roku, czyli od czasu gdy Grene zaczęło korzystać z rozwiązań TETY, firma bardzo się zmieniła – pojawiły się nowe sklepy i markety, wybudowano magazyn centralny, znacząco urosła też liczba klientów i rozszerzył się asortyment sprzedawanych towarów. Zmieniały się też procedury działania i procesy biznesowe stosowane w przedsiębiorstwie.

Rozwiązanie TETA Optimum, nowoczesne w momencie wdrożenia, stało się niewystarczające przy obecnej strukturze firmy. Powszechny dostęp do Internetu i obecne możliwości technologii IT sprawiły, że Grene mogło wykonać technologiczny krok do przodu.

Sprzedaż detaliczna to miliony prostych transakcji, często kumulujących się w pewnych przedziałach czasowych, dlatego stosowana technologia wymiany danych znacząco utrudniała szybką wymianę tych informacji. A to z kolei miało wpływ na zarządzanie ogólną polityką sklepów (brak odpowiednio szybkiego przepływu danych o stanach magazynowych między lokalizacjami, a ogólna akcja promocyjna na wszystkich sklepach była już sporym wyzwaniem), a także na administrowanie wszystkimi bazami. Co ważniejsze wprowadzenie zmian wymagało karkołomnej pracy – często wiązało się to z osobistymi wizytami administratora systemu w każdym ze sklepów. Łatwo sobie wyobrazić, jak dużym utrudnieniem było to dla wprowadzania nowości.

Podjęliśmy decyzję o modernizacji oprogramowania użytkowanego w naszych sklepach. Chcieliśmy wdrożyć system, który nie tylko sprosta naszym bieżącym oczekiwaniom, ale będzie też rozwiązaniem na przyszłość – miał to być system elastyczny, bezpieczny, przyjazny dla użytkownika i który będzie rozwijał się wraz ze zmieniającymi się potrzebami. Mieliśmy oczywiście świadomość, że nie będzie to łatwe przedsięwzięcie – i że będzie wymagało pełnej mobilizacji i zaangażowania wszystkich naszych pracowników w oddziałach i centrali firmy. Ale w tym przypadku najważniejsze było zorientowanie się na cel – wiedzieliśmy, że po zakończeniu wdrożenia korzyści przewyższą nakład pracy, który będą musieli ponieść nasi pracownicy – mówi Roman Kapuściński z Grene.

Nowe nie jest wrogiem dobrego

Proces wyboru nowego rozwiązania trwał prawie dwa lata. W międzyczasie pracownicy Grene prowadzili wnikliwe badania ofert dostawców produkujących oprogramowanie dla sieci sklepów. Jednocześnie realizowano prace nad przygotowaniem elastycznego i wydajnego środowiska informatycznego (rozbudowa infrastruktury sieciowej, rozbudowa zaplecza serwerowego).

Ostatecznie zdecydowaliśmy się na rozwiązanie TETY. Na nasz wybór miała wpływ wypracowana funkcjonalność aplikacji TETA Retail oraz architektura tego rozwiązania. Bardzo istotna była skalowalność środowiska – w momencie gdy w naszej sieci pojawią się kolejne sklepy łatwo możemy uruchomić na nich system sprzedażowy. Oczywiście duży wpływ na wybór miała nasza długoletnia współpraca z firmą TETA SA. Mieliśmy oczywiście świadomość, że trwają prace nad rozwojem funkcjonalnym TETA Retail w technologii .NET – ale to był dla nas dodatkowy argument. Ponieważ to nie był nasz pierwszy wspólny projekt, mieliśmy świadomość, że dzięki temu będziemy mieli duży wpływ na jego ostateczną funkcjonalność i że w efekcie powstanie „uszyty na miarę” produkt spełniający nasze wymagania – mówi Roman Kapuściński z Grene.

Pierwsze prace rozpoczęły się w październiku 2008 roku – jak w każdym dużym projekcie kluczową sprawą było dokładne przygotowanie projektu i harmonogramu.

Byliśmy bardzo ograniczeni czasem – nowy system sprzedażowy musiał zostać uruchomiony we wszystkich istniejących sklepach przed rozpoczęciem sezonu, który przypada u nas późną wiosną i latem. Dlatego harmonogram prac był bardzo napięty – mówi Roman Kapuściński z Grene.

Kluczowym etapem projektu były prace przygotowawcze związane z określeniem potrzeb i wymagań funkcjonalnych dotyczących nowego rozwiązania. Pracownicy Grene wraz z przedstawicielami TETY szczegółowo przeanalizowali realizowane w przedsiębiorstwie procesy i ich przebieg, a także wspólnie określili możliwe kierunki ich optymalizacji i zmian.

Od samego początku byliśmy pod wrażeniem zaangażowania wszystkich pracowników Grene w realizację projektu. By sprawnie zarządzać i kontrolować pracami, stworzono specjalny zespół ds. wdrożenia – w skład którego wchodzili zarówno przedstawiciele Grene, jak i pracownicy TETY. Ważne było również podejście i pozytywne nastawienie – najistotniejsze było rozwiązywanie problemów i szybkie podejmowanie decyzji na każdym etapie projektu. Z doświadczenia wiem, że sukces projektu wdrożenia w dużej mierze zależy od aktywnej postawy zespołu wdrożeniowego. Obserwując zaangażowanie pracowników Grene nie miałem wątpliwości w powodzenie całego przedsięwzięcia. – mówi Wojciech Romanowicz, Menedżer Projektu w TETA SA.

• TETA 2000 zainstalowanej w centrali firmy, z której korzystają wszyscy pracownicy centrali Grene.
• TETA Constellation obejmującej serwer sklepowy zlokalizowany w centrali Grene, a także stanowiska POS w poszczególnych sklepach i marketach. Istotą rozwiązania jest to, że centrala firmy i wszystkie sklepy pracują na spójnych danych. Komunikacja pomiędzy sklepami a bazą sklepów odbywa się za pośrednictwem stałych łączy internetowych.

Uruchomienie na samym początku dwóch sklepów pozwalało na sprawdzenie i przetestowanie nowego rozwiązania w codziennej pracy. Bardzo ważne było, że na tym etapie asystowali nam pracownicy TETY, którym mogliśmy na bieżąco przekazywać swoje uwagi i sugestie zarówno związane z funkcjonalnością nowej aplikacji, jak i z jej wydajnością. Oczywiście zaangażowani byli w to wszyscy niezbędni pracownicy Grene, którzy mogli najwłaściwiej ocenić pracę systemu. Obecność pracowników TETY bardzo ułatwiała wymianę informacji, a także sprawiała, że mogliśmy na bieżąco dokonywać zmian i poprawek w naszych wcześniejszych ustaleniach. A TETA starała się na bieżąco modyfikować aplikację do naszych potrzeb i usuwała wszelkie błędy.– mówi Roman Kapuściński.

W styczniu 2009 roku pierwsze dwa sklepy pracowały już na nowej aplikacji. Zanim Grene przystąpiło do uruchomienia kolejnych sklepów – na wspólnych spotkaniach zespołu projektowego omówiono i podsumowano efekty dotychczas wykonanych prac. To był niezwykle istotny moment, którego efektem było zdiagnozowanie bieżących i potencjalnych problemów, a także zidentyfikowanie przeszkód, które mogą się pojawić w momencie gdy wdrożeniem zostaną objęte kolejne sklepy.

Wspólnie ustalono także szczegółowy harmonogram prac do zrealizowania przed wdrożeniem zarówno po stronie TETY, jak i Grene. Jednocześnie trwały szkolenia użytkowników i prace przygotowujące uruchomienie kolejnych sklepów, które miały być już realizowane wyłącznie przez pracowników Grene.

Okazało się, że najwięcej czasu zajmują prace przygotowawcze związane z konfiguracją bazy danych. Każdy sklep wymagał wprowadzenia ogromnej ilości informacji – założenie kas, wzorców dokumentów, wprowadzanie użytkowników i ich uprawnień. By skrócić do minimum czas tych prac, razem z pracownikami działu IT Grene, przygotowaliśmy specjalne mechanizmy, które zautomatyzowały konieczne prace administracyjne. O tym jak duże to było ułatwienie świadczy to, że w pewnym momencie uruchamiane było dziesięć sklepów tygodniowo. – mówi Wojciech Romanowicz z TETA SA.

Do końca lutego 2009 wdrożeniem zostało objęte kolejne dziesięć sklepów, w tym trzy markety – prace przebiegały przy asyście pracowników TETY. Kolejne lokalizacje były wprowadzane samodzielnie przez pracowników Grene – ostatni sklep został uruchomiony w czerwcu 2009 roku.

…podsumowując…

Wdrożenie rozwiązania TETA Retail w sieci sklepów Grene miało wpływ na wszystkie obszary działania firmy – zarówno na sprzedaż, zamówienia, gospodarkę magazynową, jak i na finanse, a także na magazyn wysokiego składowania. Dlatego wszystkie te obszary wymagały uporządkowania procesów oraz ustalenia niezbędnych procedur i zostały objęte wdrożeniem.

Dzięki wdrożeniu możliwe było rozpoczęcie działań, które mogliśmy uruchomić dopiero w momencie, gdy cała firma korzysta już z nowego rozwiązania. Krytyczne było dla nas uporządkowanie bazy kontrahentów i bazy indeksów. Bo to pierwszy krok, który niebawem zaowocuje już kolejnymi korzyściami i usprawni nam pracę – np. będziemy mogli wprowadzić obsługę kodów kreskowych, automatycznie rozliczać kontrahentów. Już teraz ogromną korzyścią jest dla nas zarządzanie i pełna kontrola nad naszymi zapasami w magazynie centralnym i na sklepach – mówi Roman Kapuściński z Grene.

Dopiero gdy się spojrzy z perspektywy czasu na skalę tego przedsięwzięcia widać jak wiele pracy za nami. Uruchomienie nowego oprogramowania w tak dużej sieci sprzedaży jak to naprawdę prawdziwe wyzwanie. Szczególnie, gdy na wdrożenie nowego systemu mamy bardzo ograniczony czas. Ale gdy odpowiednio się do takiego wyzwania przygotujemy i dobrze zaplanujemy prace – wszystko jest możliwe. W pierwotnym harmonogramie zakładaliśmy uruchamianie trzech sklepów tygodniowo – co wydawało nam się górną granicą, a w praktyce okazało się, że udało nam się uruchamiać dziesięć!!!. Niemała w tym zasługa pracowników TETY, w szczególności Pani Barbary Kwiecień, która dzięki swoim kompetencjom i pełnemu zaangażowaniu zawsze wiedziała co zrobić i wspierała nas na wszystkich etapach prac – podsumowuje Roman Kapuściński.

Źródło: www.teta.com.pl